Integracja AI: SIDAS BIP
Podłączamy asystenta AI do SIDAS BIP firmy Madkom SA, systemu do prowadzenia Biuletynu Informacji Publicznej. Zespół urzędu otrzymuje odpowiedzi na pytania o stan publikacji uchwał, zarządzeń i oświadczeń majątkowych, bez ręcznego przeszukiwania BIP.
Jak się łączymy: SIDAS BIP jest produktem firmy Madkom SA. Sposób integracji zależy od wersji systemu wdrożonej w urzędzie oraz od warunków umowy licencyjnej: możliwy jest odczyt z bazy danych na koncie technicznym z uprawnieniami do odczytu, dostęp przez API producenta lub praca na plikach eksportu.
Czego potrzebujemy: Dostęp do bazy danych SIDAS BIP na koncie technicznym z uprawnieniami do odczytu lub dostęp do plików eksportu albo API producenta.
Czego asystent nie robi: Asystent nie publikuje, nie zmienia ani nie usuwa dokumentów w BIP: każdą zmianę wprowadza urzędnik w systemie SIDAS BIP.
Co podłączamy
Uchwały
Czytamyopublikowane uchwały rady gminy lub rady miasta z numerami, datami i treścią
Asystentodpowiada, czy uchwała jest już w BIP, zestawia uchwały za wskazany okres, wyszukuje według numeru lub tematu
Zarządzenia organu wykonawczego
Czytamyzarządzenia burmistrza, wójta lub prezydenta z datami i treścią
Asystentwyszukuje zarządzenia według daty, numeru lub tematu, zestawia wykaz za wybrany miesiąc lub rok
Rejestr zmian
Czytamyhistoria zmian i aktualizacji dokumentów zapisana w systemie
Asystentpokazuje, kiedy dany dokument był zmieniany, wskazuje, która wersja jest aktualna
Oświadczenia majątkowe
Czytamywykaz opublikowanych oświadczeń majątkowych z datami złożenia i danymi osób zobowiązanych
Asystentsprawdza, które oświadczenia są już w BIP, wskazuje brakujące pozycje wobec listy osób zobowiązanych
Stan kompletności BIP
Czytamyzestawienie dat publikacji i kategorii dokumentów
Asystentinformuje o lukach w BIP za wskazany okres, pomaga przygotować listę zaległości do uzupełnienia przez pracownika
O co pytają urzędnicy w praktyce
- Czy uchwała z ostatniej sesji rady jest już opublikowana w BIP?
- Jakie zarządzenia burmistrza wyszły w październiku?
- Których oświadczeń majątkowych radnych jeszcze nie ma w BIP?
- Pokaż wszystkie uchwały dotyczące budżetu z bieżącego roku.
- Kiedy ostatnio zmieniano treść uchwały nr XII/89/2026?
- Ile zarządzeń opublikowano od początku roku i jakie mają numery?
Co się zmienia
Urzędnicy i kierownicy referatów przestają tracić czas na ręczne przeszukiwanie BIP przed sesjami, kontrolami i na zapytania dziennikarzy lub mieszkańców. Asystent w kilka sekund odpowiada, czy dany dokument jest opublikowany, pokazuje jego treść i historię zmian. Obsługa zapytań o stan BIP, która zajmowała kilkanaście minut, sprowadza się do jednego pytania. Sekretarz lub pracownik biura rady może w ciągu chwili zestawić wykaz uchwał z całego roku albo sprawdzić, komu brakuje oświadczenia majątkowego.
O programie
SIDAS BIP to system informatyczny firmy Madkom SA przeznaczony do prowadzenia Biuletynu Informacji Publicznej. Służy wypełnieniu ustawowego obowiązku publikacji dokumentów, wynikającego z ustawy o dostępie do informacji publicznej i rozporządzenia MSWiA. Korzystają z niego urzędy gmin, miast i starostwa powiatowe.
System obsługuje publikację uchwał organów stanowiących i zarządzeń organów wykonawczych, prowadzenie rejestru zmian dokumentów oraz zamieszczanie oświadczeń majątkowych osób pełniących funkcje publiczne. Zapewnia strukturę BIP zgodną z wymogami prawnymi oraz historię zmian każdego dokumentu.
Gdzie to działa najlepiej
Przed sesją rady sekretarz sprawdza, czy uchwały z poprzedniego posiedzenia są już w BIP. Do tej pory otwierał system i przeglądał każdą pozycję ręcznie.
Asystent w kilka sekund zwraca listę uchwał z ostatniej sesji z informacją, które są opublikowane, a które jeszcze nie.
Pracownik dostaje pytanie od dziennikarza o zarządzenia starosty z ostatniego kwartału i musi zestawić wykaz z datami i tytułami na potrzeby odpowiedzi na wniosek o informację publiczną.
Asystent przeszukuje BIP i przygotowuje gotowy wykaz zarządzeń za wskazany okres.
