Czy AI może pomóc przy prowadzeniu rejestru szamb i zbiorników bezodpływowych w gminie?

AI może realnie wesprzeć pracowników referatu odpowiedzialnych za prowadzenie ewidencji zbiorników bezodpływowych i przydomowych oczyszczalni ścieków (POŚ). Wesprze przy przetwarzaniu deklaracji, wyszukiwaniu nieruchomości bez wpisu w rejestrze, planowaniu harmonogramów kontroli i przygotowaniu korespondencji z właścicielami. Nie zastąpi pracownika podczas kontroli terenowej, ale może skrócić czas biurowy potrzebny na każdy etap, szczególnie gdy gmina ma do skontrolowania kilka tysięcy nieruchomości.

Dlaczego ten rejestr pochłania tak dużo czasu?

Ustawa o utrzymaniu czystości i porządku w gminach (ucpg) nakłada na każdą gminę obowiązek prowadzenia ewidencji zbiorników bezodpływowych i POŚ. Do tego dochodzą kontrole: właściciele nieruchomości wyposażonych w szambo muszą być kontrolowani nie rzadziej niż raz na dwa lata, a posiadacze POŚ co najmniej raz na pięć lat. Kontrola polega przede wszystkim na sprawdzeniu, czy właściciel posiada aktualną umowę z firmą asenizacyjną i rachunki za wywóz nieczystości ciekłych.

W praktyce referent ma przed sobą arkusz albo rejestr z tysiącami wierszy: adresy nieruchomości, daty złożenia deklaracji, wyniki poprzednich kontroli, daty ostatniego kontaktu z właścicielem. Co roku trzeba ustalić, komu upływa termin, wysłać zawiadomienia, zebrać dokumenty od właścicieli, odnotować wyniki. A potem zacząć od nowa.

Dochodzą jeszcze przypadki, gdy właściciel w ogóle nie złożył deklaracji, choć budynek mieszkalny stoi i nie ma przyłącza do sieci kanalizacyjnej. Albo złożył deklarację sprzed ośmiu lat, zmieniła się własność nieruchomości i wpis jest de facto nieaktualny. Sporo gmin prowadzi tę ewidencję w arkuszu kalkulacyjnym lub w systemie podatkowym przystosowanym do tego zadania na siłę. Filtrowanie, tworzenie list do kontroli i przygotowywanie korespondencji odbywa się ręcznie.

Co AI może zrobić z deklaracjami i lukami w ewidencji?

AI dobrze radzi sobie z porównywaniem zbiorów danych. Jeśli masz eksport z systemu ewidencji gruntów i budynków (EGiB) z listą działek zabudowanych budynkami mieszkalnymi i zestawisz go z rejestrem złożonych deklaracji, AI wskaże nieruchomości, które powinny figurować w ewidencji, ale ich tam nie ma. To praca, którą referent robi dziś ręcznie, kolumna po kolumnie.

Konkretnie AI może pomóc przy:

• Odczytaniu papierowej deklaracji złożonej przez właściciela: wyciągnięcie adresu nieruchomości, rodzaju zbiornika, pojemności i daty złożenia bez ręcznego przepisywania do rejestru.
• Weryfikacji spójności danych: czy adres wpisany przez właściciela zgadza się z numerem działki ewidencyjnej, czy pojemność zbiornika wygląda realistycznie przy podanej liczbie osób w budynku.
• Wychwyceniu zduplikowanych wpisów, np. gdy ten sam właściciel złożył deklarację po raz drugi po zmianie wzoru formularza.
• Wygenerowaniu listy działek bez aktywnej deklaracji na podstawie danych z EGiB i rejestru podatkowego, z podaniem numeru działki i adresu właściciela.
• Sprawdzeniu, czy firma asenizacyjna podana w deklaracji nadal figuruje w rejestrze działalności regulowanej prowadzonym przez gminę.

U jednego z klientów referat obsługujący kilka tysięcy nieruchomości wiejskich spędzał kilka godzin tygodniowo na szukaniu takich "białych plam" w ewidencji. Po wdrożeniu asystenta AI to samo zestawienie zajmuje kilkanaście minut.

Jak AI pomaga zaplanować harmonogram kontroli?

Ustalenie, kogo skontrolować w danym roku, to logistyczna układanka. Trzeba wziąć pod uwagę datę poprzedniej kontroli, jej wynik, rejon geograficzny i dostępność pracowników. Dla gminy z kilkoma sołectwami to też kwestia sensownych tras, żeby nie jeździć kilkakrotnie w te same okolice.

