Integracja AI: SIDAS EZD
Podłączamy się do SIDAS EZD firmy Madkom SA i dajemy Waszemu zespołowi asystenta, który odpowiada na pytania o sprawy, terminy i korespondencję wprost z rejestru systemu. Zamiast przeszukiwać kolejne ekrany, urzędnik zadaje pytanie po polsku i dostaje gotową odpowiedź, a każdą czynność zatwierdza przed wykonaniem.
Jak się łączymy: Łączymy się z SIDAS EZD przez bazę danych systemu na koncie technicznym z uprawnieniami do odczytu albo przez API lub moduł integracyjny udostępniony przez Madkom SA dla danego wdrożenia. W obu przypadkach asystent pobiera dane wyłącznie w trybie odczytu: nie modyfikuje rejestrów, spraw ani dokumentów bez zatwierdzenia przez urzędnika.
Czego potrzebujemy: Dostęp do bazy danych SIDAS EZD na koncie technicznym z uprawnieniami do odczytu wybranych tabel rejestru i spraw.
Czego asystent nie robi: Asystent nie wydaje decyzji administracyjnych ani nie podpisuje pism w imieniu urzędu: przygotowuje projekty do zatwierdzenia przez urzędnika.
Co podłączamy
Rejestr korespondencji
CzytamyWpisy rejestru: nadawca, data wpływu, numer, temat, status, przypisany referat.
AsystentAsystent wyszukuje pisma według nadawcy, daty albo fragmentu tematu i podaje aktualny status pisma w urzędzie.
Sprawy i terminy
CzytamyLista spraw prowadzonych w referatach z datami wszczęcia, terminami KPA i datami planowanych czynności.
AsystentAsystent wskazuje sprawy z upływającym lub przekroczonym terminem i zestawia zaległości w referacie.
Dekretacje
CzytamyHistoria dekretacji pisma: kto wydał, kiedy, do kogo skierowano.
AsystentAsystent odtwarza ścieżkę pisma w urzędzie i wskazuje, na którym stanowisku sprawa aktualnie leży.
Metadane dokumentów
CzytamyKlasyfikacja archiwalna, kategoria akt, data dokumentu, powiązane sprawy.
AsystentAsystent sprawdza kompletność metadanych i wskazuje dokumenty wymagające uzupełnienia klasyfikacji archiwalnej.
e-Doręczenia
CzytamyLiczba i status wiadomości e-Doręczeń zarejestrowanych w systemie za wybrany okres.
AsystentAsystent informuje o liczbie wpływów z danego dnia i wskazuje wiadomości, które nie mają jeszcze numeru w rejestrze.
Projekty pism
CzytamyDane sprawy, jej historia i powiązana podstawa prawna z systemu.
AsystentAsystent przygotowuje projekt pisma lub decyzji z podaniem podstawy prawnej, do sprawdzenia i podpisu przez urzędnika.
O co pytają urzędnicy w praktyce
- Jakie sprawy prowadzi referat podatków i które mają termin w tym tygodniu?
- Znajdź pismo od firmy Kowalski Usługi z ubiegłego miesiąca.
- Ile e-Doręczeń wpłynęło wczoraj i czy wszystkie mają numer w rejestrze?
- Które sprawy z wydziału budownictwa są po terminie KPA?
- Do kogo zadekretowano pismo znak AB.6740.15.2026 z 5 listopada?
- Przygotuj projekt odpowiedzi na wezwanie w sprawie OR.0012.3.2026 z podstawą prawną z KPA.
Co się zmienia
Wasze referaty przestają tracić czas na ręczne przeszukiwanie rejestrów. Pytanie o stan sprawy, termin albo treść pisma zajmuje kilka sekund, a asystent podaje odpowiedź na podstawie danych z SIDAS EZD. Projekty pism wychodzą z gotową podstawą prawną i wymagają tylko sprawdzenia i podpisu. Terminy KPA macie widoczne z wyprzedzeniem, więc zaległości nie zaskakują przed kolejną kontrolą. Każdą czynność zatwierdza urzędnik: asystent nie podpisuje i nie wysyła niczego samodzielnie.
O programie
SIDAS EZD to system elektronicznego zarządzania dokumentacją z pakietu SIDAS, opracowany przez Madkom SA z Gdyni. Obsługuje przyjmowanie, rejestrowanie, dekretowanie i archiwizowanie korespondencji oraz prowadzenie spraw administracyjnych zgodnie z instrukcją kancelaryjną i przepisami o e-Doręczeniach.
Z systemu korzystają urzędy jednostek samorządu terytorialnego i instytucje publiczne. Madkom podaje łącznie 1200 wdrożeń i 120 000 użytkowników systemów z pakietu SIDAS. SIDAS EZD integruje się z e-Doręczeniami i innymi modułami pakietu: obsługą spraw, obiegiem wewnętrznym i archiwum elektronicznym.
Gdzie to działa najlepiej
Sekretariat przyjmuje kilkadziesiąt pism dziennie i musi codziennie sprawdzać, które sprawy z KPA mają termin w bieżącym tygodniu. Asystent odpytuje SIDAS EZD i zestawia listę spraw z terminami bez ręcznego przeglądania rejestru.
Kierownik referatu każdego ranka dostaje gotowe zestawienie zaległości i terminów zamiast samodzielnie przeszukiwać system.
Referent chce sprawdzić, gdzie leży pismo od inwestora złożone trzy tygodnie temu i czy było dekretowane. Asystent odtwarza ścieżkę pisma z rejestru dekretacji bez potrzeby dzwonienia do kolejnych wydziałów.
