Czy AI może pomóc przy oświadczeniach majątkowych radnych i urzędników w gminie?

AI może wyraźnie odciążyć urząd przy pilnowaniu terminów składania oświadczeń, sprawdzaniu kompletności formularzy i przygotowaniu dokumentów do publikacji na BIP. Nie oceni jednak merytorycznej treści oświadczenia ani nie zastąpi analizy, którą musi przeprowadzić wójt, przewodniczący rady albo upoważniony sekretarz. Granica jest prosta: AI sprawdza formę i pilnuje dat, człowiek odpowiada za ocenę prawną i faktyczną.

Co tak naprawdę zajmuje czas przy oświadczeniach majątkowych?

Obowiązek składania oświadczeń majątkowych wynika z art. 24h ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym. Dotyczą radnych, wójta i jego zastępców, skarbnika, sekretarza, kierowników gminnych jednostek organizacyjnych, a także pracowników zajmujących stanowiska upoważniające do wydawania decyzji administracyjnych w imieniu wójta.

Termin podstawowy: do 30 kwietnia za rok poprzedni. Ale są dwa inne terminy, które łatwo przeoczyć. Pierwsze oświadczenie należy złożyć w ciągu 30 dni od objęcia stanowiska. Ostatnie, po zakończeniu pełnienia funkcji, też w ciągu 30 dni. Gdy kadencja rady się kończy albo ktoś odchodzi ze stanowiska kierowniczego w środku roku, ten obowiązek nie znika.

W gminie liczącej kilkanaście jednostek organizacyjnych i radę z 15 radnymi łatwo mieć jednocześnie kilkadziesiąt aktywnych obowiązków w różnych terminach. Praca ręczna wygląda potem tak: lista w Excelu, ponaglenia mailowe albo telefoniczne, sprawdzanie co wpłynęło, skanowanie, zamazywanie danych przed BIP. Co roku od nowa, do tego w tym samym gorącym momencie, co zamknięcie budżetu i przygotowanie sprawozdania finansowego za poprzedni rok.

Pilnowanie terminów bez ręcznego liczenia

Automat przypomnień to najprostszy i najszybszy krok do zrobienia. Nie wymaga integracji z żadnym systemem kadrowym ani EZD. Wystarczy jeden rejestr osób zobowiązanych z datami objęcia stanowisk i ewentualnego ich zakończenia.

AI podpięte do takiego rejestru może:

• wygenerować na początku roku aktualną listę osób, które mają złożyć oświadczenie do 30 kwietnia
• wysłać przypomnienie na dwa tygodnie i ponownie na trzy dni przed terminem
• po upływie terminu automatycznie oznaczyć osoby, od których oświadczenie jeszcze nie wpłynęło
• naliczyć 30-dniowy termin dla nowo zatrudnionej osoby lub nowo powołanego kierownika, gdy pojawi się wpis w rejestrze
• oznaczyć termin końcowego oświadczenia, gdy ktoś odchodzi ze stanowiska

Typowo wygląda to tak, że rejestr gdzieś istnieje, ale jest nieaktualny. Rotacja na stanowiskach kierowniczych w jednostkach organizacyjnych nie zawsze jest od razu odnotowywana przez sekretariat. To trzeba naprawić jako warunek wstępny, zanim cokolwiek zautomatyzujemy.

Sprawdzanie kompletności formularza przed przyjęciem do akt

Formularz oświadczenia majątkowego jest określony w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów. Zawiera kilkanaście sekcji: nieruchomości, ruchomości o wartości powyżej 10 000 zł, udziały i akcje w spółkach, papiery wartościowe, środki pieniężne, dochody z tytułu zatrudnienia, działalności gospodarczej i inne, a na końcu zobowiązania pieniężne. Każda sekcja powinna być wypełniona albo zawierać wyraźną adnotację "nie dotyczy" lub kreskę. Brak jakiegokolwiek wpisu w sekcji to braki formalne.

Gdy wpływa skan złożonego dokumentu, AI może go przejrzeć i zwrócić uwagę na:

• sekcje całkowicie puste, bez żadnego wpisu ani adnotacji
• brak daty sporządzenia oświadczenia
• brak podpisu składającego
• brak końcowego oświadczenia o prawdziwości podanych danych
• sytuację, w której wpłynął jeden egzemplarz zamiast dwóch wymaganych

AI nie ocenia, czy wykazane kwoty są realistyczne, i nie porównuje z poprzednim rokiem bez dodatkowego przygotowania danych. Braki formalne wyłapuje natomiast szybko. Pracownik dostaje od razu sygnał: "w tym oświadczeniu brakuje wypełnienia sekcji IV i podpisu" i może odesłać formularz do uzupełnienia, zanim formalnie wpłynie do obiegu i trafi do akt. To lepsze niż odkrycie braków po tygodniu albo przed samym upływem dodatkowego terminu wyznaczonego przez organ kontrolny.