AI może:

• Wybrać z rejestru nieruchomości, którym w danym roku upływa termin kontroli: 2-letni dla zbiorników bezodpływowych, 5-letni dla POŚ.
• Pogrupować wybrane adresy według sołectwa lub obrębu ewidencyjnego, żeby trasy kontrolne były logiczne geograficznie.
• Oznaczyć nieruchomości z wynikiem negatywnym z poprzedniej kontroli jako priorytetowe do objęcia w pierwszej kolejności.
• Wygenerować szkic harmonogramu: które adresy przypadają na który tydzień i ile obiektów dziennie przy założonej liczbie kontrolujących.

Taki szkic wymaga korekty. AI nie zna urlopów pracowników, lokalnych świąt ani utrudnień drogowych w sołectwie. Jednak zamiast układać harmonogram od zera przez kilka godzin, pracownik dostaje gotowy punkt wyjścia do przejrzenia i zatwierdzenia.

Korespondencja z właścicielami: zawiadomienia i wezwania

Duża część pracy to pisma. Przed kontrolą wysyłamy zawiadomienie o planowanym terminie. Po kontrolii, gdy właściciel nie okazał rachunków, wysyłamy wezwanie do ich przedłożenia. Gdy wezwanie jest ignorowane, przychodzi kolej na pismo z pouczeniem o konsekwencjach wynikających z ucpg.

AI może przygotować projekt:

• Zawiadomienia o terminie i celu kontroli, z odwołaniem do art. 6 ust. 5a ucpg i danymi kontrolującego pracownika.
• Wezwania do okazania umowy na wywóz nieczystości ciekłych i rachunków za co najmniej ostatnie dwa lata.
• Pisma do właściciela, który przy poprzedniej kontroli odmówił dostępu do nieruchomości.
• Odpowiedzi na pismo właściciela kwestionującego zasadność lub zakres kontroli.

Ważne zastrzeżenie: każde pismo wymaga sprawdzenia przez pracownika i podpisu osoby upoważnionej przez wójta, burmistrza lub prezydenta miasta. AI przygotowuje projekt. Decyzja o treści i wysłaniu należy wyłącznie do urzędnika.

Rachunki za wywóz: jak AI może pomóc przy ich sprawdzeniu?

Właściciel nieruchomości ma obowiązek okazać rachunki od firmy asenizacyjnej potwierdzające regularny wywóz nieczystości. Przynosi stos papierów albo przesyła zdjęcia faktur. Referent musi sprawdzić, czy firma figuruje w gminnym rejestrze działalności regulowanej, czy daty wywozów są spójne z pojemnością zbiornika i liczbą mieszkańców, czy nie ma wielomiesięcznych przerw.

AI może odczytać dostarczone skany i wyciągnąć z nich: nazwę firmy asenizacyjnej, numer rejestracyjny pojazdu, daty i objętości odebranych nieczystości. Referent dostaje zestawienie zamiast stosu dokumentów do ręcznego przeglądania strona po stronie.

Typowo wygląda to tak: pracownik dostarcza AI komplet rachunków za ostatnie dwa lata i pyta, czy częstotliwość wywozów jest spójna z pojemnością zbiornika i liczbą osób w budynku. AI wskazuje okresy, gdzie wywóz mógł być zbyt rzadki lub gdzie wystąpiła nieciągłość. Referent decyduje, czy wymaga to dodatkowego wyjaśnienia od właściciela, czy można uznać sprawę za prawidłową.

Od czego zacząć w gminie?

Nie trzeba od razu integrować AI z systemem EGiB ani kupować specjalistycznej platformy. Można zacząć od trzech kroków:

• Przygotuj eksport listy nieruchomości z systemu podatkowego lub EGiB w formacie CSV albo XLS. To baza do porównań z rejestrem złożonych deklaracji.
• Zbierz deklaracje w jednym miejscu: jako skany PDF lub pliki z systemu, jeśli gmina stosuje formularz elektroniczny. AI poradzi sobie z obydwoma formami.
• Wypisz pisma, które najczęściej wysyłasz w tym procesie: zawiadomienie o kontroli, wezwanie do okazania rachunków, odpowiedź na pismo właściciela. To pierwsze kandydaty do opracowania jako szablony.

Wiele gmin zaczyna od ogólnego asystenta AI skonfigurowanego do pracy z danymi adresowymi i wzorcami pism urzędowych, bez integracji z systemami źródłowymi. Integrację można dodać później, gdy pracownicy oswajają się z narzędziem i sami wskazują, gdzie najbardziej tracą czas.

Jeśli chcesz zobaczyć, które etapy w twoim procesie najbardziej nadają się do wsparcia AI, zapraszamy na bezpłatny audyt. Przykłady z innych gmin i jednostek znajdziesz w sekcji realne wdrożenia.