Integracja AI: EZD RP
Podłączamy asystenta AI do EZD RP: czyta rejestr przesyłek, sprawy w teczkach JRWA i dekretacje, pilnuje terminów KPA i wskazuje sprawy bez dekretacji. Referenci i kierownicy referatów zamiast ręcznie przeglądać kolejkę dostają listę spraw wymagających działania i gotowe projekty pism.
Jak się łączymy: EZD RP nie udostępnia publicznego API dla integratorów zewnętrznych. Asystent łączy się z systemem przez bezpośredni odczyt bazy danych EZD RP na osobnym koncie technicznym z uprawnieniami wyłącznie do odczytu.
Czego potrzebujemy: Dostęp do bazy danych EZD RP z uprawnieniami SELECT dla konta technicznego, lub eksporty danych w formacie XML albo CSV generowane z EZD RP.
Czego asystent nie robi: Asystent nie wydaje decyzji administracyjnych ani nie podpisuje pism.
Co podłączamy
Rejestr przesyłek wpływających
Czytamydaty wpływu, nadawca, rodzaj pisma, numer rejestru, status dekretacji
Asystentwskazuje pisma bez dekretacji lub bez przyjęcia dekretacji, sortuje według priorytetu i szacowanego terminu odpowiedzi
Sprawy w teczkach JRWA
Czytamynumery spraw, symbole JRWA, daty wszczęcia, terminy, osoby prowadzące
Asystentwykrywa sprawy z przekroczonym lub bliskim terminem KPA, proponuje symbol JRWA dla nowych pism, wskazuje sprawy bez wpisu do metryki
Dekretacje
Czytamyhistoria dekretacji, osoby dekretujące i przyjmujące, daty przekazania i przyjęcia
Asystentwskazuje pisma czekające na przyjęcie dekretacji dłużej niż ustalony próg, raportuje obciążenie poszczególnych referentów
Rejestr przesyłek wychodzących
Czytamywysłane pisma, daty, adresaci, powiązane numery spraw
Asystentsprawdza, czy na pisma wpływające w danej sprawie wysłano odpowiedź w terminie, wskazuje sprawy bez odpowiedzi wychodzącej
Metryki spraw
Czytamywpisy w metryce, daty czynności, osoby wykonujące
Asystentsprawdza, czy metryka jest na bieżąco prowadzona, przypomina o brakujących wpisach po czynnościach procesowych
Terminy KPA
Czytamydaty wszczęcia spraw, ustawowe terminy według rodzaju sprawy i trybu postępowania
Asystentliczy pozostałe dni, generuje tygodniową listę spraw wymagających działania, proponuje tekst pisma przedłużającego termin z podstawą prawną z KPA
O co pytają urzędnicy w praktyce
- Które sprawy w moim referacie przekraczają termin z KPA w tym tygodniu?
- Ile pism wpłynęło w październiku i do kogo zostały zadekretowane?
- Pokaż sprawy bez dekretacji starsze niż 3 dni.
- Mam pismo w sprawie zezwolenia na budowę: jakie JRWA, jaki termin KPA?
- Przygotuj projekt pisma przedłużającego termin rozpatrzenia sprawy nr X z podstawą prawną z KPA.
- Ile spraw w wydziale jest bez wpisu do metryki od ponad tygodnia?
Co się zmienia
Referent uruchamia asystenta rano i od razu widzi listę spraw wymagających dziś uwagi: przekroczone terminy, pisma bez dekretacji, sprawy bez wpisu do metryki. Kierownik referatu zamiast ręcznie przeglądać kolejkę dostaje tygodniowy przegląd obciążeń i zaległości. Sekretarz urzędu może w kilka minut sprawdzić, czy wszystkie wydziały prowadzą sprawy terminowo. Każdą czynność wykonuje urzędnik: asystent przygotowuje materiał do decyzji.
O programie
EZD RP to bezpłatny, rządowy system elektronicznego zarządzania dokumentacją, rozwijany przez NASK PIB na zlecenie Ministerstwa Cyfryzacji. Obejmuje rejestrację przesyłek wpływających i wychodzących, prowadzenie spraw w teczkach rzeczowego wykazu akt (JRWA), dekretację pism oraz ich akceptację przez przełożonych.
Z systemu korzystają gminy, urzędy miast, starostwa powiatowe oraz jednostki podległe JST: szkoły, przedszkola, żłobki i inne. Program wdrażany jest w ramach środków KPO; Ministerstwo Cyfryzacji i NASK PIB podają tysiące produkcyjnych wdrożeń w urzędach i jednostkach samorządowych w całej Polsce.
Gdzie to działa najlepiej
W ciągu tygodnia wpływa kilkadziesiąt pism; referent nie nadąża sprawdzać, które czekają na dekretację kierownika. Asystent co rano pokazuje listę pism bez dekretacji starszych niż 2 dni.
Żadne pismo nie leży bez dekretacji dłużej niż ustalony próg, kierownik widzi zaległości bez ręcznego przeglądania rejestru.
Kierownik wydziału chce co piątek wiedzieć, które spośród kilkuset otwartych spraw przekroczą termin KPA w następnym tygodniu, bez przeglądania każdej teczki z osobna.
Kierownik w kilka minut ma listę spraw wymagających działania lub pisma przedłużającego termin na przyszły tydzień.
