Integracja AI: EZD PROTON
Podłączamy asystenta AI do EZD PROTON i dajemy zespołowi urzędu szybki wgląd w sprawy, terminy i korespondencję bez przełączania między zakładkami. Urzędnicy pytają naturalnym językiem, a asystent przeszukuje rejestr przesyłek, zestawia dekretacje i wskazuje sprawy czekające na reakcję.
Jak się łączymy: EZD PROTON należy do pakietu eUrząd Symfonia Public. Zakres dostępnych interfejsów technicznych, w tym API i możliwość odczytu z bazy danych, zależy od wersji wdrożonej w urzędzie oraz od warunków umowy z producentem.
Czego potrzebujemy: Dostęp do bazy danych EZD PROTON na koncie technicznym z uprawnieniami do odczytu albo zgoda producenta na udostępnienie API.
Czego asystent nie robi: Asystent nie wydaje decyzji administracyjnych ani nie podpisuje żadnych pism. Każdy projekt wymaga zatwierdzenia przez urzędnika.
Co podłączamy
Rejestr przesyłek
CzytamyNumer, data wpływu, nadawca, rodzaj przesyłki, status doręczenia
AsystentAsystent wyszukuje przesyłki według nadawcy, daty albo numeru sprawy i zestawia korespondencję z wybranego okresu.
Sprawy i ich statusy
CzytamyNumer sprawy, tytuł, status, referat, prowadzący, daty wszczęcia i terminu załatwienia
AsystentAsystent podaje listę spraw otwartych w referacie, wskazuje sprawy po terminie i grupuje według statusu lub prowadzącego.
Terminy i dekretacje
CzytamyDekretacje z przypisaniem do pracownika, termin załatwienia wynikający z KPA lub przepisów szczególnych
AsystentAsystent przypomina o zbliżających się terminach i wypisuje sprawy oczekujące na akceptację konkretnego pracownika.
Korespondencja z ePUAP
CzytamyPisma wpływające i wychodzące przez ePUAP, numery UPO, daty wysłania i odbioru
AsystentAsystent zestawia korespondencję elektroniczną z wybranego okresu i wskazuje pisma bez odpowiedzi w ustawowym terminie.
Projekty pism i decyzji
CzytamyTreść sprawy, dane stron postępowania, wskazana podstawa prawna
AsystentAsystent przygotowuje projekt pisma lub decyzji administracyjnej do przejrzenia i zatwierdzenia przez urzędnika.
Raporty dla kierownika referatu
CzytamyLiczba spraw wpływających i zakończonych w referacie w wybranym okresie
AsystentAsystent liczy sprawy według referatu, okresu i rodzaju i przygotowuje zestawienie liczbowe bez ręcznego filtrowania.
O co pytają urzędnicy w praktyce
- Które sprawy w EZD PROTON czekają na moją akceptację?
- Pokaż korespondencję z ePUAP z ostatnich 7 dni.
- Ile spraw założono w referacie inwestycji w tym roku?
- Które sprawy są po terminie KPA i kto je prowadzi?
- Przygotuj projekt odpowiedzi na pismo z dnia 10.11.2026 w sprawie nr INW.6220.5.2026.
- Zestawienie liczby spraw wpływających do urzędu w każdym miesiącu tego roku.
Co się zmienia
Urzędnik nie musi przeklikiwać się przez filtry w EZD PROTON, żeby sprawdzić, co na niego czeka. Pyta asystenta jak współpracownika i w kilka sekund dostaje listę spraw do akceptacji, pism bez odpowiedzi albo terminów na ten tydzień. Kierownik referatu widzi stan pracy bez ręcznego liczenia i może szybko zareagować na zaległości. Projekty pism przygotowane przez asystenta skracają czas pisania, a urzędnik skupia się na merytoryce i zatwierdzeniu.
O programie
EZD PROTON to system elektronicznego zarządzania dokumentacją z pakietu eUrząd Symfonia Public, produkowany przez Symfonia Public (dawniej Nefeni). Obsługuje pełny cykl dokumentu w urzędzie: przyjęcie przesyłki, dekretację, prowadzenie sprawy, terminarz i archiwizację, zgodnie z wymogami instrukcji kancelaryjnej i JRWA.
Z EZD PROTON pracują urzędy jednostek samorządu terytorialnego: gminy, miasta i starostwa powiatowe. Program integruje się z ePUAP, obsługuje korespondencję tradycyjną i elektroniczną oraz prowadzi rejestr spraw według jednolitego rzeczowego wykazu akt. Dane o sprawach, terminach i dekretacjach są podstawą, z której korzysta asystent.
Gdzie to działa najlepiej
Sekretarz przed posiedzeniem komisji potrzebuje zestawienia otwartych spraw inwestycyjnych z terminami i osobami prowadzącymi. EZD PROTON ma setki pozycji, a ręczne przejrzenie zajmuje godzinę.
Asystent przygotowuje zestawienie w minutę na podstawie danych z rejestru spraw.
Referendarz musi odpowiedzieć na pismo z ePUAP, ale podobne sprawy prowadzi kilka osób i nie wiadomo, czy na identyczne pytanie już kiedyś udzielono odpowiedzi.
