Czy AI może pomóc przy tworzeniu raportu o stanie gminy?

AI może realnie przyspieszyć pracę nad raportem o stanie gminy, choć nie napisze go od zera bez danych. Narzędzie sprawdza się przy porównywaniu wykonania planów zebranych z wielu referatów, wskazywaniu luk i niespójności w materiałach źródłowych oraz redagowaniu gotowych fragmentów narracyjnych na podstawie tabel i zestawień. Ostateczna treść i odpowiedzialność za dokument zostają po stronie pracowników urzędu.

Co musi znaleźć się w raporcie i gdzie leży rzeczywisty problem

Obowiązek wynika z art. 28aa ustawy o samorządzie gminnym. Dotyczy każdej gminy, nie tylko dużych miast. Raport obejmuje realizację polityk, programów i strategii, wykonanie uchwał rady gminy, postęp z wieloletniej prognozy finansowej (WPF) oraz informacje o zamówieniach publicznych. Brzmi niewinnie, dopóki nie zaczniesz tego zbierać.

Typowo wygląda to tak: w marcu lub kwietniu sekretariat rozsyła do referatów prośbę o zestawienie zadań z minionego roku. Każdy referat odpowiada inaczej. Ktoś przysyła Excela z tabelką, ktoś inny tekst w Wordzie, a ktoś jeszcze skan pisma z pieczątką. Sekretarz albo wyznaczony pracownik zbiera to wszystko, stara się doprowadzić do wspólnego formatu i pisze narrację. Przy gminie z rozbudowanym budżetem zadaniowym i kilkoma programami operacyjnymi to mogą być dziesiątki godzin pracy.

I właśnie tu pojawia się przestrzeń dla AI.

Gdzie AI naprawdę pomaga, a gdzie tylko udaje

Uczciwe rozróżnienie na wejściu: AI nie sięgnie samodzielnie do BeSTi@, systemu POMOST ani do SIO. Nie wyciągnie danych z Bestii ani z programu kadrowego. Pracuje wyłącznie na tym, co mu podamy. To ograniczenie trzeba przyjąć do wiadomości, zanim zaczniemy.

Gdy jednak dostanie dane, robi kilka rzeczy bardzo sprawnie:

• Porównuje zestawienia z różnych referatów i wskazuje, gdzie brakuje odpowiedzi, gdzie liczby nie dają się zestawić albo gdzie jeden referat opisał rok w innym zakresie dat niż drugi.
• Redaguje narrację do tabelki. Podajesz mu wykonanie budżetu w układzie działów klasyfikacji budżetowej, a AI pisze akapit opisujący, co zrealizowano, co nie i z jakiego powodu.
• Sprawdza spójność całego dokumentu: czy wszystkie uchwały z zestawienia biura rady mają swój odpowiednik w treści raportu, czy żaden program gminny nie wypadł z narracji.
• Wyrównuje styl. Każdy referat pisze trochę inaczej. AI potrafi przepisać cztery akapity przysłane przez cztery różne komórki tak, żeby brzmiały jak jeden autor.
• Redaguje pismo do rady z informacją o terminie debaty i trybie składania wniosków przez mieszkańców do przewodniczącego.

Czego AI nie zrobi za ciebie: nie oceni, czy wynik jest dobry czy zły w kontekście lokalnym. Napisze, że wykonanie planu wyniosło tyle, ile wynikało z tabelki, ale nie wyjaśni, czy to efekt trudnego roku, zmiany przepisów czy słabej organizacji. Ocena merytoryczna zostaje przy osobie, która zna gminę.

Jak zebrać dane od referatów, żeby praca z AI miała sens

Pies pogrzebany jest nie w samym AI, tylko w danych wejściowych. Jeśli każdy referat przyśle dane w innym formacie, bez nagłówków i z różnymi jednostkami, tracisz czas na porządkowanie zanim w ogóle zaczniesz. Wystarczy jeden wspólny szablon przygotowany już na początku roku, najlepiej w lutym.

Dobry szablon tabelki dla referatu ma sześć kolumn:

• Obszar tematyczny (np. "drogi gminne", "gospodarka odpadami", "oświata", "pomoc społeczna")
• Cel lub zadanie z uchwały budżetowej albo z WPF
• Co zaplanowano na rok
• Co faktycznie zrealizowano
• Status: zrealizowane / w toku / przesunięte / niepodjęte
• Komentarz referatu

Ten ostatni punkt jest dla AI szczególnie ważny. Jeśli kierownik referatu dróg napisze w kolumnie komentarza, że przetarg na remont ulicy Lipowej unieważniono bo wpłynęła jedna oferta z ceną przekraczającą kosztorys, AI wbuduje to zdanie w narrację we właściwy sposób. Bez komentarza napisze tylko suchą informację o tym, że zadanie nie zostało zrealizowane. Zachęć referaty, żeby nie zostawiały tej kolumny pustej.

