Czy AI może sprawdzić kompletność wniosku i wezwać do uzupełnienia braków?

AI może sprawdzić, czy złożony wniosek zawiera wszystkie wymagane dokumenty i pola, a potem wygenerować gotowy projekt wezwania do uzupełnienia braków zgodnego z art. 64 § 2 KPA. Podpisuje zawsze pracownik. Nie jest to odpowiedź warunkowa, lecz codzienna praktyka w referatach, które zaczęły od jednej, porządnie napisanej checklisty wymagań i przez miesiąc testowały ją na realnych wnioskach.

Co konkretnie może sprawdzić AI w złożonym wniosku?

Podstawowe założenie jest proste. Referent ma listę wymagań dla danego rodzaju sprawy. AI porównuje zawartość złożonego wniosku i załączników z tą listą. Zwraca wynik: czego brakuje, co jest niezgodne, co budzi wątpliwość.

Weźmy wniosek o wydanie decyzji o warunkach zabudowy (WZ). Typowe wymagania to: wypełniony formularz z danymi wnioskodawcy i numerem działki, mapa zasadnicza lub ewidencyjna z zaznaczonym obszarem analizowanym, określenie funkcji obiektu i gabarytu, zapotrzebowanie na media, pełnomocnictwo jeśli składa je pełnomocnik. AI sprawdzi:

• czy mapa jest dołączona i czy skala jest czytelna ze skanu,
• czy pole "pełnomocnik" jest wypełnione, a dokument pełnomocnictwa faktycznie jest w załącznikach,
• czy numer działki we wniosku zgadza się z numerem widocznym na mapie,
• czy wnioskodawca wskazał planowaną funkcję obiektu.

Nie oceni natomiast, czy mapa jest aktualna w rozumieniu przepisów, ani czy nieruchomość leży w obszarze objętym planem miejscowym (bo wtedy WZ byłoby bezprzedmiotowe). To już praca referenta.

Jak napisać listę wymagań, żeby AI działało poprawnie?

To jest najtrudniejsza część. Nie "trudna technicznie", lecz wymagająca precyzji, której często nie ma w wewnętrznych procedurach urzędów.

Zapis "aktualne zaświadczenie z ZUS" dla AI znaczy niewiele. Nie wie, co to "aktualne". Lepszy zapis to: "zaświadczenie z ZUS o niezaleganiu ze składkami, wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed datą złożenia wniosku". Wtedy AI może porównać datę na zaświadczeniu z datą wpływu wniosku.

Kilka zasad, które działają:

• Pisz co ma być, a nie czego nie może brakować. "Wymagany: odpis z KRS lub CEIDG, wystawiony nie wcześniej niż 3 miesiące temu" jest lepszy niż "nie może brakować dokumentu rejestrowego".
• Rozpisz warunki warunkowe. Na przykład: "jeśli wnioskodawca jest osobą prawną, wymagane są: odpis z KRS, uchwała organu upoważniająca do złożenia wniosku, pełnomocnictwo jeśli wniosek składa osoba spoza KRS".
• Jedna lista na jeden rodzaj sprawy. Nie łącz WZ z pozwoleniem na budowę. Wymagania są różne, mimo że formularze wyglądają podobnie.
• Aktualizuj po każdej zmianie przepisów. To jest zadanie ludzkie. Zmieniła się ustawa: lista musi się zmienić.

Typowo wygląda to tak, że w urzędzie są gdzieś "wzory pism" i "procedury ISO", ale lista wymagań siedzi w głowie doświadczonego referenta, a nie w żadnym pliku. Pierwszy krok wdrożenia to wyciągnięcie tej wiedzy i zapisanie jej w formie, którą AI może przetworzyć.

Jak wygląda obieg wniosku z AI: od wpływu do wysłania wezwania?

Wniosek wpływa przez ePUAP, e-Doręczenia, pocztę tradycyjną albo okienko. W każdym przypadku trafia do systemu: EZD, sekretariat, folder na dysku sieciowym. Przy wniosku papierowym jest skan i PDF. Przy wniosku elektronicznym jest plik XML lub PDF z platformy.

Dalej wygląda to tak:

• Referent otwiera sprawę i przekazuje zawartość wniosku do AI razem z listą wymagań dla tego rodzaju sprawy.
• AI sprawdza, zwraca listę braków lub potwierdza kompletność.
• Jeśli są braki, AI generuje projekt wezwania do uzupełnienia z pouczeniem na podstawie art. 64 § 2 KPA.
• Referent weryfikuje projekt: sprawdza, czy lista braków jest poprawna, czy termin jest właściwy, czy pouczenie jest zgodne ze wzorem stosowanym w urzędzie.
• Pismo podpisuje pracownik lub kierownik referatu i wysyła przez e-Doręczenia, ePUAP lub pocztą.

