Czy AI może pomóc przy tworzeniu i aktualizacji wzorów pism w urzędzie gminy?

Tak, AI może pomóc przy tworzeniu wzorów pism i aktualizowaniu istniejących po zmianie przepisów. Nowy wzór decyzji lub zaświadczenia, który ręcznie zajmuje kilka godzin zbierania podstaw prawnych i dopasowywania pouczenia, z pomocą AI jest gotowy do przeglądu prawnego w kilkanaście minut. Warunek jest jeden: musicie sami dostarczyć AI aktualny tekst aktu prawnego, bo model nie pobiera na bieżąco Dziennika Ustaw.

Dlaczego wzory pism to tykająca bomba w większości urzędów

Typowo wygląda to tak: każdy referat ma własny folder na dysku sieciowym albo zestaw starych plików Worda rozsypanych po prywatnych katalogach. Nikt formalnie nie pilnuje, która wersja jest aktualna. Referent A korzysta z wzoru zmodyfikowanego trzy lata temu, referent B ma inny, bo sam go kiedyś poprawił po szkoleniu z KPA. Kiedy wchodzi nowelizacja ustawy, ktoś aktualizuje plik w swoim folderze, reszta referatu o tym nie wie. Bywa, że nowa wersja istnieje tylko w skrzynce mailowej jednej osoby.

Skutek bywa bolesny. Pismo wychodzi z powołaniem na uchylony artykuł. Albo pouczenie o odwołaniu mówi o 14 dniach, choć po nowelizacji KPA powinno mówić o 30. To wykrywa dopiero petent albo SKO przy rozpatrywaniu odwołania. Dla strony to poważny problem, dla urzędu potencjalna konieczność wznowienia postępowania.

U jednego z naszych klientów, w urzędzie gminy miejsko-wiejskiej, podczas wstępnego przeglądu znaleźliśmy 11 wzorów decyzji środowiskowych z podstawą prawną opartą na rozporządzeniu zastąpionym nowym aktem ponad dwa lata wcześniej. Nikt nie zgłosił problemu, bo żadna ze spraw nie trafiła jeszcze na wokandę. Ale przy kolejnej kontroli z urzędu wojewódzkiego ta rozbieżność byłaby widoczna od razu.

Im więcej wzorów, tym większy chaos. Małe urzędy mają ich kilkadziesiąt, większe kilkaset. Bez systematyki utrzymanie ich spójności jest zadaniem, którego nikt nie jest w stanie wykonać przy okazji innych obowiązków.

Co AI może zrobić przy tworzeniu nowego wzoru pisma

Kiedy pojawia się nowy rodzaj sprawy i referat potrzebuje wzoru od zera, AI skraca pracę na kilku etapach jednocześnie:

• Szkielet formalny. AI zna obowiązkowe elementy decyzji z art. 107 KPA, zaświadczenia z art. 217, postanowienia z art. 123. Sam doda nagłówek, oznaczenie organu, datę, znak sprawy, podstawę prawną, rozstrzygnięcie, uzasadnienie i pouczenie w odpowiedniej kolejności. Nie pomijacie żadnego elementu przez nieuwagę.
• Podpowiedź podstawy prawnej. Piszecie: "wzór wezwania do uzupełnienia wniosku o warunki zabudowy, postępowanie prowadzone przez wójta". AI wskaże art. 64 KPA jako podstawę wezwania i art. 61 ustawy o planowaniu przestrzennym jako materialnoprawną, i wyjaśni, do czego każda służy. Zostaje sprawdzenie aktualności artykułów.
• Warianty decyzji. Jedno polecenie: "napisz dwa warianty, odmowny i pozytywny, z odpowiednim uzasadnieniem". Referent dostaje dwa gotowe szkice i wybiera właściwy do konkretnej sprawy zamiast pisać każdą decyzję od zera.
• Pouczenie o środkach odwoławczych. AI wypełni tę sekcję na podstawie trybu postępowania, który mu podacie. Koniecznie sprawdzajcie to ręcznie, bo tryby odwoławcze różnią się zależnie od rodzaju sprawy, szczebla organu i niekiedy przepisów szczególnych.
• Uproszczony język. Po wygenerowaniu wzoru możecie osobno poprosić AI o przepisanie pouczenia prostym językiem, zrozumiałym dla mieszkańca bez wykształcenia prawniczego. Formalności pozostają, kancelaryjna zawiłość znika.

Gotowy szkic ma kilka niedokładności albo ogólników? To normalne. Zamiast godziny pisania macie 15 minut sprawdzania i poprawiania. To zupełnie inna skala wysiłku dla referenta.

Jak AI przyspiesza aktualizację wzorów po zmianie przepisów

To bodaj największa wartość w codziennej pracy biura. Kiedy wchodzi nowelizacja, nie musicie przeglądać każdego wzoru ręcznie szukając odwołań do konkretnych artykułów. Sposób działania jest prosty.

Bierzecie stary wzór pisma. Obok wklejacie lub dołączacie nowy tekst zmienionego przepisu. Pytacie AI: "co trzeba zmienić w tym wzorze, żeby był zgodny z nowym brzmieniem?" AI pokaże konkretne miejsca. Zmienił się numer artykułu po przekrojowej nowelizacji? AI wypisze, w którym miejscu wzoru widnieje stare powołanie i jak powinno brzmieć nowe. Zmieniły się terminy? Wskaże sekcję pouczenia i poda nowe brzmienie.

