Integracja AI: Respons i Publico
Podłączamy systemy Respons i Publico firmy ZETO Software do asystenta AI, który czyta dane dziedzinowe urzędu i zgłoszenia mieszkańców z e-usług. Zespół dostaje zestawienie spraw po terminie, podgląd wniosków z Publico i gotowe projekty pism, zanim urzędnik otworzy kolejkę.
Jak się łączymy: Podłączenie do Respons i Publico opieramy na dostępnych kanałach: bezpośrednim odczycie z bazy danych systemu na koncie technicznym z uprawnieniami do odczytu lub na API producenta, jeśli ZETO Software je udostępnia. Ponieważ producent nie publikuje publicznie specyfikacji integracyjnej, zakres dostępu ustalamy z urzędem i producentem przed wdrożeniem.
Czego potrzebujemy: Konto techniczne z uprawnieniami do odczytu w bazie danych Respons lub dostęp do API systemu.
Czego asystent nie robi: Asystent nie wydaje decyzji administracyjnych ani postanowień: przygotowuje projekt, zatwierdza i podpisuje urzędnik.
Co podłączamy
Rejestr spraw (Respons)
CzytamyLista spraw z datami wszczęcia, terminami ustawowymi, statusami i przypisaniem do referatów
AsystentWskazuje sprawy zagrożone przekroczeniem terminu KPA, zestawia zaległości według referatów i przygotowuje raporty dla kierownictwa.
Wnioski e-usług (Publico)
CzytamyWnioski złożone przez mieszkańców: typ usługi, treść, data złożenia, status realizacji
AsystentStreszcza i kategoryzuje wnioski, proponuje przydzielenie do właściwego referatu, przygotowuje projekt pierwszej odpowiedzi.
Korespondencja i projekty pism
CzytamyTreść sprawy, dane stron, szablony pism, podstawy prawne z rejestru Respons
AsystentPrzygotowuje projekty pism i decyzji z wypełnioną podstawą prawną. Każdy projekt zatwierdza i podpisuje urzędnik.
Kontrola terminów KPA
CzytamyDaty wszczęcia, terminy ustawowe, daty czynności procesowych z Respons
AsystentAlarmuje o zbliżających się i przekroczonych terminach, zestawia listę spraw wymagających działania w danym dniu lub tygodniu.
Statystyki e-usług (Publico)
CzytamyLiczba wniosków w podziale na typy usług, daty złożenia, statusy realizacji
AsystentGeneruje zestawienia dla kierownika referatu lub sekretarza: ile wniosków, jakie typy usług, ile czeka na rozpatrzenie.
Historia spraw i precedensy
CzytamyZamknięte sprawy podobnego typu, treść wydanych decyzji i pism z przeszłości
AsystentWyszukuje analogiczne sprawy i ich rozstrzygnięcia, skraca czas przygotowania odpowiedzi przez urzędnika.
O co pytają urzędnicy w praktyce
- Jakie wnioski wpłynęły przez Publico w tym tygodniu i które z nich dotyczą zagospodarowania przestrzennego?
- Które sprawy w Respons przekroczyły termin KPA? Pokaż listę z przypisaniem do referatów i datami wszczęcia.
- Przygotuj projekt odpowiedzi na wniosek o udostępnienie informacji publicznej, sprawa nr 234/2026.
- Ilu mieszkańców złożyło wnioski przez Publico w tym miesiącu i jakie usługi były najczęstsze?
- Które wnioski z Publico czekają na rozpatrzenie dłużej niż 14 dni i do kogo są przypisane?
- Podsumuj wszystkie otwarte sprawy w Referacie Ochrony Środowiska z zaznaczeniem najbliższych terminów.
Co się zmienia
Kierownicy referatów zaczynają tydzień od gotowego zestawienia zaległości, bez ręcznego przeglądania kolejki spraw. Urzędnik zamiast szukać precedensu w historii dostaje projekt pisma z podstawą prawną do sprawdzenia i podpisu. Wnioski z Publico są od razu skategoryzowane i można je przydzielić do właściwej osoby. Terminy KPA przestają być pilnowane w głowie: asystent wskazuje, która sprawa wymaga działania dziś i kto jest za nią odpowiedzialny.
O programie
Respons to system dziedzinowy firmy ZETO Software Sp. z o.o. z Olsztyna, przeznaczony do obsługi zadań administracji publicznej w jednostkach samorządu terytorialnego. Obejmuje rejestrację korespondencji, prowadzenie rejestrów spraw, kontrolę terminów ustawowych i nadzór nad realizacją zadań przez referaty. ZETO Software określa się jako największa firma IT w regionie Polski północno-wschodniej.
Publico to platforma e-usług ZETO Software umożliwiająca mieszkańcom składanie wniosków i korzystanie z usług urzędu przez internet. Wnioski trafiają do obiegu spraw, skracając drogę od złożenia przez mieszkańca do rejestracji w urzędzie. Oba produkty współpracują ze sobą: wniosek złożony w Publico może być obsługiwany bezpośrednio w systemie Respons.
Gdzie to działa najlepiej
Każdy poniedziałek sekretarz przegląda ręcznie Respons, żeby sprawdzić, które sprawy przekroczyły termin KPA. Przy kilkuset otwartych sprawach zajmuje to ponad godzinę.
Asystent przygotowuje zestawienie zaległości z przypisaniem do referatów w ciągu minut, bez klikania po systemie.
Po weekendzie w Publico czeka kilkanaście wniosków różnego rodzaju. Pracownik musi każdy otworzyć, przeczytać i zdecydować, do którego referatu skierować.