Jeden plik Excel albo arkusz Google Sheets wysyłany do wszystkich komórek z jednakowym układem kolumn. Gdy dostaniesz wypełnione tabelki z powrotem, wklejasz je do narzędzia AI sekcjami i prosisz o narrację oraz o listę brakujących lub niespójnych danych. Białe plamy wychodzą natychmiast.

Jak wygląda praca z AI nad konkretnym fragmentem raportu

Przykład z referatu dróg. Dostajesz tabelkę z kilkunastoma zadaniami drogowymi z budżetu minionego roku: część zrealizowana, kilka w toku, kilka przesuniętych na kolejny rok z podaniem przyczyny. Wklejasz tę tabelkę do AI i piszesz: "Napisz akapit do raportu o stanie gminy opisujący realizację zadań drogowych w ubiegłym roku. Pisz rzeczowo, bez upiększania. Opisz fakty i przyczyny opóźnień."

AI generuje gotowy akapit. Pracownik weryfikuje go pod kątem zgodności z danymi i ewentualnie koryguje jedno lub dwa zdania. Kilka minut zamiast godziny.

To samo działa przy streszczeniu działalności OPS. Podajesz dane z rocznego zestawienia, które kierownik OPS i tak przygotowuje na potrzeby sprawozdania z działalności ośrodka, a AI porządkuje je w spójny fragment do raportu gminnego. Nie piszesz od zera, tylko weryfikujesz.

U jednego z urzędów, z którymi pracujemy, sekretarz zajmująca się raportem powiedziała, że etap pisania narracji skrócił się z kilku dni intensywnej pracy do jednego popołudnia. Nie zmieniła sposobu zbierania danych od referatów. Zmieniła tylko to, że zamiast pisać teksty od zera, weryfikowała to, co wygenerował AI i nanosiła korekty merytoryczne.

Debata i głosowanie: terminy, których sekretariat musi pilnować

Art. 28aa ust. 6 ustawy o samorządzie gminnym daje radnym i mieszkańcom prawo do udziału w debacie nad raportem. Mieszkańcy mogą złożyć pisemny wniosek o zabranie głosu do przewodniczącego rady. Liczba mieszkańców, którzy mogą wystąpić podczas debaty, zależy od liczby radnych w danej radzie gminy.

Głosowanie nad wotum zaufania dla wójta, burmistrza lub prezydenta odbywa się bezpośrednio po debacie. Cała procedura musi zamknąć się przed 30 czerwca. Raport musi więc być gotowy z wyraźnym wyprzedzeniem przed sesją czerwcową: w praktyce do końca maja, żeby rada i mieszkańcy zdążyli zapoznać się z dokumentem.

AI może pomóc przy dwóch rzeczach związanych bezpośrednio z tym etapem:

• Zredagowaniu ogłoszenia o terminie debaty i trybie składania wniosków przez mieszkańców, które trafia na BIP, tablicę ogłoszeń i stronę gminy.
• Przygotowaniu skróconego streszczenia raportu do komunikacji z mieszkańcami, napisanego bez urzędowego żargonu, w języku, który jest zrozumiały dla osoby nieznającej budżetu zadaniowego.

Od czego zaczyna urząd, który chce użyć AI przy raporcie w tym roku

Nie trzeba specjalnego wdrożenia ani nowego systemu. Trzy kroki wystarczą na pierwszy rok:

• Krok 1: szablon w lutym lub marcu. Przygotuj jeden plik z tabelką zbiorczą dla wszystkich referatów. Wstaw sześć nagłówków kolumn opisanych wyżej. Roześlij do kierowników z prośbą o zwrot do konkretnej daty, najlepiej z miesięcznym wyprzedzeniem przed planowanym terminem sesji.
• Krok 2: zebranie tabelek i praca z AI. Gdy dostaniesz wypełnione zestawienia, wklej je do narzędzia AI sekcjami. Poproś o narrację do każdego obszaru i o wskazanie brakujących lub niespójnych danych. Jeśli AI wskaże lukę, wróć do referatu z konkretnym pytaniem, a nie ogólną prośbą o uzupełnienie.
• Krok 3: weryfikacja i złożenie dokumentu. Sprawdź każdy fragment narracji pod kątem zgodności z danymi. Nanieś korekty merytoryczne. Uzupełnij o części, których AI nie może napisać bez dodatkowego wkładu: ocenę sytuacji finansowej gminy przez skarbnika, wnioski na kolejny rok przygotowane przez wójta. Ostateczny dokument zatwierdza wójt lub burmistrz i to on ponosi za niego odpowiedzialność.

Jeśli chcesz sprawdzić, jak mogłoby to wyglądać w twoim urzędzie przed kolejnym sezonem sprawozdawczym, zapraszamy na bezpłatny audyt. Przyjrzymy się, które etapy tworzenia raportu zajmują najwięcej czasu i gdzie AI da się najszybciej wpiąć. Możesz też zajrzeć na nasze realne wdrożenia, żeby zobaczyć, co już działa w podobnych samorządach.