Przykład z praktyki: wchodzi zmiana rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie przedsięwzięć mogących znacząco oddziaływać na środowisko. W referacie środowiska jest 8 wzorów decyzji, które powołują się na ten akt, w tym na konkretne załączniki z numerowanymi pozycjami. Dajecie AI stary wzór i nowe rozporządzenie. AI wskazuje, że decyzja środowiskowa dla przedsięwzięć grupy II odwołuje się do uchylonego zał. II pkt 44, a nowy akt przenumerował te pozycje. Korektę zaznaczacie jako propozycję i przesyłacie do radcy. Po zatwierdzeniu podmieniacie wzór w bibliotece.

Warto też prowadzić rejestr zmian. Prosty arkusz z kolumnami: data nowelizacji, dotknięte wzory, kto sprawdził, kto zatwierdził. Po roku widzicie, jak często przepisy dotykają poszczególnych referatów. To pozwala ustalić harmonogram przeglądów zamiast reagować za każdym razem z opóźnieniem.

Ważne zastrzeżenie: AI nie pobiera samodzielnie aktualnych przepisów. Musicie wkleić albo załączyć nową wersję aktu, na przykład z ISAP-u albo Rządowego Centrum Legislacji. Bez tego AI zaproponuje zmiany na podstawie wiedzy z treningu, która może nie uwzględniać ostatniej nowelizacji.

Jak zbudować bibliotekę wzorów, żeby AI miało z czym pracować

Biblioteka wzorów to nie tylko kwestia porządku. Bez niej trudno korzystać z AI, bo model potrzebuje punktu odniesienia, żeby ocenić, co wymaga aktualizacji.

Dobra biblioteka ma kilka cech:

• Jeden plik na jeden wzór, z datą ostatniej aktualizacji w nazwie albo w nagłówku dokumentu (np. wzor-wzt-odmowna-2024-11.docx).
• Oznaczenie, na jakim akcie wzór się opiera, np. "podstawa: art. 61 u.p.z.p., t.j. Dz.U. 2023 poz. 977". To ułatwia szukanie, które wzory są powiązane z danym aktem.
• Jedno wspólne miejsce dostępne dla całego referatu. Nie foldery prywatne, nie skrzynki mailowe jednej osoby.
• Oznaczenie, kto ostatnio zatwierdził wzór i czy przeszedł weryfikację prawną radcy prawnego.

Przy takim układzie możecie podać AI listę wzorów z jednego referatu i informację o konkretnej nowelizacji, a on sprawdza po kolei, które wymagają korekty i dlaczego. Bez biblioteki każdy wzór trzeba szukać po dyskach i nie ma pewności, czy to wersja zatwierdzona czy roboczy brudnopis sprzed dwóch lat.

Czego AI nie zrobi za was i na co trzeba uważać

AI nie zna bieżącego orzecznictwa. Jeśli WSA lub NSA wyda wyrok zmieniający sposób interpretacji przepisu, model tego nie wie, dopóki nie wkleicie mu treści wyroku. W sprawach, gdzie linia orzecznicza ma znaczenie, wzór zawsze przechodzi przez radcę prawnego przed wdrożeniem do obiegu.

AI nie zna specyfiki waszej gminy. Lokalne stawki podatku od nieruchomości, warunki wynajmu gminnych lokali, regulamin funduszu sołeckiego, szczegółowe warunki z uchwały rady. Tego w szablonie musi uzupełnić człowiek. AI wypełni placeholdery ogólnymi sformułowaniami, które mogą być formalnie poprawne, ale merytorycznie nieadekwatne do waszej sytuacji lokalnej.

Wzory mogą mieć ukryte problemy językowe. Formalnie poprawny wzór bywa napisany kancelaryjnie i niezrozumiale dla petenta. Warto przy każdym przeglądzie osobno prosić AI o uproszczenie języka w sekcji pouczenia i uzasadnienia. To nie narusza formalności, a znacząco poprawia czytelność pisma dla strony.

I najważniejsze: wzory pism to punkt startowy dla referenta, nie automat decyzyjny. Sam wzór nie wydaje decyzji. Referent ocenia stan faktyczny, wypełnia wzór danymi sprawy i podejmuje decyzję merytoryczną. AI skraca czas przygotowania szkicu, nie zastępuje oceny prawnej i faktycznej w konkretnej sprawie.

Od czego zacząć, żeby nie ugrzęznąć w planie

Jedno ćwiczenie, konkretnie. Weźcie trzy wzory pism z najczęściej prowadzonych spraw w jednym referacie. Sprawdzajcie, kiedy były ostatnio aktualizowane i na jakim akcie się opierają. Wklejcie każdy wzór do AI razem z aktualnym tekstem podstawowego aktu i zapytajcie, co wymaga korekty.

Jeśli AI znajdzie rozbieżności w każdym z trzech wzorów, macie odpowiedź na pytanie, czy warto zabrać się za przegląd całego referatu. Jeśli wzory są spójne z przepisami, wiecie, że ten referat ma porządek. Sprawdzajcie kolejny.

Chcecie ocenić, gdzie w waszym urzędzie AI realnie skróci pracę przy wzorach pism i dokumentacji? Zróbcie bezpłatny audyt. Możecie też zobaczyć, jak podobne sprawy wyglądały w praktyce, w realnych wdrożeniach w innych gminach i instytucjach publicznych.