Czy AI może pomóc przy analizie wyników konsultacji społecznych w gminie?

Tak, AI może realnie skrócić czas analizy wyników konsultacji społecznych, szczególnie gdy gmina zebrała dziesiątki lub setki pisemnych opinii, ankiet czy maili od mieszkańców. Nie zastąpi procesu prawnego ani podpisu wójta pod raportem, ale może zdjąć z referenta żmudną pracę ręcznego czytania i kategoryzowania każdej odpowiedzi z osobna. Efekt: gotowy projekt raportu zamiast tygodniowego przebijania się przez teczki.

Dlaczego analiza konsultacji to robota, na którą nikt nie ma czasu

Konsultacje społeczne to z jednej strony obowiązek ustawowy, z drugiej logistyczny koszmar dla referenta. Gmina zbiera opinie w kilku kanałach jednocześnie: papierowe formularze złożone w BOI, maile na skrzynkę ogólną, odpowiedzi z ankiety online, notatki z zebrań wiejskich. Każde z tych źródeł ma inny format i inny poziom szczegółowości.

Typowo wygląda to tak, że referent dostaje stos dokumentów i musi ręcznie przeczytać każdą opinię, przypisać ją do jakiegoś tematu ("infrastruktura", "zieleń", "komunikacja"), zliczyć ile razy pojawia się dany postulat, a potem napisać z tego kilkustronicowe zestawienie dla rady. Przy trzydziestu opiniach jeszcze do zniesienia. Przy stu pięćdziesięciu, z których część jest odręcznie napisana i zajmuje trzy strony A4, praca ciągnie się tygodniami.

Przy okazji konsultacji do studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego gminy wiejskiej zdarza się zebrać ponad dwieście uwag od mieszkańców, rolników i przedsiębiorców. Ręczna analiza takiego materiału pochłania czas, którego referent zwyczajnie nie ma.

Co AI faktycznie może zrobić z opiniami z konsultacji

Narzędzia oparte na dużych modelach językowych, takie jak ChatGPT, Copilot czy Claude, radzą sobie dobrze z kilkoma konkretnymi zadaniami:

• Kategoryzacja tematyczna: wklejasz kilkanaście lub kilkadziesiąt opinii i prosisz AI, żeby pogrupowała je według poruszanych tematów. Dostajesz listę: "Drogi i chodniki: 23 opinie", "Plac zabaw przy ul. Lipowej: 11 opinii", "Hałas od drogi krajowej: 8 opinii". Zamiast ręcznego kodowania każdej odpowiedzi z osobna.
• Streszczanie długich wypowiedzi: mieszkańcy piszą czasem bardzo rozbudowane uwagi do planu zagospodarowania czy strategii. AI skraca je do dwóch, trzech zdań zachowując sedno. Referent potem weryfikuje, nie czyta całości od nowa.
• Wyciąganie konkretnych postulatów: jeśli chcesz wiedzieć, ile osób wskazało konkretną ulicę albo konkretny problem, możesz poprosić AI o wylistowanie wszystkich wzmianek. Szybciej niż CTRL+F w stu dokumentach.
• Projekt raportu zbiorczego: na podstawie zebranych kategorii i streszczeń AI może wygenerować szkielet raportu z sekcjami, który referent potem uzupełnia i podpisuje. Nie ma tu mowy o gotowym dokumencie urzędowym, ale o solidnym punkcie startowym.
• Przepisanie na prostszy język: jeśli wyniki konsultacji mają trafić do komunikatu dla mieszkańców albo do prezentacji na sesję rady, AI pomoże przepisać suchy raport na zrozumiały tekst.

Czego AI nie zrobi i gdzie trzeba pilnować

Są granice, które warto znać, zanim ktoś z zespołu zacznie traktować wyniki analizy AI jak gotowy dokument urzędowy.

• AI nie weryfikuje tożsamości respondentów. Nie wie, czy ta sama osoba złożyła trzy formularze pod różnymi imionami. Sprawdzenie listy podpisów i złożonych formularzy leży po stronie referenta.
• Jeśli opinia jest niejednoznaczna, ironiczna albo napisana bardzo potocznym językiem, model może ją błędnie zakwalifikować. Przy kategoriach wrażliwych politycznie przejrzyj wyniki AI przed wysłaniem raportu.
• AI nie czyta skanów odręcznych opinii bezpośrednio. Jeśli konsultacje zebrały formularze papierowe, trzeba je najpierw przepisać lub przepuścić przez OCR. To oddzielny krok.
• Raport końcowy zawsze podpisuje kierownik lub wójt. AI nie generuje dokumentu z pieczątką i nie zastępuje procedury zatwierdzania.

Czy można wklejać opinie mieszkańców do ChatGPT? Kilka słów o RODO

To pytanie pada niemal zawsze przy rozmowie o konsultacjach. I dobrze, że pada.

