Czy AI może pomóc przy prowadzeniu akt osobowych i kadrach w urzędzie?

AI może realnie odciążyć osobę prowadzącą kadry w urzędzie. Konkretnie przy trzech rzeczach: sprawdzaniu kompletności akt osobowych, przygotowywaniu projektów typowych pism kadrowych i pilnowaniu terminów badań, szkoleń czy ocen. Nie zastąpi systemu kadrowo-płacowego i nie podpisze żadnego dokumentu, ale skraca czas potrzebny na rutynę, której w kadrach jest dużo.

Co AI może sprawdzić w aktach osobowych pracownika

Teczka pracownicza składa się z czterech części: A (dokumenty rekrutacyjne), B (dokumenty z okresu zatrudnienia), C (ustanie stosunku pracy) i D (odpowiedzialność porządkowa). Każda część ma swój katalog wymaganych dokumentów, który określa rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej z 2017 roku. Problem w tym, że przy kilkudziesięciu pracownikach łatwo przeoczyć, że brakuje aktualnego orzeczenia lekarskiego, podpisanego zakresu czynności albo potwierdzenia odbioru regulaminu pracy.

AI dobrze radzi sobie z rolą listy kontrolnej. Przygotowujesz prostą tabelę: dokument, data wystawienia, data ważności, jest/brak, i dajesz ją asystentowi AI z pytaniem, czego może brakować dla pracownika zatrudnionego na danym stanowisku i w danym trybie umowy. Model porównuje Twój wykaz z katalogiem z rozporządzenia i wskazuje luki.

Jeden z urzędów gminnych, z którymi pracujemy, wdrożył taki przegląd co kwartał. Po pierwszym przebiegu okazało się, że u czterech pracowników brakuje aktualnych potwierdzeń szkoleń BHP odnotowanych w części B. Bez systematycznego sprawdzania takie braki wychodzą dopiero przy kontroli Państwowej Inspekcji Pracy.

To nie zastąpi audytu przeprowadzonego przez specjalistę kadrowego, ale pozwala na bieżąco wychwytywać braki, zanim staną się problemem.

Jakie pisma kadrowe AI przygotowuje szybciej

Pracy powtarzalnej jest tu sporo. Umowy o pracę, aneksy zmieniające wynagrodzenie lub wymiar czasu pracy, informacje o warunkach zatrudnienia (wymagane na podstawie art. 29 § 3 Kodeksu pracy), zakresy czynności, zaświadczenia o zatrudnieniu i zarobkach, pisma w sprawie zmiany stanowiska. Każdy z tych dokumentów ma z góry określoną strukturę i w większości przypadków różni się tylko imionami, datami i kwotami.

AI może przygotować projekt każdego z tych pism na podstawie danych, które mu podasz. Nie musisz szukać wzoru z ubiegłego roku ani kopiować starego pisma i poprawiać danych. Piszesz: "Przygotuj aneks do umowy o pracę zmieniający wynagrodzenie zasadnicze inspektora od 1 października 2026, poprzednia stawka X, nowa stawka Y, umowa na czas nieokreślony" i po chwili masz projekt do weryfikacji.

Ważne: AI generuje projekt, nie gotowy dokument. Każde pismo wymaga przejrzenia przez osobę, która zna przepisy i konkretną sytuację pracownika. To nie jest punkt "drukuj i podpisz".

Świadectwa pracy to osobna kategoria. Formularz ma ściśle określone pola (rozporządzenie w sprawie świadectwa pracy z 2018 roku): ust. 4 pkt 1 do 13. AI może pomóc wypełnić każde pole właściwą treścią na podstawie danych z akt: okresy zatrudnienia, zajmowane stanowiska, wymiar urlopu, tryb rozwiązania umowy. Ale finalnie musi to sprawdzić osoba odpowiedzialna za kadry. Błąd w świadectwie pracy to potem wniosek o sprostowanie, a przy szkodzie dla pracownika możliwe roszczenie odszkodowawcze.

Terminy, o których kadrowiec musi pamiętać, a AI może mu przypominać

Kadrowiec w małym urzędzie pilnuje często kilkudziesięciu terminów jednocześnie. Kilka przykładów tego, co realnie "gubi się" bez systemu:

• Badania lekarskie: wstępne przy przyjęciu, okresowe (co rok lub co dwa lata, zależnie od stanowiska i zagrożeń), kontrolne po nieobecności powyżej 30 dni. Każde orzeczenie ma datę ważności wpisaną wprost na dokumencie.
• Szkolenia BHP: instruktaż ogólny i stanowiskowy przy przyjęciu, potem szkolenie okresowe. Dla pracowników administracyjno-biurowych cykl wynosi 6 lat, dla stanowisk robotniczych 3 lata.
• Koniec umów terminowych: przy umowach na czas określony trzeba podjąć decyzję o przedłużeniu lub zakończeniu, a to wymaga odpowiedniego wyprzedzenia przy wypowiedzeniu.
• Oceny pracownicze: jeśli urząd ma wewnętrzną procedurę ocen (wiele musi ją mieć zgodnie z regulaminem wynagradzania), to są cykliczne i mają daty graniczne.
• Archiwizacja akt: dokumentacja pracownicza dla pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku przechowywana jest przez 10 lat. Dla zatrudnionych wcześniej obowiązują inne okresy, do 50 lat zależnie od zgłoszenia do ZUS.

