Czy AI może pomóc przy opisywaniu i sprawdzaniu faktur w urzędzie gminy?

AI może realnie skrócić czas potrzebny na obieg faktury w urzędzie: od automatycznego odczytu danych z dokumentu, przez podpowiedź właściwego paragrafu klasyfikacji budżetowej, aż po gotowy projekt opisu merytorycznego. Podpis skarbnika i zatwierdzenie do wypłaty zostają po stronie człowieka. Ale powtarzalną robotę wokół każdej faktury, od przepisywania danych po szukanie właściwej umowy w segregatorze, AI może wziąć na siebie.

Jak wygląda obieg faktury w urzędzie gminy?

Zanim faktura trafia do przelewu, przebywa długą drogę. Wpływa pocztą, przez e-Doręczenia, ePUAP albo mejlem do sekretariatu. Ktoś musi ją zarejestrować w dzienniku korespondencji, przekazać do właściwego referatu, a referent wystawia opis merytoryczny. Ten opis musi zawierać: czego dotyczy zakup, na podstawie jakiej umowy lub zamówienia, oraz klasyfikację budżetową, czyli dział, rozdział i paragraf wynikające z rozporządzenia Ministra Finansów.

Potem faktura idzie do skarbnika i osoby upoważnionej do zatwierdzenia, a na końcu trafia do systemu finansowo-księgowego, gdzie ktoś ją dekretuje i wystawia przelew.

W małej gminie taki obieg dotyczy kilkudziesięciu faktur miesięcznie. W jednostce z zakładem budżetowym, szkołami i OPS-em ta liczba idzie w setki. Do tego dochodzi czas samego zatwierdzania: procedura kontroli zarządczej wymaga, żeby faktura przed wypłatą przeszła przez kontrolę merytoryczną, formalną i rachunkową, każdą przez inną osobę. Przy obiegu papierowym faktura może krążyć od wpływu do przelewu przez 10-14 dni, a większość dostawców wystawia faktury z terminem płatności właśnie 14 albo 21 dni. Margines błędu jest więc niewielki.

Mimo to wiele urzędów wciąż prowadzi ten obieg w całości na papierze albo na łańcuchu mejli między pracownikami. Gdzie akurat jest dana faktura? Kto powinien ją teraz opisać? To pytania, które padają na niejednej naradzie w referacie finansowym.

Gdzie najczęściej gubi się czas?

Kilka sytuacji wraca regularnie w każdym urzędzie:

• Referent nie pamięta, z której umowy pochodzi dana dostawa, i szuka w fizycznym segregatorze albo wysyła mejl do kolegi.
• Paragraf klasyfikacji budżetowej wpisany z pamięci trafia nie tam, gdzie trzeba. Skarbnik odsyła fakturę z powrotem do referatu.
• Faktura czeka na opis, bo referent jest na urlopie lub szkoleniu wyjazdowym, a nikt inny nie zna szczegółów zamówienia.
• Ten sam dokument wpłynął dwoma kanałami jednocześnie: pocztą i przez ePUAP. Obydwie kopie trafiają do obiegu.
• Opis merytoryczny jest za ogólny, np. "zakup materiałów biurowych", bez wskazania konkretnej umowy. Skarbnik każe uzupełnić.

U jednego z naszych klientów, urzędu gminy miejsko-wiejskiej, skarbnik odsyłał co miesiąc kilka do kilkunastu faktur z powodu błędnej lub niekompletnej klasyfikacji budżetowej. Każde odesłanie to kilka dodatkowych dni obiegu i przesunięcie przelewu. Przy kilkuset fakturach rocznie nawet kilkanaście minut pracy przy każdym dokumencie to dziesiątki godzin rocznie spędzone na czynnościach, które da się ograniczyć.

Co AI odczytuje z faktury?

Pierwszym krokiem jest wyciągnięcie danych z dokumentu. AI z modułem OCR i rozumienia treści potrafi z faktury w PDF lub ze skanu wyodrębnić:

• numer faktury i datę wystawienia
• dane sprzedawcy: nazwę, NIP, adres
• pozycje: opis usługi albo towaru, ilość, cenę netto, stawkę VAT i kwotę brutto
• termin płatności
• numer rachunku bankowego do przelewu

To dokładnie te dane, które referent przepisuje ręcznie do systemu finansowo-księgowego. AI robi to w kilka sekund; referent potrzebuje kilku minut. Przy stu fakturach miesięcznie te minuty sumują się do kilku godzin tygodniowo.

Typowo wygląda to tak, że faktura w PDF trafia do kolejki, AI przetwarza ją i otwiera formularz z uzupełnionymi polami. Referent przegląda, koryguje ewentualne błędy odczytu i zatwierdza. Dla faktur papierowych skan trafia do tej samej kolejki: referent dostaje wypełniony formularz do weryfikacji, nie musi nic przepisywać ręcznie.

Jak AI pomaga przy opisie merytorycznym i klasyfikacji budżetowej?

To najtrudniejsza i najważniejsza część. Dobry opis merytoryczny jest konkretny: wskazuje cel zakupu, podstawę (numer umowy, numer zamówienia albo numer protokołu z postępowania przetargowego), osobę odpowiedzialną merytorycznie i precyzyjną klasyfikację budżetową.

