Integracja AI: Emp@tia (CSIZS)
Podłączamy asystenta AI do danych Emp@tii dostępnych w systemie dziedzinowym OPS: wniosków elektronicznych, statusów weryfikacji z rejestrów i kolejek spraw. Pracownicy OPS, MOPS i PCPR wiedzą na bieżąco, które wnioski wymagają reakcji, bez ręcznego przeszukiwania list w programie.
Jak się łączymy: Dane z Emp@tii dostępne są w systemie dziedzinowym jednostki (np. Pomost, HELIOS lub innym oprogramowaniu OPS).
Czego potrzebujemy: Dostęp do bazy danych systemu dziedzinowego OPS (odczyt) lub katalog z cyklicznymi eksportami danych z Emp@tii
Czego asystent nie robi: Asystent nie wydaje decyzji administracyjnych ani nie podpisuje pism: przygotowuje projekty z podstawą prawną, zatwierdza je urzędnik.
Co podłączamy
Wnioski elektroniczne
CzytamyLista wniosków złożonych przez portal Emp@tia: data wpływu, rodzaj świadczenia, dane wnioskodawcy, aktualny status
AsystentPodaje liczbę wniosków z wybranego okresu, wypisuje nieprzydzielone i nowe sprawy, wskazuje wnioski oczekujące najdłużej
Weryfikacja dochodów z rejestrów
CzytamyWyniki automatycznej weryfikacji danych wnioskodawcy z rejestrów państwowych zwrócone przez Emp@tię do systemu dziedzinowego
AsystentInformuje, czy weryfikacja danego wniosku wróciła i jaki jest jej wynik, zestawia rozbieżności między deklaracją a danymi z rejestrów
Braki formalne i wezwania
CzytamyWnioski z odnotowanymi brakami dokumentów lub danych wymagającymi uzupełnienia przez wnioskodawcę
AsystentWypisuje sprawy czekające na uzupełnienie, podaje datę wysłania wezwania i liczbę dni pozostałych do upływu terminu odpowiedzi
Terminy i kolejka spraw
CzytamyDaty wpływu wniosków, terminy ustawowe do wydania decyzji, daty kolejnych czynności w sprawie
AsystentAlarmuje o sprawach zbliżających się do terminu KPA, zestawia zaległości w podziale na pracownika lub rodzaj świadczenia
Rejestr Jednostek Pomocy Społecznej
CzytamyDane z rejestru: typ jednostki, organ prowadzący, obszar działania
AsystentOdpowiada na pytania o właściwość miejscową, sprawdza, która jednostka odpowiada za daną sprawę lub teren
Świadczenia rodzinne i fundusz alimentacyjny
CzytamyWnioski i statusy spraw z zakresu świadczeń rodzinnych i funduszu alimentacyjnego obsługiwane przez Emp@tię
AsystentZestawia liczbę spraw według rodzaju świadczenia, wskazuje sprawy wymagające decyzji lub przedłużenia w bieżącym miesiącu
O co pytają urzędnicy w praktyce
- Ile wniosków o świadczenia wpłynęło przez Emp@tię w tym tygodniu?
- Czy weryfikacja dochodów dla wniosku nr [numer] już wróciła z rejestrów?
- Które wnioski czekają na uzupełnienie braków i od ilu dni?
- Jakie sprawy są zagrożone przekroczeniem terminu KPA w tym tygodniu?
- Ile nierozpatrzonych wniosków o świadczenie wychowawcze mamy teraz?
- Pokaż wnioski złożone przez tego wnioskodawcę w ostatnim roku.
Co się zmienia
Pracownicy OPS i PCPR przestają szukać informacji ręcznie po kolejnych zakładkach systemu dziedzinowego. Asystent na bieżąco odpowiada na pytania o statusy wniosków, wyniki weryfikacji i terminy, a kierownik referatu widzi w jednym miejscu, gdzie dziś jest zator w pracy zespołu. Sprawy zagrożone przekroczeniem terminu KPA są widoczne z wyprzedzeniem, nie dopiero po fakcie.
O programie
Emp@tia (CSIZS) to Centralny System Informatyczny Zabezpieczenia Społecznego prowadzony przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. System służy wymianie danych między jednostkami realizującymi świadczenia: obsługuje portal wniosków online, weryfikację dochodów z rejestrów państwowych i prowadzi Rejestr Jednostek Pomocy Społecznej.
Z Emp@tii korzystają ośrodki pomocy społecznej (OPS, MOPS, GOPS), powiatowe centra pomocy rodzinie (PCPR) oraz urzędy wojewódzkie realizujące świadczenia rodzinne i fundusz alimentacyjny. Dane z Emp@tii trafiają do systemów dziedzinowych jednostek, gdzie pracownicy prowadzą sprawy, wydają decyzje i odnotowują wyniki weryfikacji dochodów.
Gdzie to działa najlepiej
W poniedziałek rano do kierownika trafia kilkadziesiąt wniosków z weekendu. Musi szybko przydzielić sprawy i sprawdzić, czy weryfikacje z poprzedniego tygodnia wróciły z rejestrów.
Asystent w jednej odpowiedzi podaje liczbę nowych wniosków, wypisuje te bez przydziału i zestawia weryfikacje, które jeszcze nie wróciły.
Pracownik ma w tym tygodniu kilka spraw bliskich terminu KPA i nie pamięta, które wnioski czekają jeszcze na dokumenty od wnioskodawcy.
