Czy AI może tłumaczyć dokumenty urzędowe zamiast tłumacza przysięgłego?

AI tłumaczy dokumenty sprawnie i coraz dokładniej. Nie może jednak zastąpić tłumacza przysięgłego wszędzie tam, gdzie prawo wymaga podpisu i pieczęci. W praktyce granica jest wyraźna: do spraw, gdzie tłumaczenie ma być dowodem w postępowaniu albo podstawą decyzji administracyjnej, AI nie wystarczy. Do szybkiego zrozumienia pisma od obcojęzycznego wnioskodawcy: wystarczy w zupełności.

Gdzie w urzędzie pojawia się potrzeba tłumaczenia?

Zanim przejdziemy do tego, co wolno, zbierzmy konkretne sytuacje, w których urząd styka się z obcojęzycznym dokumentem. To bywa częściej, niż się wydaje na pierwszy rzut oka.

• Wnioski o zameldowanie złożone przez obywateli Ukrainy z dołączonym paszportem, aktem urodzenia albo zaświadczeniem o niekaralności w języku ukraińskim lub rosyjskim.
• Pisma od zagranicznych firm ubiegających się o zezwolenie, umowę z gminą albo dopuszczenie do postępowania przetargowego.
• Dokumenty z europejskich rejestrów przedsiębiorców lub z systemów transgranicznych, takich jak BRIS albo IMI.
• Orzeczenia sądów zagranicznych dotyczące nieruchomości albo stanu cywilnego wnioskodawcy.
• Korespondencja z ambasadami, konsulatami albo zagranicznymi urzędami partnerskimi w projektach unijnych.
• Stare akta archiwalne w języku niemieckim, rosyjskim albo łacinie, które pojawiają się przy sprawdzaniu stanu prawnego nieruchomości w gminach zachodnich i wschodnich Polski.

W każdym z tych przypadków ktoś w urzędzie musi wiedzieć, co jest w piśmie. I tu AI robi realną robotę: zanim referat wyśle dokument do tłumacza zewnętrznego, pracownik w kilkanaście sekund sprawdza, czy w ogóle chodzi o coś pilnego i czy dokument jest tym, za co go podano.

Do czego AI do tłumaczenia naprawdę się nadaje

Typowy scenariusz: przychodzi skan aktu urodzenia po ukraińsku, bo wnioskodawca stara się o dowód osobisty dla dziecka. Urzędnik widzi dokument, nie zna ukraińskiego, nie wie, czy to akt urodzenia, orzeczenie sądu czy zaświadczenie o zameldowaniu. AI w ciągu chwili przetłumaczy treść na roboczy polski i pracownik od razu wie, z czym ma do czynienia i do jakiego referatu sprawa powinna trafić.

Takich zastosowań jest więcej:

• Tłumaczenie robocze do zrozumienia treści pisma przed skierowaniem sprawy do tłumacza przysięgłego lub właściwego referatu.
• Weryfikacja, czy nadesłany dokument jest tym, za co go podano: czy "poświadczenie o niekaralności" to rzeczywiście ten typ dokumentu, a nie coś innego o podobnie brzmiącej nazwie w danym języku.
• Przygotowanie projektu pisma wychodzącego w języku obcym, gdy urząd koresponduje z zagranicznym podmiotem w projekcie unijnym. Ostateczną wersję zawsze weryfikuje i podpisuje pracownik, który rozumie treść.
• Tłumaczenie wybranych fragmentów długiego dokumentu po to, żeby zdecydować, czy warto zamawiać pełne tłumaczenie przysięgłe, czy sprawa w ogóle dotyczy naszej gminy.

U jednego z naszych klientów, w gminie miejskiej z dużą liczbą cudzoziemców, referenci odbierali po kilkanaście pism miesięcznie w języku ukraińskim i rosyjskim. Każde trafiało do kolejki tłumacza zewnętrznego, co wydłużało obsługę o kilka dni roboczych. Po wdrożeniu AI do wstępnego tłumaczenia pracownicy sami oceniają pilność i kierują do tłumacza przysięgłego tylko te dokumenty, gdzie jest to prawnie wymagane. Kolejka skróciła się, a referenci przestali blokować się na pismach, które mogli obsłużyć sami.

Kiedy tłumacz przysięgły jest wymagany i AI go nie zastąpi

To jest ta część, o której warto wiedzieć konkretnie, bez owijania w bawełnę.

Tłumacz przysięgły działa na podstawie ustawy z 25 listopada 2004 r. o zawodzie tłumacza przysięgłego. Jego tłumaczenie jest poświadczone własnoręcznym podpisem i pieczęcią, figuruje w repertorium i ma określone skutki prawne. Organ może się na nie powołać w uzasadnieniu decyzji administracyjnej. AI takich skutków nie wywołuje i nie jest do tego uprawnione.

Tłumacz przysięgły jest wymagany w praktyce między innymi wtedy, gdy:

• Zagraniczny akt stanu cywilnego: urodzenia, małżeństwa albo zgonu, stanowi podstawę dla USC przy transkrypcji lub odtworzeniu aktu polskiego.
• Do akt postępowania administracyjnego wchodzi dokument potwierdzający stan prawny nieruchomości zagranicznej.
• Orzeczenie sądu zagranicznego ma wywierać skutki prawne w Polsce, np. przy zmianie wpisu w ewidencji gruntów.
• Trwa postępowanie o uznanie kwalifikacji zawodowych i przepisy branżowe wymagają poświadczonego tłumaczenia dyplomu lub zaświadczenia.
• Umowa z zagranicznym podmiotem wymaga formy pisemnej z tłumaczeniem poświadczonym, zgodnie z zapisami specyfikacji warunków zamówienia.

