Czy AI może pilnować sprawozdań Rb i przekroczeń paragrafów w systemie Bestia?

Tak, AI może tu realnie pracować przez cały rok budżetowy. Bestia eksportuje dane planu i wykonania w formacie CSV i XML, które AI odczytuje, zestawia z harmonogramem sprawozdań Rb i wyłapuje paragrafy, gdzie wykonanie zbliża się do limitu albo go już przekroczyło. Podpis pod sprawozdaniem, uchwała rady o zmianie budżetu i ostateczna decyzja skarbnika zostają tam, gdzie być powinny. AI robi robotę przygotowawczą i pilnuje dat.

Co Bestia eksportuje i co z tym może zrobić AI

Bestia (system REKORD.NET, powszechny w gminach, powiatach i miastach na prawach powiatu) pozwala wyeksportować dane z kilku modułów. Każdy daje inny wycinek obrazu finansów jednostki:

• Moduł Plan: plan pierwotny i plan po zmianach z podziałem na dział, rozdział i paragraf
• Moduł Wykonanie: dochody i wydatki narastająco od początku roku, z rozbiciem na poszczególne paragrafy i zaangażowanie
• Moduł Sprawozdania: gotowe pliki XML z danymi Rb-27S, Rb-28S, Rb-NDS, Rb-Z i Rb-N przed wysyłką do Regionalnej Izby Obrachunkowej i Wojewody
• Moduł Zmiany: historia zarządzeń wójta i uchwał rady modyfikujących budżet w trakcie roku, z datami i zakresem każdej zmiany

Typowo wygląda to tak, że referent finansowy eksportuje plik CSV albo XML po zamknięciu miesiąca i przekazuje go do RIO lub do archiwum wewnętrznego. AI wchodzi właśnie w ten moment. Zamiast tylko archiwizować plik, przerabia go na zestawienie, którego nie ma wprost w Bestii i na które skarbnik normalnie musi poświęcić dodatkowy czas przy biurku.

Ważne: dane zaangażowania z modułu Wykonanie są tu szczególnie cenne. AI może zestawić wykonanie gotówkowe z zaangażowaniem i pokazać, że paragraf 4270 (zakup usług remontowych) w rozdziale 70005 ma wprawdzie 70% wykonania planu, ale po doliczeniu zaangażowania z podpisanych umów faktyczne zobowiązanie wynosi już ponad 95%. Bez tego zestawienia przekroczenie wychodzi dopiero przy następnej fakturze.

Terminy sprawozdań Rb: które, kiedy i do kogo

Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej wyznacza gminom konkretne terminy dla każdego rodzaju sprawozdania. Rb-27S i Rb-28S (dochody i wydatki) składa się co miesiąc. Rb-NDS (nadwyżka/deficyt), Rb-Z (zobowiązania) i Rb-N (należności) kwartalnie. Rb-ST (stan środków na rachunkach) i Rb-PDP (dochody podatkowe) raz w roku.

Problem nie polega na tym, że skarbnik tych dat nie zna. Problem pojawia się w grudniu, gdy jednocześnie domyka się rok, czeka się na wpływy z ostatnich rat podatków, przygotowuje roczne sprawozdania i odpowiada na pytania radnych przed sesją absolutoryjną. Albo w marcu, gdy nakładają się sprawozdania roczne z bieżącą sprawozdawczością miesięczną i przygotowaniem materiałów na komisje.

AI ustawione jako monitor terminów wysyła powiadomienie na 7 i 3 dni przed każdym terminem, wskazuje, który raport czeka i do kogo trzeba to przekazać. Żadna integracja z samą Bestią na tym etapie nie jest potrzebna. Wystarczy wgrać harmonogram raz, na początku roku.

U jednego z naszych klientów, gminy wiejsko-miejskiej z czterosobowym referatem finansowym, AI pilnuje 19 terminów sprawozdawczych w roku. Wcześniej daty były w kalendarzu Google na prywatnym telefonie jednej osoby i znikały, kiedy ta osoba była na urlopie.

Zestawienie planu z wykonaniem: gdzie AI wyłapuje problem szybciej niż referent

Bestia pokazuje wykonanie, ale nie krzyczy. Referent przegląda arkusz z kilkuset paragrafami i musi sam zauważyć, że w paragrafie 4300 (zakup usług pozostałych) w rozdziale 75023 (urzędy gmin) wykonano już 93% planu, a do końca roku zostały dwa miesiące. I że jednocześnie w paragrafie 4010 (wynagrodzenia) tego samego rozdziału wykonanie jest na poziomie 51%, co przy grudniowych wypłatach i trzynastce oznacza napięcie.

AI dostaje ten sam plik CSV i robi to, co zajęłoby referentowi godzinę: filtruje paragrafy, gdzie wykonanie przekroczyło ustalony przez nas próg. Wynik to lista paragrafów wymagających uwagi, posortowana od najbardziej napiętych, z kolumną pokazującą, ile środków zostało i przy jakim miesięcznym tempie wydatków starczy do końca roku.

Drugi wariant: AI porównuje wykonanie z analogicznym okresem roku poprzedniego. Jeśli w sierpniu tego roku wydatki w rozdziale 90002 (gospodarka odpadami) są wyraźnie wyższe niż w sierpniu poprzedniego roku, AI to zaznacza. Może to być nic. Może to być sygnał, że nowa stawka opłaty śmieciowej generuje więcej kosztów obsługi niż planowano przy uchwalaniu budżetu.