Asystent podsumowuje każdy wniosek jednym zdaniem i proponuje przydzielenie do właściwego referatu, pracownik zatwierdza.
Raz w miesiącu kierownik składa raport dla zarządu o liczbie i typach spraw z e-usług, zbierając dane ręcznie z Publico i zestawiając je w arkuszu.
Asystent generuje zestawienie z podziałem na typy usług i wydziały na podstawie danych z systemu, gotowe do wklejenia do raportu.
Jak się łączymy
Podłączenie do Respons i Publico opieramy na dostępnych kanałach: bezpośrednim odczycie z bazy danych systemu na koncie technicznym z uprawnieniami do odczytu lub na API producenta, jeśli ZETO Software je udostępnia. Ponieważ producent nie publikuje publicznie specyfikacji integracyjnej, zakres dostępu ustalamy z urzędem i producentem przed wdrożeniem.
Gdy bezpośredni odczyt bazy lub API nie jest możliwy albo wymaga dodatkowej umowy z ZETO Software, zaczynamy od cyklicznych eksportów plików generowanych przez Respons i Publico. W takim trybie asystent pracuje na wyeksportowanych danych, a aktualizacja odbywa się według ustalonego harmonogramu.
Portal z plikami, bazami i historią rozmów stoi na serwerze urzędu. Do modelu AI trafia polecenie i fragmenty potrzebne do odpowiedzi, bez trenowania cudzych modeli na danych mieszkańców.
Czego potrzebujemy od Was
- Konto techniczne z uprawnieniami do odczytu w bazie danych Respons lub dostęp do API systemu.
- Dostęp do danych wniosków z Publico: API, bezpośredni odczyt bazy lub cykliczny eksport plików.
- Uzgodnienie z ZETO Software zakresu dostępu, jeśli umowa serwisowa producenta reguluje połączenia zewnętrznych systemów z bazą lub API.
- Serwer w infrastrukturze urzędu lub wskazanym centrum danych do instalacji portalu asystenta.
- Wyznaczony administrator po stronie urzędu odpowiedzialny za testy połączenia i odbiór wdrożenia.
Czego asystent nie robi
- Asystent nie wydaje decyzji administracyjnych ani postanowień: przygotowuje projekt, zatwierdza i podpisuje urzędnik.
- Zapis do systemu Respons i wysyłka odpowiedzi przez Publico są po stronie urzędnika: asystent nie działa w systemie bez zatwierdzenia człowieka.
- Asystent nie obsługuje elektronicznych podpisów kwalifikowanych ani doręczeń przez e-Doręczenia lub ePUAP.
- Gdy ZETO Software nie udostępni kanału dostępowego lub urząd nie wyrazi zgody na dostęp techniczny do bazy, asystent pracuje wyłącznie na ręcznych eksportach danych.
Pytania o integrację z Respons i Publico
Czy dane ze spraw i wniosków mieszkańców wychodzą poza urząd?
Portal asystenta działa na serwerze w infrastrukturze urzędu. Do modelu AI trafia polecenie i fragment danych potrzebny do odpowiedzi na konkretne pytanie. Dane nie są wykorzystywane do trenowania zewnętrznych modeli AI. Pełne dane spraw i wniosków pozostają w bazie systemów Respons i Publico na serwerze urzędu.
Czy integracja z Respons i Publico wymaga zgody ZETO Software?
To zależy od sposobu połączenia. Bezpośredni dostęp do bazy danych Respons lub korzystanie z API może wymagać uzgodnienia z ZETO Software, szczególnie jeśli umowa serwisowa producenta reguluje dostęp zewnętrznych systemów do bazy. Eksporty plików generowane przez urzędnika z poziomu systemu nie wymagają zgody producenta. Zakres uzgodnień sprawdzamy razem z urzędem przed wdrożeniem.
Czy asystent może samodzielnie zamykać sprawy lub wysyłać odpowiedzi do mieszkańców?
Nie. Asystent przygotowuje projekty pism, zestawienia i propozycje dalszego postępowania, ale każdą czynność w systemie Respons i każdą wysyłkę przez Publico wykonuje i zatwierdza urzędnik. Automatyczne działanie bez zatwierdzenia człowieka nie jest możliwe.
Jak asystent radzi sobie z terminami KPA, które są obliczane indywidualnie dla każdej sprawy?
Asystent odczytuje daty wszczęcia spraw i oznaczenia terminów z rejestru Respons. Może wskazać sprawy zbliżające się do ustawowego terminu oraz te, które go przekroczyły, i zestawić je dla urzędnika lub kierownika. Obliczenia i ocena, czy termin jest zachowany w konkretnym przypadku, należą do urzędnika: asystent dostarcza przegląd, nie decyzję.
Czy asystent działa tylko z Respons i Publico, czy może korzystać też z innych systemów urzędu?
Asystent może być połączony z kilkoma systemami jednocześnie. Respons i Publico to punkt startowy, ale obok nich można podłączyć system EZD, finanse, ewidencję ludności czy inne programy używane przez urząd. W codziennej pracy można zadać jedno pytanie, które łączy dane z kilku podłączonych programów. Zakres integracji ustala się indywidualnie z każdym urzędem.
Inne integracje: pozostałe programy
Sprawdźmy to na Waszym urzędzie
Na bezpłatnym audycie pokażemy, jakie dane da się wyciągnąć z Respons i Publico i od którego procesu zacząć, żeby zespół szybko poczuł różnicę.
Umówcie bezpłatny audyt →