AI może zaproponować projekt opisu na podstawie kilku źródeł jednocześnie:

• treści pozycji na fakturze, np. "konserwacja windy w budynku Urzędu Gminy ul. Wiejska 1"
• bazy aktywnych umów i zamówień dostępnej w systemie
• historii faktur od tego samego kontrahenta z poprzednich miesięcy
• słownika paragrafów skonfigurowanego pod strukturę budżetową tej konkretnej gminy

Efekt może wyglądać tak: "Faktura za konserwację dźwigu osobowego w budynku UG na podstawie umowy serwisowej nr TI/2024/044 z 15 lutego 2024. Klasyfikacja: 750-75023-4270." Referent sprawdza, koryguje jeśli trzeba i zatwierdza. Nie pisze od zera.

Ważne: paragraf zawsze zatwierdza pracownik odpowiedzialny za dany obszar budżetu. AI podpowiada klasyfikację, człowiek podpisuje opis i ponosi za niego odpowiedzialność. Przy kontroli RIO albo Urzędu Wojewódzkiego błędnie przypisane wydatki mogą być podstawą do uwag. AI, które uczy się na zatwierdzonych opisach z poprzednich lat, stopniowo poprawia jakość propozycji i zmniejsza liczbę korekt ze strony skarbnika.

Automatyczna kontrola formalna i ochrona przed duplikatami

Przy każdej przychodzącej fakturze AI może uruchomić kilka prostych sprawdzeń:

• Weryfikacja NIP sprzedawcy z rejestrem kontrahentów i z Białą Listą podatników VAT.
• Wykrywanie duplikatów: czy faktura o tym samym numerze od tego samego wystawcy już figuruje w systemie.
• Porównanie kwoty z wartością umowy: czy łączna suma dotychczasowych faktur od danego kontrahenta nie przekroczyła limitu zamówienia.
• Alert o krótkim terminie płatności: jeśli termin jest krótszy, niż wynika z wewnętrznej procedury zatwierdzania, referat dostaje sygnał już przy rejestracji, nie dopiero gdy jest za późno na przelew w terminie.

Duplikaty są szczególnym problemem tam, gdzie faktury wpływają jednocześnie kilkoma kanałami: pocztą tradycyjną, przez e-Doręczenia i mejlem. Podwójne zapłacenie tej samej faktury zdarza się rzadko, ale odzyskanie nadpłaty od kontrahenta to osobna, nieprzyjemna robota.

Co z systemami finansowo-księgowymi, które już mamy?

Większość gmin pracuje na Otago Finanse (Asseco), Vulcan Finanse, Symfonii albo systemach od regionalnych dostawców. AI nie zastępuje tych narzędzi.

Typowe podejście to AI jako warstwa pośrednia: odczytuje fakturę, proponuje opis i klasyfikację, a dane przekazuje do istniejącego systemu przez plik importu albo API. Referent zatwierdza propozycję w jednym miejscu i przesyła dalej. Żadnego podwójnego ręcznego wpisywania.

Kwestia danych jest tu ważna. Faktury często zawierają dane osobowe wystawcy lub pracownika zamawiającego. Zanim wdrożymy jakikolwiek zewnętrzny system przetwarzający treść faktur, musimy mieć podpisaną umowę powierzenia przetwarzania danych i wiedzieć, gdzie te dane fizycznie są przechowywane. To wymóg RODO, nie opcja do pominięcia na etapie wyboru narzędzia.

Czy każdy system finansowo-księgowy obsługuje import z zewnątrz? Niekoniecznie. Część starszych wersji nie ma otwartych interfejsów. Warto zapytać dostawcę zanim sięgniemy po osobne narzędzie. Czasem wystarczy aktualizacja do nowszej wersji, żeby odblokować tę możliwość.

Od czego zacząć?

Najrozsądniej od jednej kategorii faktur i jednego referatu. Dobrym kandydatem są faktury od dostawców mediów: energia elektryczna, woda, ciepło, wywóz odpadów. Są regularne, mają podobną strukturę, przychodzą od tych samych kontrahentów co miesiąc. Łatwe do zautomatyzowania i efekt widać szybko.

Praktyczne kroki pilotażu:

• Zbieramy próbkę 30-50 faktur z ostatnich trzech miesięcy i sprawdzamy jakość dokumentów: PDF natywny, skan, rozdzielczość obrazu.
• Definiujemy wzorzec opisu merytorycznego dla wybranej kategorii, uzgodniony ze skarbnikiem.
• Testujemy system na historycznych dokumentach, nie na bieżących fakturach.
• Ustalamy, kto i w jaki sposób zatwierdza propozycję AI przed przesłaniem do skarbnika oraz jak wygląda ścieżka korekty.
• Po trzech miesiącach pilotażu oceniamy wyniki i decydujemy, czy rozszerzamy na kolejne kategorie.

Jeden typ faktur, trzy miesiące próby, potem decyzja. Nie trzeba wdrażać od razu całego urzędu.

Jeśli chcesz sprawdzić, które procesy finansowe w Twoim urzędzie mają sens zautomatyzować w pierwszej kolejności, umów się na bezpłatny audyt. Jeśli interesuje Cię, jak wyglądało to w praktyce w innych jednostkach, zajrzyj na realne wdrożenia.