Sekretariat prowadzi korespondencję w EZD RP; dyrektor potrzebuje raz w miesiącu zestawienia: ile pism wpłynęło, ile wysłano, ile spraw zamknięto, bez ręcznego zliczania wpisów.
Asystent generuje miesięczne zestawienie z rejestru EZD RP w kilka minut.
Jak się łączymy
EZD RP nie udostępnia publicznego API dla integratorów zewnętrznych. Asystent łączy się z systemem przez bezpośredni odczyt bazy danych EZD RP na osobnym koncie technicznym z uprawnieniami wyłącznie do odczytu. Portal AI instalowany jest na serwerze klienta i łączy się z bazą EZD RP w sieci urzędu.
Gdy bezpośredni dostęp do bazy nie jest możliwy ze względu na politykę bezpieczeństwa urzędu, pracujemy na eksportach: pliki XML lub CSV generowane z EZD RP i wgrywane do portalu w ustalonym cyklu. Zapis danych do EZD RP nie jest możliwy bez modułu lub API producenta: asystent przygotowuje zestawienia i projekty pism, a urzędnik sam wprowadza zatwierdzone dane do systemu.
Portal z plikami, bazami i historią rozmów stoi na serwerze urzędu. Do modelu AI trafia polecenie i fragmenty potrzebne do odpowiedzi, bez trenowania cudzych modeli na danych mieszkańców.
Czego potrzebujemy od Was
- Dostęp do bazy danych EZD RP z uprawnieniami SELECT dla konta technicznego, lub eksporty danych w formacie XML albo CSV generowane z EZD RP.
- Serwer lub maszyna wirtualna w sieci urzędu do instalacji portalu AI.
- Zgoda administratora IT urzędu na udostępnienie konta technicznego z dostępem do odczytu bazy EZD RP.
- Wykaz referatów, symboli JRWA i obowiązujących progów terminowych do konfiguracji asystenta.
- Osoba kontaktowa po stronie urzędu do testów i odbioru pierwszych scenariuszy pracy.
Czego asystent nie robi
- Asystent nie wydaje decyzji administracyjnych ani nie podpisuje pism.
- Asystent nie wysyła pism przez ePUAP, e-Doręczenia ani żadnym innym kanałem: wysyłkę zawsze inicjuje i zatwierdza urzędnik.
- Asystent nie wpisuje danych do EZD RP: nie zakłada spraw, nie dodaje dekretacji ani wpisów do metryki bezpośrednio w systemie.
- Asystent nie zastępuje oceny prawnej: proponuje symbol JRWA i wskazuje przepis KPA, decyzję co do kwalifikacji i terminów podejmuje urzędnik.
Pytania o integrację z tym systemem
Gdzie są przetwarzane dane ze spraw i pism?
Portal AI stoi na serwerze klienta, w sieci urzędu. Historia rozmów i pliki przechowywane są na serwerze klienta. Do modelu AI trafia polecenie urzędnika i tylko te fragmenty danych z EZD RP, które są potrzebne do odpowiedzi na konkretne pytanie. Dane klienta nie są wykorzystywane do trenowania modeli AI.
Czy potrzebna jest zgoda NASK PIB lub Ministerstwa Cyfryzacji na podłączenie asystenta AI?
EZD RP nie udostępnia publicznego API dla integratorów, więc nie ma formalnej ścieżki zgody producenta na tego rodzaju integrację. Łączymy się przez bazę danych lub eksporty, do czego wystarczy decyzja administratora IT urzędu o udostępnieniu konta technicznego z dostępem wyłącznie do odczytu. Urząd pozostaje właścicielem swoich danych i sam ustala zakres dostępu.
Czy asystent sam wpisuje dekretację albo wpis do metryki w EZD RP?
Nie. Asystent czyta dane z EZD RP i przygotowuje zestawienia oraz propozycje, ale żadnych wpisów sam nie wykonuje. Zapis do systemu zawsze robi urzędnik własnoręcznie po ocenie propozycji asystenta. Wynika to zarówno z braku interfejsu zapisu w EZD RP dla integratorów, jak i z zasady, że każdą czynność w prowadzonej sprawie zatwierdza człowiek.
Czy asystent potrafi proponować symbol JRWA dla nowego pisma?
Tak. Na podstawie treści pisma lub opisu sprawy asystent proponuje symbol z rzeczowego wykazu akt, wskazuje kategorię archiwalną i orientacyjny termin KPA dla danego rodzaju sprawy. Propozycję ocenia i wpisuje do systemu urzędnik prowadzący sprawę: ostateczna kwalifikacja należy do niego.
Czy asystent działa przy każdej wersji EZD RP?
Integracja opiera się na odczycie bazy danych lub eksportach XML i CSV generowanych przez EZD RP. Zakres dostępnych danych i struktura bazy mogą się różnić między wersjami systemu i konfiguracjami. Na etapie wdrożenia sprawdzamy dostępną strukturę konkretnej instalacji i dostosowujemy zapytania do wersji działającej w urzędzie.
Więcej w artykule: Jak połączyć AI z EZD RP, żeby pilnowało dekretacji, JRWA i terminów KPA? →
Inne integracje: obieg dokumentów i ezd
Sprawdźmy to na Waszym urzędzie
Na bezpłatnym audycie pokażemy, jakie dane da się wyciągnąć z Waszego systemu i od którego procesu zacząć, żeby zespół szybko poczuł różnicę.
Umówcie bezpłatny audyt →