Najprostsze wdrożenie to tabela z datami w Excelu. AI nie połączy się sam z systemem kadrowym, ale na podstawie danych, które mu podasz, wypisze co kończy się w ciągu najbliższych 30, 60 lub 90 dni. Jedno zapytanie, parę minut, gotowa lista do działania.

RODO i dane kadrowe: jak korzystać z AI bez ryzyka

Dane kadrowe należą do danych szczególnie wrażliwych w codziennej pracy urzędu: PESEL, seria i numer dowodu, adres zamieszkania, informacje o wynagrodzeniu, dane o stanie zdrowia z orzeczeń lekarskich, dane rodziny do celów podatkowych. Przekazywanie ich zewnętrznym systemom AI wymaga podstawy prawnej i ostrożności.

Kilka zasad, które warto mieć przed oczami:

• Nie wklejaj danych osobowych pracowników do publicznego ChatGPT. Dane trafiają na serwery zewnętrznego dostawcy. Nawet jeśli OpenAI deklaruje, że ich nie wykorzystuje do trenowania, sam fakt przekazania danych bez umowy powierzenia narusza RODO i może skończyć się postępowaniem UODO.
• Używaj danych fikcyjnych do tworzenia szablonów. Zamiast imienia i PESELu konkretnego pracownika wpisz "Anna Nowak, PESEL: 00000000000". Gotowy szablon wypełniasz ręcznie. Efekt ten sam, ryzyko żadne.
• Microsoft 365 Copilot na licencji dla sektora publicznego przetwarza dane w ramach dzierżawy urzędu, z umową powierzenia. To prawnie inna sytuacja niż darmowy chat.
• Przed uruchomieniem AI do pracy z dokumentami kadrowymi warto przeprowadzić DPIA i ustalić zakres z Inspektorem Ochrony Danych. Prosta rozmowa z IOD przed startem jest lepsza niż wyjaśnienia po incydencie.

Bezpieczny obszar na start to anonimowe szablony, listy kontrolne, procedury wewnętrzne i redagowanie pism na podstawie danych, które podajesz tu i teraz, bez ich zapisywania przez model.

Czy AI zastąpi system kadrowy taki jak Comarch, Symfonia albo Płatnik?

Nie. AI działa tu jako warstwa pomocnicza, nie zamiast systemu. W polskich urzędach i samorządach najpopularniejsze to Comarch ERP Optima, Symfonia Kadry i Płace, Płatnik (ZUS, obowiązkowy przy rozliczeniach składek), a w samorządach często KSAT od Wolters Kluwer albo Ratusz od Radix. Żaden z nich nie ma dziś wbudowanego asystenta AI, który zastąpiłby ręczną pracę przy dokumentach.

W praktyce wygląda to tak: eksportujesz dane do Excela albo przepisujesz to, co potrzebujesz, podajesz AI, dostajesz analizę albo projekt pisma. Mniej eleganckie niż pełna integracja, ale działa bez żadnych nakładów na IT. Głębsza integracja (AI odczytujące dane bezpośrednio z systemu kadrowego) jest technicznie możliwa, ale to projekt wdrożeniowy, nie coś, co ustawia się w jedno popołudnie.

Od czego zacząć w praktyce

Najprościej od listy kontrolnej akt osobowych. Pobierz rozporządzenie o dokumentacji pracowniczej z 2017 roku, wypisz z niego obowiązkowe elementy każdej części teczki i poproś AI o stworzenie arkusza kontrolnego dopasowanego do Twojego urzędu: stanowisk, które macie, typów umów, specyfiki. Jedno popołudnie, zero kosztów.

Drugi krok to biblioteka szablonów pism, które wystawiasz najczęściej. Każdy szablon wzbogacasz o krótki prompt: co pismo ma zawierać, jakie dane wpisać, jaki styl. Następnym razem, zamiast szukać wzoru z ubiegłego roku i poprawiać daty, podajesz dane i w kilka minut masz projekt do przejrzenia.

Chcesz sprawdzić, jak to może wyglądać w Twoim urzędzie i które obszary kadrowe warto usprawnić jako pierwsze? Zapraszamy na bezpłatny audyt. Możesz też zerknąć na realne wdrożenia w urzędach, które zaczynały od podobnych pytań i dziś mają kadrową bez zaległości.