Integracja AI: Platforma e-Zamówienia
Podłączamy Platformę e-Zamówienia i odczytujemy ogłoszenia, plany postępowań oraz wyniki przetargów opublikowane w BZP. Wasz referat zamówień publicznych dostaje bieżący przegląd terminów, zestawienia unieważnień i gotowe odpowiedzi na pytania o stan postępowań bez ręcznego przeszukiwania platformy.
Jak się łączymy: Dane publiczne BZP są dostępne przez stronę Platformy e-Zamówienia bez logowania. Asystent pracuje na eksportach pobranych przez pracownika referatu: pliki XML lub PDF z ogłoszeniami, pliki z wynikami postępowań i planem postępowań.
Czego potrzebujemy: Wasze konto zamawiającego na Platformie e-Zamówienia z dostępem do postępowań prowadzonych przez urząd.
Czego asystent nie robi: Asystent nie publikuje ogłoszeń w BZP ani nie składa dokumentów na platformie: każde ogłoszenie przed wysłaniem zatwierdza i publikuje uprawniony pracownik urzędu.
Co podłączamy
Ogłoszenia BZP
CzytamyTreść ogłoszeń o zamówieniu, tryb postępowania, szacunkowa wartość, terminy składania ofert
AsystentAsystent wyszukuje ogłoszenia według kryterium, zestawia terminy i informuje, które kończą się w danym tygodniu lub miesiącu.
Plan postępowań
CzytamyPozycje planu postępowań z przewidywanymi wartościami, trybami i planowanymi terminami wszczęcia
AsystentAsystent porównuje plan z ogłoszonymi postępowaniami, wskazuje pozycje niezrealizowane i odpowiada na pytania o zmiany po aktualizacji budżetu.
Wyniki postępowań
CzytamyOgłoszenia o wyniku: wybrana oferta, cena, unieważnienie i jego powód
AsystentAsystent zlicza postępowania unieważnione w danym okresie, grupuje je według podanych powodów i przygotowuje zestawienie do sprawozdania.
Terminy i kalendarz
CzytamyDaty składania ofert, otwarcia, podpisania umowy dla aktywnych postępowań
AsystentAsystent prowadzi zestawienie terminów dla bieżących postępowań i wskazuje, które daty wymagają działania w najbliższym czasie.
Dokumentacja postępowania
CzytamySWZ, zmiany treści, pytania i odpowiedzi do postępowania
AsystentAsystent przeszukuje dokumentację wskazanego postępowania i odpowiada na pytania o warunki zamówienia lub wymogi formalne dotyczące udziału wykonawców.
O co pytają urzędnicy w praktyce
- Jakie terminy składania ofert mamy w tym miesiącu?
- Czy plan postępowań na ten rok został już zaktualizowany po ostatniej zmianie budżetu?
- Ile postępowań unieważniliśmy w tym roku i z jakich powodów?
- Pokaż wszystkie ogłoszenia w BZP, które opublikowaliśmy w trzecim kwartale.
- Które pozycje z planu postępowań nie zostały jeszcze ogłoszone, a termin wszczęcia już minął?
- Jakie warunki udziału są wymagane w postępowaniu, które ogłosiliśmy w zeszłym tygodniu?
Co się zmienia
Pracownicy referatu zamówień publicznych przestają ręcznie przeglądać platformę w poszukiwaniu terminów i wyników. Asystent odpowiada na pytania o stan postępowań, przygotowuje zestawienia do sprawozdań rocznych i wskazuje pozycje planu wymagające działania. Kierownik referatu ma szybki przegląd aktywnych postępowań, widzi, które są spóźnione względem planu, i w kilka chwil dostaje liczbę unieważnień z podziałem na powody.
O programie
Platforma e-Zamówienia to państwowy system prowadzony przez Urząd Zamówień Publicznych. Służy do publikacji ogłoszeń w Biuletynie Zamówień Publicznych, prowadzenia postępowań przetargowych i udostępniania dokumentacji zamówień. Wszyscy zamawiający publiczni, w tym gminy, powiaty i inne jednostki samorządu terytorialnego, są zobowiązani do publikacji ogłoszeń właśnie na tej platformie.
Platforma obejmuje moduł ogłoszeń BZP, rejestr planu postępowań na dany rok, obszar składania i otwarcia ofert oraz wyniki postępowań. Dane o postępowaniach prowadzonych przez dany urząd są dostępne po zalogowaniu na konto zamawiającego. Ogłoszenia i wyniki opublikowane w BZP są jawne i dostępne publicznie bez logowania.
Gdzie to działa najlepiej
Skarbnik aktualizuje budżet w połowie roku. Pracownik referatu musi sprawdzić, które pozycje z planu postępowań wymagają zmiany lub cofnięcia, zanim dojdzie do wszczęcia postępowania niezgodnego z nowym budżetem.
Asystent porównuje plan z ogłoszonymi postępowaniami i w kilka minut wskazuje pozycje wymagające aktualizacji lub formalnej zmiany planu.
Zbliża się koniec roku i sekretarz potrzebuje zestawienia wszystkich postępowań unieważnionych w danym roku wraz z podanymi przyczynami do sprawozdania z zamówień publicznych.
Asystent przegląda ogłoszenia o unieważnieniu i przygotowuje zestawienie z podziałem na powody: brak ofert, cena przewyższa szacunek, inne przesłanki ustawowe.