Referent dostaje pełną historię dekretacji w kilka sekund i od razu wie, do kogo zadzwonić w sprawie pisma.
Pracownik sprawdza codziennie, ile wiadomości z e-Doręczeń wpłynęło i czy wszystkie zostały zarejestrowane w SIDAS EZD. Asystent porównuje stan skrzynki i rejestr oraz wskazuje braki.
Niezarejestrowane wiadomości są widoczne od razu, zanim minie termin na ich obsługę.
Jak się łączymy
Łączymy się z SIDAS EZD przez bazę danych systemu na koncie technicznym z uprawnieniami do odczytu albo przez API lub moduł integracyjny udostępniony przez Madkom SA dla danego wdrożenia. W obu przypadkach asystent pobiera dane wyłącznie w trybie odczytu: nie modyfikuje rejestrów, spraw ani dokumentów bez zatwierdzenia przez urzędnika.
Zapis nowej pozycji do rejestru albo aktualizacja sprawy w SIDAS EZD wymaga osobnego modułu integracyjnego lub uzgodnienia z Madkom SA dotyczącego zapisu przez API. Madkom nie publikuje dokumentacji publicznego API, dlatego zakres zapisu ustalamy z urzędem i producentem przed uruchomieniem. Jeśli takiej ścieżki nie ma, asystent pracuje na odczycie bazy, a urzędnik wprowadza zatwierdzone dane do systemu samodzielnie.
Portal z plikami, bazami i historią rozmów stoi na serwerze urzędu. Do modelu AI trafia polecenie i fragmenty potrzebne do odpowiedzi, bez trenowania cudzych modeli na danych mieszkańców.
Czego potrzebujemy od Was
- Dostęp do bazy danych SIDAS EZD na koncie technicznym z uprawnieniami do odczytu wybranych tabel rejestru i spraw.
- Dane logowania do instancji SIDAS EZD (wersja lokalna albo SIDAS Cloud) przekazane przez administratora IT urzędu.
- Informacja od Madkom SA o strukturze bazy lub dostępnym API, jeśli integracja ma obejmować zapis lub obsługę dekretacji.
- Serwer z portalem urzędAI zainstalowany w sieci urzędu i dostępny dla pracowników referatów.
- Wskazanie przez kierownictwo zakresu danych i referatów objętych integracją.
Czego asystent nie robi
- Asystent nie wydaje decyzji administracyjnych ani nie podpisuje pism w imieniu urzędu: przygotowuje projekty do zatwierdzenia przez urzędnika.
- Asystent nie wysyła korespondencji ani e-Doręczeń samodzielnie: każde wysłanie wymaga potwierdzenia przez pracownika.
- Asystent nie modyfikuje rejestrów, spraw ani dekretacji bezpośrednio w SIDAS EZD bez wyraźnego zatwierdzenia przez człowieka.
- Asystent nie zastępuje instrukcji kancelaryjnej ani systemu kontroli zarządczej urzędu.
Pytania o integrację z SIDAS EZD
Czy dane z SIDAS EZD trafiają do zewnętrznych serwerów albo są używane do trenowania modelu AI?
Portal urzędAI stoi na Waszym serwerze. Do modelu AI trafia polecenie urzędnika i fragmenty danych potrzebne do udzielenia odpowiedzi na konkretne pytanie. Dane z rejestru spraw i korespondencji nie są używane do trenowania cudzych modeli. Dokładny sposób przesyłania danych do modelu i jego lokalizację omawiamy podczas rozmowy wdrożeniowej.
Czy potrzebna jest zgoda Madkom SA na podłączenie asystenta do SIDAS EZD?
Odczyt przez bazę danych na koncie technicznym urzędu dotyczy Waszych danych i nie wymaga formalnej zgody producenta. Jeśli integracja ma obejmować zapis, dekretację przez API albo użycie oficjalnego interfejsu Madkom, konieczne jest uzgodnienie z producentem lub zawarcie umowy na moduł integracyjny. Zakres i warunki ustalamy razem przed uruchomieniem.
Czy asystent działa z wersją lokalną SIDAS EZD i z SIDAS Cloud?
Asystent może pracować z obiema wersjami. W przypadku SIDAS Cloud dostęp do bazy danych jest realizowany przez administratora Madkom albo przez ewentualny interfejs API chmury. Warunki i możliwości tego dostępu ustalamy z urzędem i producentem przed wdrożeniem.
Co się stanie, gdy asystent nie znajdzie sprawy w SIDAS EZD?
Asystent informuje wprost, że nie znalazł pasujących danych w dostępnym zakresie, i sugeruje rozszerzenie zapytania albo sprawdzenie innego zakresu dat lub referatu. Nie domyśla się wyników ani nie podaje informacji, których nie ma w danych.
Czy asystent może samodzielnie dekretować pisma w SIDAS EZD?
Asystent może zaproponować, do kogo skierować pismo, na podstawie kategorii sprawy i historii podobnych pism w rejestrze. Zatwierdza to zawsze urzędnik z uprawnieniami do dekretacji w systemie. Zapis dekretacji do SIDAS EZD wymaga ścieżki zapisu przez API lub moduł producenta, omówionej wcześniej z urzędem i Madkom SA.
Inne integracje: obieg dokumentów i ezd
Sprawdźmy to na Waszym urzędzie
Na bezpłatnym audycie pokażemy, jakie dane da się wyciągnąć z SIDAS EZD i od którego procesu zacząć, żeby zespół szybko poczuł różnicę.
Umówcie bezpłatny audyt →