Czy AI może pomóc przy prowadzeniu budżetu obywatelskiego w gminie?

Tak, AI może odciążyć urząd przy budżecie obywatelskim i to na kilku etapach jednocześnie. Sprawdzi kompletność każdego złożonego projektu, napisze projekt wezwania do uzupełnienia braków formalnych, przygotuje powiadomienia dla wnioskodawców i zestawia wyniki głosowania w gotowym do publikacji raporcie. Nie zastąpi komisji oceniającej wykonalność projektów ani systemu do głosowania, ale zdejmuje z referentów powtarzalną robotę, której przy kilkudziesięciu albo kilkuset wnioskach nie brakuje.

Gdzie naprawdę ginie czas przy każdej edycji budżetu obywatelskiego

Edycja budżetu obywatelskiego w gminie przebiega przez kilka wyraźnych faz: nabór projektów, weryfikacja formalna, ocena merytoryczna przez komisję, głosowanie mieszkańców, ogłoszenie wyników i realizacja wybranych projektów. Praca administracyjna pojawia się na każdym z tych etapów, ale największa kumulacja przypada na dwa momenty: weryfikację formalną złożonych wniosków i komunikację z wnioskodawcami przez cały czas trwania edycji.

Weryfikacja formalna to sprawdzenie, czy wniosek spełnia wymogi regulaminu uchwalonego przez radę gminy. Konkretnie: czy wnioskodawca podał imię, nazwisko, PESEL i adres zameldowania lub zamieszkania, czy dołączył wymagane załączniki (np. mapkę sytuacyjną z lokalizacją projektu, wstępny kosztorys, listę popierających mieszkańców z wymaganą liczbą podpisów), czy projekt dotyczy nieruchomości będącej własnością gminy albo będącej w jej trwałym zarządzie, czy szacowany koszt mieści się w limicie wyznaczonym na daną edycję, czy projekt nie wykracza poza zadania własne gminy z art. 7 ustawy o samorządzie gminnym.

To są pytania zero-jedynkowe. Albo lista podpisów jest, albo jej nie ma. Albo działka jest gminna, albo nie. Albo koszt mieści się w limicie, albo go przekracza. Przy takim sprawdzaniu AI działa bardzo pewnie. Jeśli wniosek jest nieczytelny albo danych brakuje, mówi o tym wprost zamiast zgadywać.

Co AI sprawdza przy weryfikacji formalnej wniosków

Mając formularz zgłoszeniowy w PDF, DOCX albo w formacie eksportu z platformy online (ePUAP, własna platforma do budżetu obywatelskiego, formularz Google), AI może automatycznie sprawdzić:

• czy wszystkie pola obowiązkowe są wypełnione: imię, nazwisko, PESEL, adres korespondencyjny, opis projektu, lokalizacja, szacowany koszt
• czy numer działki ewidencyjnej i obręb są podane w wymaganym formacie
• czy wnioskodawca zaznaczył wymaganą zgodę na przetwarzanie danych osobowych w myśl art. 13 RODO
• czy liczba podpisów na liście poparcia zgadza się z wymogiem regulaminowym
• czy projekt jest opisany na tyle szczegółowo, żeby komisja mogła go ocenić: czy padła konkretna lokalizacja, a nie tylko nazwa dzielnicy czy sołectwa
• czy dołączono wymagane załączniki (sprawdzenie listy nazw plików przy wnioskach składanych przez system)

Przy każdym brakującym elemencie AI przygotowuje projekt wezwania do uzupełnienia braków formalnych. Wezwanie wskazuje konkretne braki, termin uzupełnienia zgodny z regulaminem (zwykle 7 dni od daty doręczenia) i informację o konsekwencjach nieuzupełnienia. Referent sprawdza projekt, nanosi poprawki i wysyła.

Typowo wygląda to tak: przy 80 złożonych projektach ok. 20-30 z nich wymaga jakiegoś uzupełnienia. Ręczne sprawdzenie każdego formularza i napisanie wezwań to kilka dni roboczych jednego pracownika. AI skraca ten czas do kilku godzin, z których większość i tak należy do pracownika zatwierdzającego gotowe pisma.

Jak AI pomaga przy komunikacji z wnioskodawcami

Wnioskodawcy to mieszkańcy, którzy poświęcili realny czas: zebrali podpisy, opisali projekt, złożyli dokumenty. Mają prawo oczekiwać informacji zwrotnej. W praktyce komunikacja z nimi zajmuje sporo czasu i łatwo o zaległości, szczególnie gdy jeden pracownik obsługuje budżet obywatelski jako jedno z kilku zadań równolegle z bieżącą korespondencją.

AI może przygotować projekty czterech standardowych typów pism, które wracają w każdej edycji:

• potwierdzenie wpływu wniosku: numer rejestracyjny, data przyjęcia, planowany termin zakończenia weryfikacji formalnej
• wezwanie do uzupełnienia braków formalnych: lista konkretnych braków z powołaniem się na punkty regulaminu
• zawiadomienie o wyniku weryfikacji: pozytywnym (projekt skierowany do oceny komisji) albo negatywnym (np. brak uzupełnienia w terminie, projekt dotyczy nieruchomości prywatnej, przekroczenie limitu kosztów)
• zawiadomienie o wynikach głosowania: dla projektów wybranych do realizacji i dla tych, które nie zdobyły wystarczającej liczby głosów

Każde pismo AI generuje na podstawie danych z formularza i rejestru prowadzonego przez urząd. Pracownik sprawdza i zatwierdza przed wysłaniem. Żadne pismo nie powinno trafiać do mieszkańca bez ludzkiego oka. Wnioskodawca, który dostał nieuzasadnione odrzucenie, ma prawo odwołać się do wójta albo burmistrza, a przy rażącym błędzie nawet do WSA.