U jednego z klientów czas od wpłynięcia wniosku do podpisania wezwania skrócił się wyraźnie, bo referent przestał przeglądać każdy załącznik po kolei z listą w ręku. AI zrobiło to szybciej i wskazało dokładne braki. Referent zweryfikował i podpisał.

Które sprawy nadają się do tego, a które nie?

Dobrze działa przy sprawach ze stałą, zamkniętą listą wymaganych dokumentów:

• wnioski o zezwolenie na sprzedaż napojów alkoholowych (ustawa o wychowaniu w trzeźwości precyzuje wymagane dokumenty),
• wnioski o warunki zabudowy i zagospodarowania terenu,
• wnioski o stypendium szkolne i zasiłek szkolny,
• wnioski o zajęcie pasa drogowego na czas robót,
• wnioski o wpis do rejestru działalności regulowanej,
• wnioski o zaświadczenie o niezaleganiu z podatkami lub składkami.

Słabiej sprawdza się przy sprawach, gdzie kompletność wymaga oceny prawnej, np. czy zakres pełnomocnictwa obejmuje daną czynność, albo czy przedłożony dokument jest "aktualny" w rozumieniu przepisu szczególnego. Takich ocen AI nie zastąpi.

Co z art. 64 KPA: co musi znaleźć się w wezwaniu i co AI wygeneruje?

Art. 64 § 2 KPA wymaga, żeby wezwanie wskazywało konkretne braki i zawierało pouczenie: nieuzupełnienie w terminie nie krótszym niż 7 dni spowoduje pozostawienie podania bez rozpoznania.

AI może wygenerować pismo z:

• danymi strony i sygnaturą sprawy,
• wylistowanymi brakami opisanymi po polsku (nie jako suchy kod z checklisty),
• terminem uzupełnienia,
• pouczeniem o pozostawieniu bez rozpoznania,
• podstawą prawną: art. 64 § 2 KPA.

Referent musi sprawdzić, czy termin jest prawidłowy. Przepisy szczególne, np. przy niektórych sprawach budowlanych, mogą wyznaczać inne terminy niż standardowe 7 dni z KPA. Pouczenie warto też porównać z obowiązującym wzorem stosowanym w urzędzie, bo lokalne różnice zdarzają się między jednostkami.

Jest jedna kwestia, której nie można zbagatelizować. Jeśli AI nie wykryje jakiegoś braku i wniosek zostanie potraktowany jako kompletny, urząd może utracić możliwość wezwania do uzupełnienia w tym zakresie po formalnym wszczęciu postępowania. Dlatego lista wymagań musi być rzetelna i na bieżąco aktualna. Wynik AI traktujemy jako wsparcie dla referenta, nie jako końcową opinię.

Od czego zacząć, jeśli nie masz działu IT?

Nie potrzebujesz integracji z systemem EZD ani specjalnego narzędzia. Potrzebujesz jednej, precyzyjnie napisanej listy wymagań i dostępu do AI, który urząd prawdopodobnie już ma: Microsoft Copilot w ramach Microsoft 365, ChatGPT w wersji Teams lub Claude.

Sposób na start:

• Wybierz jeden typ sprawy, gdzie wezwania do uzupełnienia zdarzają się często.
• Siądź z doświadczonym referentem i zapisz listę wymagań: co konkretnie musi być w kompletnym wniosku, z konkretnymi warunkami dla każdego dokumentu.
• Sformułuj prompt: "Sprawdź, czy poniższy wniosek spełnia następujące wymagania: [lista]. Wypisz braki."
• Testuj przez 4 tygodnie na realnych wnioskach. Notuj, gdzie AI się pomyliło.
• Popraw listę wymagań tam, gdzie były błędy. Po miesiącu masz skalibrowaną checklistę.

Jeśli test pokaże, że skraca czas pracy bez generowania pomyłek, warto rozszerzyć na kolejne typy spraw. Dopiero po kilku miesiącach ma sens myślenie o integracji z systemem EZD czy o automatycznym przekazywaniu dokumentów do AI bez ręcznego kopiowania.

Chcesz sprawdzić, które sprawy w Twoim urzędzie nadają się do tego jako pierwsze i co zajmie pierwsza konfiguracja? Opisz swoją sytuację przez bezpłatny audyt, a ocenimy to razem. Możesz też zobaczyć, jak podobne procesy wyglądały w praktyce w realnych wdrożeniach.