Integracja AI: eSesja i eSesja.tv
Podłączamy eSesja do asystenta AI: materiały sesyjne, wyniki głosowań imiennych i archiwum wideo eSesja.tv stają się bazą wiedzy, którą można przeszukać jednym pytaniem. Biuro rady i sekretarz przestają tracić czas na ręczne przeglądanie protokołów i rejestrów uchwał z kolejnych kadencji.
Jak się łączymy: eSesja nie publikuje powszechnie dostępnej dokumentacji API. Podłączamy się do danych tam, gdzie są dostępne: pliki materiałów sesyjnych i protokołów pobieramy z katalogu BIP lub z bezpośredniego eksportu z systemu, a metadane nagrań eSesja.tv czytamy z BIP w postaci pliku XML lub listy nagrań.
Czego potrzebujemy: Eksport lub dostęp do plików materiałów sesyjnych, protokołów i rejestru uchwał z systemu eSesja.
Czego asystent nie robi: Asystent nie oddaje głosu w imieniu radnego, nie modyfikuje wyników głosowań ani nie zmienia treści protokołów w systemie eSesja.
Co podłączamy
Materiały sesyjne
CzytamyProjekty uchwał, druki i załączniki PDF przekazywane radnym przed posiedzeniem
AsystentPrzeszukuje treść dokumentów po słowie kluczowym, numerze druku lub temacie; wskazuje właściwy plik bez przeglądania dziesiątek zakładek
Głosowania imienne
CzytamyTabele wyników z każdego głosowania: imię i nazwisko radnego, oddany głos (za, przeciw, wstrzymał się, nieobecny)
AsystentZestawia statystyki głosowań, wskazuje kto jak głosował nad konkretną uchwałą i liczy nieobecności w wybranym okresie
Protokoły posiedzeń
CzytamyPełna treść protokołów z kolejnych sesji danej kadencji
AsystentWyszukuje, kiedy i w jakim kontekście omawiany był dany temat lub projekt; cytuje właściwy fragment z numerem sesji i datą
Archiwum eSesja.tv
CzytamyMetadane nagrań w BIP: tytuły, daty, punkty porządku obrad przypisane do nagrania
AsystentWskazuje nagranie z danej sesji i, jeśli system udostępnia znaczniki czasowe, przedział, w którym omawiano wskazany punkt porządku
Rejestr uchwał
CzytamyNumery, tytuły, daty podjęcia i daty wejścia w życie uchwał rady
AsystentPrzeszukuje rejestr po słowie kluczowym lub zakresie dat; podaje numer i datę uchwały oraz sesję, na której ją podjęto
Porządek obrad i terminy sesji
CzytamyHarmonogram planowanych posiedzeń i porządek obrad kolejnych sesji
AsystentOdpowiada na pytania o terminy, zestawia tematy planowane na najbliższą sesję i przypomina o upływających terminach między sesjami
O co pytają urzędnicy w praktyce
- Jak głosowali radni nad uchwałą budżetową na sesji grudniowej?
- Kiedy rada omawiała zmianę planu miejscowego dla rejonu przy ulicy Lipowej?
- Ile sesji zwyczajnych i nadzwyczajnych odbyło się w tej kadencji?
- Pokaż wszystkie głosowania, w których radny Kowalski był nieobecny.
- Znajdź protokół z sesji, na której dyskutowano o podwyżce stawek za odbiór odpadów.
- W którym nagraniu na eSesja.tv jest dyskusja o budżecie obywatelskim?
Co się zmienia
Sekretarz rady i pracownicy biura rady przestają przeglądać kilkadziesiąt plików PDF, by znaleźć uchwałę sprzed dwóch kadencji lub sprawdzić, kto jak głosował nad konkretnym punktem. Jedno pytanie do asystenta daje odpowiedź z dokładnym odniesieniem do dokumentu i numeru sesji. Przygotowanie materiałów na pytania interpelacyjne, zestawień dla organów kontrolnych i wyciągów z rejestru uchwał zajmuje minuty, nie godziny.
O programie
eSesja to system do elektronicznej obsługi posiedzeń organu stanowiącego: rady gminy, rady powiatu i rady miasta. Obsługuje przesyłanie materiałów sesyjnych na urządzenia radnych, przeprowadza głosowania imienne z automatyczną rejestracją stanowisk i generuje wyniki głosowań w formie gotowej do protokołu.
eSesja.tv to moduł transmisji i archiwum wideo sesji. Nagrania trafiają do BIP, gdzie są publicznie dostępne dla mieszkańców, mediów i organów kontrolnych. Z systemu korzystają rady gmin i miast, między innymi dzielnice Warszawy, które prowadzą transmisje posiedzeń i publikują archiwum nagrań jako element jawności prac rady.
Gdzie to działa najlepiej
Radny pyta sekretarza, czy na poprzedniej kadencji była uchwała o przystąpieniu do sporządzenia planu miejscowego dla konkretnej miejscowości. Sekretarz ma kilka minut przed posiedzeniem i kilkadziesiąt protokołów do przejrzenia.
Asystent przeszukuje rejestr uchwał i protokoły z całej poprzedniej kadencji i w kilkanaście sekund podaje numer uchwały, datę sesji oraz wynik głosowania.
RIO żąda zestawienia wszystkich uchwał budżetowych z bieżącej kadencji wraz z wynikami głosowań imiennych. Dane są rozproszone po kilkudziesięciu protokołach i plikach eksportu z systemu.
Asystent zbiera zestawienie z materiałów sesyjnych i protokołów, sekretarz sprawdza tabelę i dołącza ją gotową do pisma dla RIO.