Są też sytuacje, gdzie przepisy wprost tego nie wymagają, ale praktyka orzecznicza i wewnętrzne instrukcje przełożonych nakazują ostrożność. Jeśli dokument wchodzi do akt jako podstawa decyzji, a nie tylko jako materiał pomocniczy dla referenta, bezpieczniej zlecić tłumaczenie przysięgłe, niż opierać się na materiale o niepewnej wartości dowodowej.

RODO przy tłumaczeniu AI: co mówi art. 28

To jest problem, który pojawia się od razu, gdy referent wkleja skan dokumentu do publicznego narzędzia. Akt urodzenia zawiera imię, nazwisko, datę urodzenia, imiona rodziców. To dane osobowe w rozumieniu RODO. Wklejanie ich do ChatGPT w wersji bezpłatnej albo do DeepL bez umowy narusza art. 28 RODO, który zobowiązuje administratora do zawarcia umowy powierzenia z każdym podmiotem przetwarzającym dane osobowe.

Żeby legalnie używać AI do tłumaczenia dokumentów zawierających dane osobowe, urząd potrzebuje kilku rzeczy naraz:

• Podpisanej z dostawcą narzędzia umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych zgodnej z art. 28 RODO.
• Potwierdzenia, że dane klientów nie są przez dostawcę używane do dalszego trenowania modeli.
• Ujęcia danego narzędzia w rejestrze czynności przetwarzania jako kolejnego podmiotu przetwarzającego, z oznaczeniem celu i kategorii danych.
• Zaktualizowanej klauzuli informacyjnej dla wnioskodawców, jeśli ich dane trafiają do zewnętrznego systemu AI.

IOD w urzędach często sam nie wie, które narzędzia AI są legalnie zakontraktowane, a które nie. Dlatego zanim pracownicy zaczną korzystać z czegokolwiek do tłumaczenia, warto ustalić z IOD listę dopuszczonych narzędzi i zapisać ją w wewnętrznej procedurze. Jeden arkusz z kolumnami: narzędzie, dostawca, umowa powierzenia podpisana tak/nie, data weryfikacji. Proste. Wystarczające.

Które narzędzia AI do tłumaczenia mają umowy RODO

Nie ma tu jednej odpowiedzi dla wszystkich urzędów, bo to zależy od tego, co jest już zakontraktowane. Kilka obserwacji z praktyki.

Microsoft 365 z Copilotem pozwala tłumaczyć dokumenty Word, PDF i wiadomości e-mail w środowisku, gdzie urząd jest administratorem danych. Dane nie opuszczają dzierżawionego środowiska Microsoft. Dla urzędu, który ma już licencję M365 z Copilotem, to zazwyczaj najwygodniejsza droga: nie trzeba podpisywać dodatkowych umów, nie trzeba konfigurować nowej integracji.

DeepL Pro w wersji Business oferuje umowę RODO i opcję wyłączenia trenowania na danych klientów. Radzi sobie przyzwoicie z tekstami prawnymi i urzędowymi, ale wymaga osobnej licencji i osobnej umowy powierzenia do podpisania i zarchiwizowania przez IOD.

Modele lokalne, np. Ollama z modelem wielojęzycznym uruchomionym na własnym serwerze urzędu, dają pełną kontrolę nad danymi, bo nic nie wychodzi poza sieć lokalną. Wymagają jednak pomocy działu IT albo zewnętrznego wykonawcy przy konfiguracji i utrzymaniu. Dla mniejszych urzędów bez własnego IT to bariera.

W każdym przypadku obowiązuje jedna zasada: nie stawiać narzędzia do użytku przed podpisaniem umowy powierzenia albo bez weryfikacji IOD. Naruszenie RODO przez pośpiech jest dużo większym kłopotem niż opóźnienie wdrożenia o dwa tygodnie.

Od czego zacząć w swoim urzędzie

Jeśli chcecie sprawdzić, czy AI do tłumaczenia ma sens u was, zacznijcie od prostego kroku: policzcie, ile razy w ciągu miesiąca pracownicy stykają się z dokumentem w języku obcym. Raz na kwartał? Nie warto budować procesu. Kilka razy w tygodniu? Jest o czym rozmawiać.

Dalej idzie prosto:

• Sprawdźcie z IOD, jakie narzędzia AI macie już legalnie zakontraktowane i czy obejmują przetwarzanie danych osobowych.
• Ustalcie, które typy dokumentów wymagają tłumacza przysięgłego, a które można obsłużyć roboczym tłumaczeniem AI. Najlepiej spisać to jako krótką listę decyzyjną dla referentów.
• Przeprowadźcie test na kilku anonimizowanych dokumentach: jak dobrze AI tłumaczy akty w języku, który pojawia się u was najczęściej.
• Przygotujcie jedną stronę instrukcji służbowej: kiedy AI, kiedy tłumacz przysięgły, jak oznaczyć w aktach, że tłumaczenie jest robocze i nie zastępuje poświadczonego.

Jeśli chcecie sprawdzić, jak mogłoby to wyglądać konkretnie w waszym urzędzie, zapraszamy na bezpłatny audyt. Sprawdzamy, jakie typy dokumentów pojawiają się u was najczęściej, co wolno w waszym środowisku technicznym i jak wdrożyć to bez konfliktu z RODO. Możecie też zobaczyć, jak podobne podejście działało w innych jednostkach, na stronach z realnymi wdrożeniami.