U jednego z klientów, po wdrożeniu takiego automatycznego sprawdzania, pracownicy składający oświadczenia zaczęli staranniej wypełniać formularze już przy pierwszym podejściu. Wiedząc, że braki będą od razu widoczne, po prostu się bardziej pilnowali.

Przygotowanie do publikacji na BIP

To etap, który realnie można przyspieszyć. Art. 24i ustawy o samorządzie gminnym mówi wprost: oświadczenia radnych i wójta są jawne, ale z wyłączeniem informacji o adresie zamieszkania składającego i miejscu położenia jego nieruchomości. W praktyce oznacza to, że ktoś musi przejrzeć każde oświadczenie przed wrzuceniem na stronę i wyciąć lub zamazać te fragmenty.

AI może w tym kroku pomóc w następujący sposób:

• wskazać w tekście oświadczenia fragmenty wyglądające jak adresy, numery działek lub inne dane lokalizacyjne
• wygenerować wersję z zaznaczonymi miejscami do weryfikacji przed publikacją
• stworzyć dla pracownika prostą listę fragmentów wymagających decyzji: "w oświadczeniu Jana Kowalskiego te cztery miejsca wymagają sprawdzenia przed wrzuceniem na BIP"

Decyzja o tym, co konkretnie usunąć, zostaje przy pracowniku. AI przyspiesza przeglądanie kilkudziesięciu stron dokumentu, nie przejmuje odpowiedzialności za zgodność z przepisami o ochronie danych.

Czego AI nie zrobi za urząd

Kilka rzeczy trzeba postawić jasno.

AI nie ocenia wiarygodności treści. Czy wykazany stan majątkowy jest spójny z dochodami za dany rok? Czy między oświadczeniem z tego roku a poprzednim nie ma niewyjaśnionych skoków wartości majątku? To wymaga wiedzy o kontekście, dostępu do wcześniejszych oświadczeń i oceny człowieka. Podmiotami uprawnionymi do analizy są: wójt w odniesieniu do pracowników, przewodniczący rady wobec radnych, a w przypadku wójta i jego zastępców, właściwy urząd skarbowy i wojewoda.

AI nie ma też dostępu do systemów zewnętrznych. KAS, CEPiK, KRS, elektroniczne księgi wieczyste. Bez podpięcia do takich źródeł AI nie zweryfikuje podanych danych z zewnętrznymi rejestrami. To nie jest wada do naprawienia, to jest granica kompetencji tego narzędzia.

Jeśli zachodzi podejrzenie złożenia fałszywego oświadczenia, sprawa idzie do prokuratury. To decyzja prawna i zarazem często polityczna. Tutaj AI nie ma nic do roboty.

Od czego zaczynamy, żeby to zadziałało

Przed uruchomieniem czegokolwiek: aktualny rejestr osób zobowiązanych. To warunek konieczny.

Potem kolejność kroków sprawdza się taka:

• przejrzyj listę stanowisk objętych obowiązkiem z art. 24h ust. 1-6 ustawy o samorządzie gminnym i porównaj z faktyczną obsadą
• ustal, kto w urzędzie aktualizuje tę listę i przy jakim zdarzeniu, na przykład nowe zatrudnienie, awans, zmiana zakresu obowiązków, zakończenie umowy
• określ format przyjmowania oświadczeń: papier skanowany przez sekretariat, e-Doręczenia, ePUAP czy wewnętrzny obieg w EZD
• postaw automat przypomnień jako pierwszą, osobną funkcję, bez spinania z innymi systemami
• gdy to działa, dodaj sprawdzanie kompletności przy przyjmowaniu skanów
• na końcu przygotowanie do BIP, bo tam potrzebna jest największa staranność

Nie trzeba robić wszystkiego naraz. Sam automat przypomnień eliminuje jeden z najbardziej irytujących corocznych problemów. Sekretarz przestaje gonić radnych telefonicznie i może zająć się czymś innym.

Jeśli chcesz sprawdzić, gdzie w twoim urzędzie AI może wejść najszybciej i co ma największy sens na start, zrób bezpłatny audyt. Jak to wygląda w praktyce u innych, pokazujemy w realnych wdrożeniach.