Dziennikarz pyta o wszystkie głosowania, w których rada omawiała temat transportu publicznego w ciągu ostatnich dwóch lat.
Asystent przeszukuje protokoły i materiały sesyjne, wskazuje daty i numery sesji, a pracownik referatu przekazuje dziennikarzowi konkretne odniesienia z archiwum.
Jak się łączymy
eSesja nie publikuje powszechnie dostępnej dokumentacji API. Podłączamy się do danych tam, gdzie są dostępne: pliki materiałów sesyjnych i protokołów pobieramy z katalogu BIP lub z bezpośredniego eksportu z systemu, a metadane nagrań eSesja.tv czytamy z BIP w postaci pliku XML lub listy nagrań. Gdy producent udostępni API albo dostęp do bazy, podłączamy się na koncie technicznym z uprawnieniami tylko do odczytu.
Zakres integracji zależy od tego, co producent i urząd udostępnią. Pełne przeszukiwanie protokołów i materiałów wymaga dostępu do plików lub bazy. W wersji podstawowej pracujemy na eksportowanych plikach PDF i XML, które urząd wgrywa do portalu ręcznie lub cyklicznie przez skrypt. Zapis do eSesja odbywa się wyłącznie po zatwierdzeniu przez pracownika urzędu.
Portal z plikami, bazami i historią rozmów stoi na serwerze urzędu. Do modelu AI trafia polecenie i fragmenty potrzebne do odpowiedzi, bez trenowania cudzych modeli na danych mieszkańców.
Czego potrzebujemy od Was
- Eksport lub dostęp do plików materiałów sesyjnych, protokołów i rejestru uchwał z systemu eSesja.
- Plik XML lub lista nagrań z BIP dla modułu eSesja.tv, jeśli mają być przeszukiwane metadane wideo.
- Dane logowania do konta technicznego z uprawnieniem tylko do odczytu, jeśli producent udostępni API lub bezpośredni dostęp do bazy danych.
- Uzgodnienie z producentem eSesja warunków dostępu, gdy integracja wykracza poza materiały opublikowane publicznie w BIP.
- Dostęp do serwera i katalogu portalu urzędAI na serwerze urzędu, gdzie przechowywane są wgrane pliki i wyniki pracy asystenta.
Czego asystent nie robi
- Asystent nie oddaje głosu w imieniu radnego, nie modyfikuje wyników głosowań ani nie zmienia treści protokołów w systemie eSesja.
- Interpretacja uchwał jako rozstrzygnięć administracyjnych i prawnych leży po stronie radcy prawnego urzędu, nie asystenta.
- Asystent nie loguje się do panelu radnego ani sekretarza w systemie eSesja i nie wykonuje żadnych czynności w interfejsie systemu.
- Treści transmisji wideo nie są automatycznie analizowane: asystent pracuje na metadanych i tekstowych materiałach sesyjnych dostępnych z BIP lub eksportu z systemu.
Pytania o integrację z eSesja i eSesja.tv
Gdzie przechowywane są materiały sesyjne pobrane do asystenta?
Pliki i dane pobrane z eSesja trafiają na serwer urzędu, gdzie stoi portal urzędAI. Do modelu AI trafia polecenie i fragmenty potrzebne do odpowiedzi na zadane pytanie. Urząd decyduje, które pliki i rejestry udostępnia asystentowi, i może ten zakres w każdej chwili zmienić.
Czy potrzebna jest zgoda producenta eSesja na integrację?
To zależy od sposobu podłączenia. Gdy asystent korzysta wyłącznie z materiałów opublikowanych przez urząd w BIP, żadna dodatkowa zgoda nie jest wymagana. Gdy integracja wymaga dostępu do bazy danych eSesja lub prywatnego API systemu, konieczne jest uzgodnienie z producentem warunków takiego dostępu i ewentualne zawarcie stosownej umowy po stronie urzędu.
Czy asystent może pomylić wyniki głosowań?
Asystent odczytuje dane z plików lub bazy eSesja i nie przelicza ich samodzielnie. Wynik głosowania pochodzi z dokumentu źródłowego: protokołu lub eksportu z systemu. Gdy dane są niekompletne lub plik jest nieczytelny, asystent informuje o tym wprost, zamiast podawać niepewny wynik. Każdy wynik warto zweryfikować w oryginale przed dalszym użyciem.
Czy asystent przeszukuje dane z poprzednich kadencji?
Tak, jeśli materiały z poprzednich kadencji zostały wgrane do portalu lub są dostępne w BIP. Im pełniejsze archiwum, tym szerszy zakres pytań historycznych. Urząd decyduje, z których kadencji dane mają być dostępne, i może to ustawić przy wdrożeniu lub zmienić w każdej chwili.
Czy asystent śledzi przebieg sesji na żywo?
Nie. Asystent pracuje na zarchiwizowanych materiałach i protokołach: na dokumentach przekazanych do portalu przed sesją lub po jej zakończeniu. Transmisja na żywo z eSesja.tv nie jest analizowana w czasie rzeczywistym. Wyniki głosowań z bieżącej sesji są dostępne dla asystenta dopiero po ich zapisaniu i eksportowaniu z systemu.
Inne integracje: bip, informacja publiczna i strona www
Sprawdźmy to na Waszym urzędzie
Na bezpłatnym audycie pokażemy, jakie dane da się wyciągnąć z eSesja i eSesja.tv i od którego procesu zacząć, żeby zespół szybko poczuł różnicę.
Umówcie bezpłatny audyt →