To samo działa po stronie dochodów. Rb-27S pokazujące paragraf 0340 (podatek od środków transportowych) wykonany w 38% planu w październiku to sygnał do sprawdzenia, czy plan był za wysoki, czy egzekucja zaległości kuleje. Pracownik przy biurku obsługi mieszkańca, do którego ktoś przychodzi zapytać o remont drogi gminnej, może od razu sprawdzić, że rozdział 60016 ma już 97% wykonania planu inwestycyjnego. To konkretna odpowiedź: "w tym roku już nie, środki są rozdysponowane".

Jak AI przygotowuje opis słowny do sprawozdania

Większość sprawozdań Rb to tabele liczb. Ale do sprawozdania z wykonania budżetu za pierwsze półrocze i za rok budżetowy rada gminy oczekuje opisu, który tłumaczy odchylenia, wymienia paragrafy z napięciami i wyjaśnia, dlaczego dochody własne nie zostały wykonane w 100%.

AI dostaje dane: plan, wykonanie, historię zmian w budżecie (jakie zarządzenia i uchwały wchodziły w ciągu roku) i krótkie notatki referenta o wyjątkowych zdarzeniach, np. "odszkodowanie za szkodę drogową, wpływ w lipcu" albo "oszczędności przetargowe w dziale 900". Na tej podstawie generuje szkic opisu. Skarbnik nie podpisuje go bez przejrzenia. Ale zamiast pisać od zera przez trzy godziny, poprawia gotowy tekst przez pół godziny.

Konkretnie: AI może sformułować zdanie w stylu "W dziale 600, rozdziale 60016, paragrafie 6050 wykonano plan w 78%, co wynika z opóźnienia odbioru końcowego inwestycji i przesunięcia ostatniej faktury na grudzień". Liczby biorą się z eksportu Bestii. Zdanie do weryfikacji przez człowieka. To nie jest gotowy dokument, to szkielet, który skarbnik wypełnia wiedzą, której system nie ma: kontekstem, umowami, rozmowami z wykonawcami.

Sygnalizowanie przekroczeń w paragrafach: jak to ustawić

Przekroczenie planu w paragrafie to nie tylko problem księgowy. To potencjalny zarzut naruszenia dyscypliny finansów publicznych na podstawie ustawy z 17 grudnia 2004 r. AI nie zastępuje kontroli finansowej, ale może być jej pierwszą warstwą, zanim problem dotrze do RIO przez sprawozdanie.

Schemat, który stosujemy przy wdrożeniu:

• eksport z Bestii z modułu Wykonanie po zamknięciu każdego miesiąca
• AI porównuje wykonanie z planem po zmianach dla każdego paragrafu w każdym rozdziale
• przy przekroczeniu 100% planu: alert do skarbnika i kierownika odpowiedniego wydziału jeszcze tego samego dnia
• przy zbliżaniu się do limitu (próg ustawiamy razem z referatem finansowym, bo nie każdy paragraf ma takie samo ryzyko): powiadomienie z listą i pytaniem, czy jest czas na zmianę budżetu przez zarządzenie wójta albo uchwałę rady
• miesięczny raport zbiorczy dla wójta lub burmistrza: przegląd stanu budżetu w punktach, bez tabel z setkami wierszy

Przy zmianach budżetu AI może sprawdzić, czy planowana zmiana mieści się w upoważnieniach udzielonych wójtowi przez radę w uchwale budżetowej. Lista upoważnień wpisana raz do systemu pozwala AI zaznaczać, które zmiany wymagają uchwały rady, a które wójt może wprowadzić zarządzeniem bez zwoływania sesji nadzwyczajnej. To oszczędza czas prawnika i skarbnika przy każdej zmianie w trakcie roku.

Od czego zacząć w konkretnym urzędzie

Nie trzeba od razu spinać wszystkiego. Dobry punkt startowy to dwa proste kroki, które można zrobić bez angażowania zewnętrznego programisty.

Pierwszy: harmonogram terminów sprawozdawczych wgrany do narzędzia AI lub Microsoft Copilot w Teams, jeśli gmina ma Microsoft 365. Wpisujemy wszystkie daty z rozporządzenia, AI przypomina przed terminem i wysyła powiadomienie do skarbnika i zastępcy. Żadna integracja z Bestią nie jest tu potrzebna.

Drugi: miesięczny eksport CSV z modułu Wykonanie Bestii wgrywany do AI, który generuje raport z trzema sekcjami: paragrafy zbliżające się do limitu, paragrafy z minimalnym wykonaniem mimo zapisanego planu i działy, gdzie trend odbiega od poprzedniego roku. Taki raport trafia co miesiąc do skarbnika jako punkt wyjścia do rozmów z kierownikami wydziałów przed naradą koordynacyjną.

Kolejny krok to opis do sprawozdania półrocznego i rocznego generowany przez AI na bazie eksportu i notatek referentów. Tu potrzeba jednorazowego przygotowania szablonu i kilku testowych przebiegów, zanim tekst będzie nadawał się do użycia bez dużych poprawek.

Jeśli chcesz sprawdzić, czy Bestia w twoim urzędzie eksportuje dane w formacie, który da się prosto przetworzyć, i jak to ustawić krok po kroku, zapraszamy na bezpłatny audyt. Mamy też realne wdrożenia w referatach finansowych, które pokazują, jak to wygląda w podobnych jednostkach i gdzie pojawiają się pierwsze problemy do ominięcia.