Asystent przeszukuje korespondencję i wskazuje wcześniejsze pismo jako podstawę do przygotowania projektu odpowiedzi.
Kancelaria obsługuje kilkadziesiąt pism dziennie i zdarza się, że dekretacja zostaje bez reakcji, bo pracownik nie widzi powiadomienia w systemie.
Asystent codziennie zestawia sprawy po terminie i udostępnia zestawienie kierownikom referatów do wglądu.
Jak się łączymy
EZD PROTON należy do pakietu eUrząd Symfonia Public. Zakres dostępnych interfejsów technicznych, w tym API i możliwość odczytu z bazy danych, zależy od wersji wdrożonej w urzędzie oraz od warunków umowy z producentem. Przed podłączeniem asystenta sprawdzamy wspólnie, jakie możliwości daje posiadana licencja i czy potrzebna jest zgoda lub dodatkowy moduł od Symfonii Public.
Gdy interfejs programistyczny nie jest dostępny, podłączamy asystenta do eksportów danych z systemu, takich jak pliki XML lub CSV ładowane cyklicznie na serwer urzędu. Asystent pracuje na odczycie, a każde działanie wymagające zapisu do systemu wykonuje urzędnik po zatwierdzeniu propozycji przygotowanej przez asystenta.
Portal z plikami, bazami i historią rozmów stoi na serwerze urzędu. Do modelu AI trafia polecenie i fragmenty potrzebne do odpowiedzi, bez trenowania cudzych modeli na danych mieszkańców.
Czego potrzebujemy od Was
- Dostęp do bazy danych EZD PROTON na koncie technicznym z uprawnieniami do odczytu albo zgoda producenta na udostępnienie API.
- Serwer urzędu lub jednostki z zainstalowanym portalem urzędAI.
- Ustalenie zakresu danych do odczytu: które rejestry, referaty i typy spraw ma obsługiwać asystent.
- Wyznaczenie osoby kontaktowej po stronie urzędu do konfiguracji i testów.
- W przypadku braku API: harmonogram cyklicznych eksportów danych z EZD PROTON do folderu na serwerze urzędu.
Czego asystent nie robi
- Asystent nie wydaje decyzji administracyjnych ani nie podpisuje żadnych pism. Każdy projekt wymaga zatwierdzenia przez urzędnika.
- Asystent nie wysyła korespondencji do stron postępowania ani przez ePUAP bez potwierdzenia człowieka.
- Asystent nie modyfikuje danych w EZD PROTON i nie zmienia statusów spraw w systemie.
- Asystent nie zastępuje instrukcji kancelaryjnej ani systemu kontroli zarządczej. Odpowiada na pytania i przygotowuje projekty.
Pytania o integrację z tym systemem
Czy asystent może sam zmieniać statusy spraw w EZD PROTON?
Nie. Asystent pracuje wyłącznie na odczycie danych: przegląda rejestr, zestawia sprawy i przygotowuje projekty pism. Każdą zmianę w systemie wykonuje urzędnik samodzielnie po zatwierdzeniu propozycji. Zapis do EZD PROTON wymaga osobnej decyzji i działania człowieka.
Jak chronione są dane urzędu?
Portal urzędAI stoi na serwerze klienta. Do modelu AI trafia treść pytania i fragmenty danych potrzebne do udzielenia odpowiedzi, model nie jest trenowany na danych urzędu. Szczegóły dotyczące przepływu danych i zastosowanych zabezpieczeń omawiamy przy audycie przed podłączeniem.
Czy potrzebna jest zgoda Symfonii Public na podłączenie asystenta?
Zakres dostępnych interfejsów i warunki ich udostępnienia zależą od wersji EZD PROTON oraz umowy z producentem. Przed wdrożeniem sprawdzamy wspólnie, czy posiadana licencja pozwala na odczyt danych przez konto techniczne albo API i czy producent wymaga dodatkowej zgody lub modułu. Gdy interfejsy nie są dostępne, pracujemy na eksportach danych.
Ile czasu zajmuje podłączenie?
Czas zależy od sposobu dostępu do EZD PROTON w danym urzędzie. Przy dostępie do bazy lub API konfiguracja trwa od kilku dni do dwóch tygodni. Gdy pracujemy na eksportach, dochodzi czas ustalenia harmonogramu z zespołem IT. Każde wdrożenie zaczynamy od bezpłatnego audytu.
Czy asystent zastępuje szkolenie pracowników z EZD PROTON?
Nie. Asystent jest narzędziem pracy obok EZD PROTON, nie zamiast niego. Urzędnicy nadal pracują w systemie, a asystent pomaga szybciej znajdować informacje i przygotowywać pisma. Znajomość EZD PROTON przez pracowników ułatwia korzystanie z asystenta, bo pytania można formułować używając nazw i oznaczeń ze systemu.
Inne integracje: obieg dokumentów i ezd
Sprawdźmy to na Waszym urzędzie
Na bezpłatnym audycie pokażemy, jakie dane da się wyciągnąć z Waszego systemu i od którego procesu zacząć, żeby zespół szybko poczuł różnicę.
Umówcie bezpłatny audyt →