Poza pismami formalnymi AI może obsługiwać bieżące pytania przez formularz kontaktowy na stronie gminy: jak złożyć projekt, jaki jest limit kosztowy, kiedy głosowanie, jak sprawdzić status wniosku, czy projekt z poprzedniej edycji można złożyć ponownie. To pytania, które pojawiają się setki razy przy każdej edycji i nie wymagają dostępu do akt konkretnej sprawy.

AI przy przygotowaniu materiałów dla komisji

Komisja oceniająca projekty merytorycznie musi przejrzeć wszystkie wnioski, które przeszły weryfikację formalną. Przy kilkudziesięciu projektach to duży pakiet dokumentów. AI może skrócić czas przygotowania bez ingerowania w same decyzje komisji.

Konkretnie może:

• streścić każdy projekt do kilku zdań z kluczowymi parametrami: lokalizacja z numerem działki i obrębem, szacowany koszt, kategoria (infrastruktura drogowa, zieleń, sport, kultura, inne), główny beneficjent
• przygotować tabelę zbiorczą wszystkich projektów skierowanych do komisji, gotową do wpięcia w protokół z posiedzenia: numer rejestru, tytuł, wnioskodawca, szacowany koszt, wynik weryfikacji formalnej
• wykryć potencjalne dublety: projekty dotyczące tej samej lokalizacji albo podobnego zakresu rzeczowego, które komisja może rozpatrzyć łącznie albo porównać bezpośrednio
• pogrupować projekty według dzielnicy, sołectwa albo kategorii, żeby komisja pracowała blokami i nie traciła czasu na skoki między zupełnie różnymi tematami

Decyzja merytoryczna należy wyłącznie do komisji. Czy projekt jest technicznie wykonalny, czy kosztorys jest realistyczny, czy lokalizacja nie koliduje z planowaną inwestycją drogową, czy harmonogram da się zrealizować w roku budżetowym: tego AI nie ocenia. Przygotowuje tylko materiały, żeby komisja miała wszystko w jednym miejscu.

Wyniki głosowania, BIP i raport końcowy

Po zamknięciu głosowania urząd ma surowe wyniki: ile głosów zdobył każdy projekt, które mieszczą się w budżecie. Te dane trzeba przetworzyć na dokumenty, opublikować i zakomunikować wnioskodawcom.

AI może wziąć plik z wynikami (CSV, XLSX, eksport z systemu do głosowania) i przygotować:

• zestawienie wyników posortowane od największej do najmniejszej liczby głosów, z zaznaczeniem, które projekty mieszczą się w kwocie budżetu i zostają wybrane do realizacji
• projekt komunikatu na BIP z listą projektów wybranych, zgodny z wymogami ustawy o dostępie do informacji publicznej
• projekty pism do wnioskodawców: do wybranych (z informacją o kolejnych krokach realizacji i przewidywanym harmonogramem) i do niewybranych (z informacją o liczbie uzyskanych głosów i przyczynie niewybrania)
• zestawienie zbiorcze do sprawozdania: ile projektów wpłynęło w edycji, ile przeszło weryfikację formalną, ile trafiło pod głosowanie, ile wybrano do realizacji, łączna kwota wybranych projektów

To ostatnie zestawienie często trafia do rady gminy jako punkt informacyjny albo na BIP jako oficjalne podsumowanie edycji. Przy ręcznym zbieraniu danych z różnych plików zajmuje pół dnia. Przy danych z jednego systemu AI robi to w kilka minut.

Od czego zacząć przy wdrożeniu AI do budżetu obywatelskiego

Nie trzeba automatyzować całego procesu przed kolejną edycją. Sensowne są dwa pierwsze kroki.

Pierwszy: format zbierania wniosków. Jeśli mieszkańcy składają projekty przez formularz online (ePUAP, platforma do BO, formularz Google), dane są ustrukturyzowane i AI przetworzy je szybko i pewnie. Jeśli zbieracie wydrukowane formularze jako skany, AI też je odczyta przez OCR, ale przy tej okazji warto pomyśleć o przejściu na formularz cyfrowy: skraca to czas nie tylko przy AI, ale przy każdym etapie rejestracji i archiwizacji.

Drugi: lista kontrolna weryfikacji formalnej. Jeśli regulamin budżetu obywatelskiego wymienia w jednym miejscu wszystkie wymagane elementy wniosku, lista kontrolna dla AI pisze się sama. Jeśli regulamin jest niejednoznaczny albo komisja ma dużą swobodę interpretacji w kwestiach formalnych, warto to doprecyzować przy najbliższej aktualizacji uchwały rady gminy.

Trzeci krok to test na danych z poprzedniej edycji. Przed właściwą edycją warto przepuścić przez AI kilkanaście zanonimizowanych wniosków ze zbioru archiwalnego i sprawdzić, czy wyniki weryfikacji zgadzają się z tym, co zrobiła komisja. Takie ćwiczenie pokazuje, gdzie AI działa pewnie, a gdzie potrzebuje doprecyzowania listy kontrolnej.

Jeśli chcecie zobaczyć, jak to wygląda przy Waszym regulaminie i Waszym sposobie zbierania wniosków, sprawdźcie realne wdrożenia albo zamówcie bezpłatny audyt. Pokażemy, gdzie przy budżecie obywatelskim AI faktycznie skraca czas pracy, a gdzie lepiej zostawić człowieka.