Zbliża się termin złożenia oświadczeń majątkowych. Pracownik biura musi ustalić, kto już opublikował oświadczenie, a kto nie, żeby wysłać przypomnienia.
Asystent porównuje wykaz osób zobowiązanych z listą opublikowanych oświadczeń i wskazuje brakujące pozycje.
Jak się łączymy
SIDAS BIP jest produktem firmy Madkom SA. Sposób integracji zależy od wersji systemu wdrożonej w urzędzie oraz od warunków umowy licencyjnej: możliwy jest odczyt z bazy danych na koncie technicznym z uprawnieniami do odczytu, dostęp przez API producenta lub praca na plikach eksportu. Zakres i warunki dostępu ustalamy z urzędem przed wdrożeniem.
Gdy bezpośredni dostęp do bazy lub API nie jest możliwy bez dodatkowych uzgodnień z Madkom SA, asystent pracuje na plikach eksportu przygotowanych przez pracownika urzędu. W każdym przypadku asystent odczytuje dane i odpowiada na pytania, nie zapisuje niczego do systemu.
Portal z plikami, bazami i historią rozmów stoi na serwerze urzędu. Do modelu AI trafia polecenie i fragmenty potrzebne do odpowiedzi, bez trenowania cudzych modeli na danych mieszkańców.
Czego potrzebujemy od Was
- Dostęp do bazy danych SIDAS BIP na koncie technicznym z uprawnieniami do odczytu lub dostęp do plików eksportu albo API producenta.
- Ustalenie z Madkom SA lub dostawcą systemu, czy integracja przez bazę lub API jest dozwolona w ramach umowy licencyjnej.
- Wykaz kategorii dokumentów i zakres danych BIP, które urząd chce objąć integracją.
- Kontakt z osobą technicznie odpowiedzialną za system w urzędzie lub u opiekuna wdrożenia.
Czego asystent nie robi
- Asystent nie publikuje, nie zmienia ani nie usuwa dokumentów w BIP: każdą zmianę wprowadza urzędnik w systemie SIDAS BIP.
- Asystent nie ocenia zgodności treści uchwały lub zarządzenia z prawem ani nie wydaje opinii prawnych o dokumentach.
- Asystent nie odpowiada za kompletność BIP: jeżeli dokument nie został wcześniej wprowadzony do systemu przez pracownika, asystent go nie znajdzie.
- Asystent nie zastępuje dostępu do SIDAS BIP ani nie działa jako panel administracyjny systemu.
Pytania o integrację z SIDAS BIP
Czy dane z BIP są bezpieczne podczas integracji?
Portal urzędAI z plikami i historią rozmów stoi na serwerze klienta. Do modelu AI trafia polecenie i fragmenty danych niezbędne do udzielenia odpowiedzi na konkretne pytanie. Model nie jest trenowany na danych urzędu. Dane BIP są z definicji publiczne: urząd sam decyduje, z jakich kategorii dokumentów asystent korzysta i w jakim zakresie.
Czy potrzebna jest zgoda Madkom SA na integrację z SIDAS BIP?
To zależy od warunków umowy licencyjnej i wybranej metody dostępu. Jeżeli integracja opiera się na odczycie z bazy danych lub przez API producenta, sprawdzamy z urzędem, czy umowa na to pozwala lub czy potrzebna jest dodatkowa zgoda Madkom SA. Gdy urząd nie ma takiej możliwości, pracujemy na plikach eksportu, co nie wymaga dodatkowych uzgodnień z producentem.
Jakie dane z SIDAS BIP czyta asystent?
Asystent odczytuje dokumenty już opublikowane w BIP: uchwały, zarządzenia, oświadczenia majątkowe i rejestr zmian. Nie ma dostępu do wersji roboczych, dokumentów wycofanych ani do danych konfiguracyjnych systemu. Zakres odczytu ustalamy z urzędem przed wdrożeniem.
Co się stanie, jeżeli szukanego dokumentu jeszcze nie ma w BIP?
Asystent odpowie, że nie znalazł dokumentu w dostępnych danych i wskaże, do jakiego okresu lub kategorii sięga jego dostęp. Nie opublikuje dokumentu samodzielnie i nie uzupełni BIP: to zadanie urzędnika w systemie SIDAS BIP.
Czy asystent może samodzielnie publikować dokumenty w BIP?
Nie. Integracja opiera się wyłącznie na odczycie: asystent odpowiada na pytania o to, co jest już opublikowane. Każda nowa publikacja, zmiana lub usunięcie dokumentu w SIDAS BIP wymaga działania urzędnika w systemie. Asystent może przygotować listę dokumentów do opublikowania, a urzędnik zatwierdza i wykonuje tę czynność.
Inne integracje: bip, informacja publiczna i strona www
Sprawdźmy to na Waszym urzędzie
Na bezpłatnym audycie pokażemy, jakie dane da się wyciągnąć z SIDAS BIP i od którego procesu zacząć, żeby zespół szybko poczuł różnicę.
Umówcie bezpłatny audyt →