Asystent podaje posortowaną listę spraw według daty granicznej i osobno wypisuje te z nieodesłanymi dokumentami.
Kierownik przygotowuje sprawozdanie miesięczne i potrzebuje liczby wniosków złożonych przez Emp@tię, rozpatrzonych i oczekujących w podziale na rodzaj świadczenia.
Asystent przygotowuje zestawienie liczbowe do sprawozdania, zamiast ręcznego zliczania z systemu dziedzinowego.
Jak się łączymy
Dane z Emp@tii dostępne są w systemie dziedzinowym jednostki (np. Pomost, HELIOS lub innym oprogramowaniu OPS). Asystent łączy się z bazą danych tego systemu na koncie technicznym z dostępem wyłącznie do odczytu albo korzysta z plików eksportowanych do wskazanego katalogu. Sposób połączenia ustalamy przy wdrożeniu, po sprawdzeniu, jak dany system przechowuje dane przychodzące z Emp@tii.
Bezpośrednie API Emp@tii przeznaczone jest dla systemów dziedzinowych; szczegóły dostępu dla integratorów zewnętrznych nie są publicznie udokumentowane. Jeśli urząd lub dostawca systemu dziedzinowego udostępni eksport danych albo endpoint integracyjny, podłączymy się tamtą drogą. Do czasu ustalenia połączenia asystent pracuje na eksportach ręcznych lub cyklicznych plikach z systemu dziedzinowego.
Portal z plikami, bazami i historią rozmów stoi na serwerze urzędu. Do modelu AI trafia polecenie i fragmenty potrzebne do odpowiedzi, bez trenowania cudzych modeli na danych mieszkańców.
Czego potrzebujemy od Was
- Dostęp do bazy danych systemu dziedzinowego OPS (odczyt) lub katalog z cyklicznymi eksportami danych z Emp@tii
- Zgoda administratora danych i, jeśli wymaga tego dostawca systemu dziedzinowego, uzgodnienie warunków integracji po jego stronie
- Lista rodzajów świadczeń i statusów stosowanych w jednostce (mogą się różnić między systemami dziedzinowymi)
- Kontakt z koordynatorem IT jednostki lub dostawcą systemu dziedzinowego na etapie konfiguracji połączenia
- Określenie, kto w jednostce ma dostęp do asystenta i jakie rodzaje spraw są w jego zasięgu
Czego asystent nie robi
- Asystent nie wydaje decyzji administracyjnych ani nie podpisuje pism: przygotowuje projekty z podstawą prawną, zatwierdza je urzędnik.
- Asystent nie wysyła wezwań do uzupełnienia braków ani żadnej korespondencji z wnioskodawcami bez zatwierdzenia przez pracownika.
- Asystent nie zmienia danych w Emp@tii ani w systemie dziedzinowym: pracuje wyłącznie w trybie odczytu.
- Asystent nie zastępuje systemu dziedzinowego ani nie prowadzi ewidencji spraw: odpowiada na pytania i zestawia dane, które są już w systemie.
Pytania o integrację z Emp@tia (CSIZS)
Czy dane wnioskodawców z Emp@tii trafiają do zewnętrznych usług lub są używane do trenowania modelu AI?
Portal asystenta stoi na serwerze jednostki. Do modelu AI trafia polecenie i fragment danych potrzebny do odpowiedzi, nie cała baza. Danych jednostki nie używamy do trenowania żadnych modeli. Szczegółowy opis przepływu danych i warunki umowne przekazujemy przed wdrożeniem.
Czy potrzebna jest zgoda Ministerstwa Rodziny lub dostawcy systemu dziedzinowego na tę integrację?
Bezpośrednia integracja z portalem Emp@tia wymaga uzgodnienia z Ministerstwem Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. W praktyce asystent łączy się z systemem dziedzinowym jednostki (Pomost, HELIOS lub innym), który sam komunikuje się z Emp@tią. W takim przypadku potrzebna jest zgoda dostawcy tego systemu lub dostęp do jego bazy na warunkach ustalonych z dostawcą.
Czy asystent działa, jeśli urząd nie ma połączenia z Emp@tią przez cały czas?
Tak. Asystent może pracować na eksportach plików generowanych przez system dziedzinowy w ustalonych porach: rano przed pracą lub po każdej synchronizacji z Emp@tią. Dane w asystencie będą aktualne na moment ostatniego eksportu, co widać w odpowiedzi.
Jakie rodzaje świadczeń i wniosków obsługuje integracja?
Zakres zależy od danych dostępnych w systemie dziedzinowym jednostki: wnioski o świadczenia rodzinne, fundusz alimentacyjny, pomoc społeczną i inne przekazywane przez Emp@tię. Przy wdrożeniu mapujemy razem, które rodzaje świadczeń i statusów są używane w danej jednostce i które z nich trafią do asystenta.
Czy asystent zastępuje pracę w systemie dziedzinowym?
Nie. Asystent odpowiada na pytania i zestawia dane, żeby pracownik nie musiał szukać ich ręcznie po zakładkach. Wszystkie czynności: przydzielenie sprawy, wysłanie wezwania, wydanie decyzji, nadal odbywają się w systemie dziedzinowym i zawsze przez urzędnika.
Inne integracje: pozostałe programy
Sprawdźmy to na Waszym urzędzie
Na bezpłatnym audycie pokażemy, jakie dane da się wyciągnąć z Emp@tia (CSIZS) i od którego procesu zacząć, żeby zespół szybko poczuł różnicę.
Umówcie bezpłatny audyt →