W jednym tygodniu kończą się terminy składania ofert w trzech postępowaniach. Kierownik chce sprawdzić, czy komisja przetargowa jest powiadomiona i czy dokumenty na otwarcie ofert są przygotowane.
Asystent wyciąga z platformy daty otwarcia ofert dla aktywnych postępowań i przygotowuje zestawienie z przypomnieniem dla każdego z nich.
Jak się łączymy
Dane publiczne BZP są dostępne przez stronę Platformy e-Zamówienia bez logowania. Asystent pracuje na eksportach pobranych przez pracownika referatu: pliki XML lub PDF z ogłoszeniami, pliki z wynikami postępowań i planem postępowań. Możecie też pobierać dane Waszego konta zamawiającego z platformy i przekazywać je do analizy.
Pełna automatyczna integracja z danymi konta zamawiającego wymaga sprawdzenia, czy Urząd Zamówień Publicznych udostępnia interfejs API albo usługę wymiany danych dla zamawiających: na moment przygotowania tej strony brak jest publicznej informacji o takim dostępie. Do czasu potwierdzenia przez UZP asystent pracuje na eksportach ręcznych i danych publicznych BZP.
Portal z plikami, bazami i historią rozmów stoi na serwerze urzędu. Do modelu AI trafia polecenie i fragmenty potrzebne do odpowiedzi, bez trenowania cudzych modeli na danych mieszkańców.
Czego potrzebujemy od Was
- Wasze konto zamawiającego na Platformie e-Zamówienia z dostępem do postępowań prowadzonych przez urząd.
- Możliwość eksportu danych z konta zamawiającego: ogłoszenia, plan postępowań, wyniki postępowań.
- Regularny eksport lub pobranie pliku przez pracownika referatu, do czasu uruchomienia połączenia automatycznego.
- Weryfikacja regulaminu Platformy e-Zamówienia w zakresie automatycznego pobierania danych i ewentualne potwierdzenie od UZP.
- Wyznaczony pracownik referatu zamówień jako osoba kontaktowa po stronie urzędu przy uruchamianiu integracji.
Czego asystent nie robi
- Asystent nie publikuje ogłoszeń w BZP ani nie składa dokumentów na platformie: każde ogłoszenie przed wysłaniem zatwierdza i publikuje uprawniony pracownik urzędu.
- Asystent nie podpisuje dokumentów postępowania ani żadnych pism kierowanych do wykonawców.
- Asystent nie ocenia ofert i nie wydaje rekomendacji wyboru najlepszej oferty: to zadanie komisji przetargowej na podstawie kryteriów określonych w SWZ.
- Asystent nie pobiera danych z konta zamawiającego bez przekazania pliku przez pracownika: do czasu uruchomienia automatycznego połączenia dane dostarcza pracownik referatu.
Pytania o integrację z tym systemem
Czy asystent może samodzielnie publikować ogłoszenia w BZP?
Nie. Asystent przygotowuje projekt ogłoszenia z wypełnionymi polami, podstawą prawną i wymaganymi datami. Każde ogłoszenie przed wysłaniem zatwierdza i publikuje uprawniony pracownik referatu zamówień. Asystent nie loguje się na konto zamawiającego i nie składa żadnych dokumentów bez wyraźnego zatwierdzenia przez człowieka.
Jak bezpieczne jest używanie asystenta przy danych postępowań przetargowych?
Portal asystenta stoi na Waszym serwerze. Do modelu AI trafiają polecenie i fragmenty danych potrzebne do udzielenia konkretnej odpowiedzi, na przykład treść ogłoszenia albo pozycje z planu postępowań. Danych Waszego urzędu nie używamy do trenowania modeli AI.
Czy potrzebna jest zgoda Urzędu Zamówień Publicznych na integrację?
Dane opublikowane w BZP są jawne i publicznie dostępne, więc praca na nich nie wymaga osobnej zgody UZP. W przypadku automatycznego pobierania danych z konta zamawiającego należy sprawdzić regulamin Platformy e-Zamówienia i warunki korzystania określone przez UZP. W razie wątpliwości urząd może zwrócić się do UZP z zapytaniem przed uruchomieniem integracji.
Jakie postępowania asystent może śledzić: tylko nasze, czy też innych zamawiających?
Asystent pracuje przede wszystkim na postępowaniach i planie Waszego urzędu, bo to są dane z Waszego konta zamawiającego i dostarczonych eksportów. Dane publiczne BZP obejmują ogłoszenia wszystkich zamawiających, więc asystent może też przeszukiwać ogłoszenia innych jednostek, na przykład do analizy porównawczej cen albo wzorców SWZ stosowanych przez inne JST.
Czy asystent rozumie przepisy zamówień publicznych, na przykład progi unijne albo tryby postępowań?
Asystent zna przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych i rozporządzeń wykonawczych, w tym obowiązujące progi unijne i krajowe, tryby udzielania zamówień oraz obowiązki publikacyjne w BZP. Przy przygotowywaniu projektów dokumentów podaje podstawę prawną i wskazuje właściwe przepisy. W razie wątpliwości interpretacyjnych zalecamy weryfikację z radcą prawnym lub konsultantem ds. zamówień.
Inne integracje: kadry, płace i zamówienia
Sprawdźmy to na Waszym urzędzie
Na bezpłatnym audycie pokażemy, jakie dane da się wyciągnąć z Waszego systemu i od którego procesu zacząć, żeby zespół szybko poczuł różnicę.
Umówcie bezpłatny audyt →