Jeśli opinie z konsultacji zawierają dane osobowe, czyli imię, nazwisko, adres, numer działki, które można powiązać z konkretną osobą, nie wolno wklejać ich do publicznych wersji narzędzi AI bez umowy. ChatGPT w wersji darmowej czy Plus (bez licencji Teams) może takie dane wykorzystać do trenowania modeli. To naruszenie RODO.

Bezpieczne ścieżki są dwie. Po pierwsze, anonimizacja przed wklejeniem: usuwasz lub zamieniasz imię, adres, numer działki na placeholder ("Mieszkaniec A", "działka XYZ") i dopiero wtedy wklejasz treść opinii. Po drugie, korzystasz z narzędzia AI w wersji z umową powierzenia danych, np. Microsoft Copilot przez Microsoft 365 z licencją Enterprise lub ChatGPT Teams, gdzie dane nie opuszczają środowiska organizacji.

U jednego z naszych klientów, gminy wiejskiej prowadzącej konsultacje do miejscowego planu zagospodarowania, referentka anonimizowała formularze przed analizą, zamieniając nazwiska na numery ("Mieszkaniec 1", "Mieszkaniec 2"). Anonimizacja i porządkowanie pliku zajęły jej kilka godzin, ale analiza 120 opinii za pomocą ChatGPT skróciła się z dwóch tygodni do jednego popołudnia.

Krok po kroku: jak przeprowadzić analizę z pomocą AI

• Zbierz wszystkie opinie w jednym miejscu. Najwygodniej w pliku tekstowym lub arkuszu kalkulacyjnym, po jednej opinii w komórce lub akapicie.
• Zanonimizuj dane osobowe, jeśli korzystasz z publicznej wersji narzędzia AI.
• Podziel opinie na partie, jeśli jest ich dużo. Modele mają limity długości wklejanego tekstu. Dla ChatGPT to zazwyczaj kilkadziesiąt opinii naraz, w zależności od ich objętości.
• Wklej pierwszą partię i napisz instrukcję: "Poniżej są opinie z konsultacji społecznych dotyczących [temat]. Pogrupuj je tematycznie i podaj, ile opinii dotyczy każdego tematu. Dla każdego tematu wypisz dwa, trzy zdania streszczenia głównych postulatów."
• Zbierz wyniki ze wszystkich partii i połącz kategorie w jedno zestawienie.
• Wygeneruj projekt raportu zbiorczego z prośbą: "Na podstawie poniższego zestawienia napisz projekt raportu z konsultacji społecznych, który można przedstawić radzie gminy."
• Sprawdź raport. Popraw. Zatwierdź u kierownika i podpisz zgodnie z procedurą.

Które narzędzia nadają się do tego zadania

Nie ma jednej odpowiedzi pasującej do każdej gminy. Kilka opcji, które warto rozważyć:

• ChatGPT Teams: wygodny, dobrze rozumie polski, wersja Teams ma umowę z OpenAI obejmującą dane organizacji. Cena zależy od liczby użytkowników i wybranego planu.
• Microsoft 365 Copilot: jeśli gmina już ma Microsoft 365, Copilot może analizować dokumenty bezpośrednio w Wordzie i Excelu bez wychodzenia z tego środowiska. Licencja Copilot to dodatkowy koszt do pakietu Microsoft.
• Claude (Anthropic): obsługuje długie teksty w jednym oknie, co przydaje się przy dużych partiach opinii. Wymaga sprawdzenia warunków korzystania z danych dla wersji biznesowej.

Przed wyborem narzędzia informatyk lub IOD powinni sprawdzić, które z nich spełnia wymagania RODO w konkretnej sytuacji gminy. Warunki korzystania z danych różnią się między planami i dostawcami.

Od czego zacząć, żeby nie wpaść w pułapkę "pilotażu bez końca"

Jeśli gmina nigdy nie korzystała z AI przy konsultacjach, zacznij od małego testu. Weź opinie z ostatnich zamkniętych konsultacji, które nie zawierają danych wrażliwych. Wklej kilkanaście anonimowych opinii do ChatGPT i sprawdź, czy kategoryzacja ma sens. To nic nie kosztuje i nie wymaga żadnych wdrożeń.

Jeśli wyniki będą sensowne, a referent zobaczy, że AI rozumie polskie zdania urzędowe, kolejnym krokiem jest ustalenie z IOD zasad anonimizacji i wybór narzędzia z odpowiednią umową powierzenia danych. Całość można uruchomić bez działu IT.

Chcesz zobaczyć, jak to wygląda w praktyce w gminie podobnej do twojej? Sprawdź realne wdrożenia, które opisujemy na bieżąco. A jeśli chcesz ocenić, czy AI ma sens przy waszych konsultacjach już teraz, umów się na bezpłatny audyt.