Czy AI może pomóc przy obsłudze wniosków o zwrot akcyzy od oleju napędowego w gminie?

Tak, AI może tu realnie skrócić czas obsługi. Może sprawdzić kompletność dokumentów, zweryfikować daty faktur, wyliczyć należną kwotę i przygotować projekt decyzji gotowy do podpisu. Decyzja zawsze wymaga podpisu upoważnionego urzędnika, ale praca wstępna trwa wtedy minuty, nie godziny.

Skąd w ogóle tyle roboty przy tych wnioskach?

Dwa razy w roku, w lutym i w sierpniu, do urzędów gminy napływają wnioski o zwrot podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego. Podstawa to ustawa z 10 marca 2006 r. o zwrocie podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej. Każdy wniosek to teczka dokumentów: formularz, faktury VAT za diesel z kilku miesięcy, czasem wypis z ewidencji gruntów albo zaświadczenie o powierzchni.

W gminie liczącej kilkaset gospodarstw jednorazowo wpływa kilkadziesiąt teczek. W większych gminach wiejskich nawet kilkaset. Wszystko w jednym oknie czasowym, wszystko do rozpatrzenia w ciągu 30 dni. Urzędnik musi sprawdzić każdą fakturę, odrzucić te spoza właściwego okresu, zsumować litry, przeliczyć na hektary i wyliczyć kwotę zwrotu. Przy kilku teczkach to spokojne popołudnie. Przy kilkuset to zalew, który przez kilka tygodni blokuje całą resztę pracy referatu.

Okno lutowe obejmuje faktury wystawione od 1 sierpnia roku poprzedniego do 31 stycznia. Okno sierpniowe obejmuje 1 lutego do 31 lipca. Stawka zwrotu na litr oleju i limit litrów na hektar są co roku ustalane rozporządzeniem Rady Ministrów. Sam mechanizm nie jest skomplikowany, ale przy trzydziestu fakturach na jednego rolnika i kilkuset wnioskodawcach błędy są nieuchronne.

Co AI sprawdza w aktach sprawy zamiast urzędnika?

Praca wstępna przy tych wnioskach to w dużej mierze mechaniczne weryfikacje. Tu AI radzi sobie bardzo dobrze:

• Kompletność dokumentacji. Czy jest formularz wniosku? Czy dołączono faktury? Czy jest zaświadczenie albo oświadczenie o areale gruntów? AI sprawdza listę załączników i zgłasza brakujące pozycje, zanim urzędnik wejdzie głębiej w akta. Wezwanie do uzupełnienia braków może pójść automatycznie przez ePUAP albo e-Doręczenia.
• Daty faktur. Każda faktura musi być wystawiona w odpowiednim przedziale. AI czyta datę wystawienia na każdym dokumencie i oznacza te, które wypadają poza oknem rozliczeniowym. Brzmi trywialnie, ale przy kilkunastu fakturach od tego samego dostawcy z różnych miesięcy pomyłka jest łatwa. Jeden błędnie odczytany rok potrafi zawyżyć zwrot albo wywołać odwołanie.
• Spójność areału. Jeśli w ewidencji gruntów (EGiB) figuruje 8,5 ha, a rolnik wpisał we wniosku 12 ha, AI podnosi flagę. Nie odmawia automatycznie, ale urzędnik dostaje alert o rozbieżności do wyjaśnienia. W praktyce często okazuje się, że rolnik uwzględnił dzierżawione grunty, a nie zdążył dołączyć umów dzierżawy.
• Wyliczenie kwoty zwrotu. AI pobiera aktualną stawkę rozporządzeniową, sumuje litry z dopuszczonych faktur, sprawdza limit wynikający z zadeklarowanego areału i wylicza kwotę. Wynik trafia bezpośrednio do projektu decyzji.
• Duplikaty faktur między wnioskami. Zdarza się, że ta sama faktura trafia w dwóch teczkach: rolnika i jego małżonki prowadzącej oddzielne gospodarstwo. AI porównuje numery faktur w całej puli wniosków z danego okresu i sygnalizuje powtórzenia.

U jednego z naszych klientów, w gminie wiejskiej z ponad 280 wnioskami w jednym oknie, wstępna weryfikacja kompletności i wyliczenie kwot skróciły się z czterech dni roboczych do jednego. Pracownik nadal wszystko przegląda, ale wchodzi ze sprawdzoną listą przypadków do wyjaśnienia, a nie stosem nieprzejrzanych teczek.

Jak wygląda praca z AI przy tych wnioskach krok po kroku?

Rolnik składa wniosek przy okienku albo wysyła przez ePUAP. Dokumenty trafiają do skanera albo są już cyfrowymi plikami. AI odczytuje treść formularza: imię, nazwisko, PESEL, numer działki lub zadeklarowany areał. Następnie czyta faktury: data wystawienia, kwota netto, nazwa towaru, NIP wystawcy.

Dane zestawia z informacjami z systemu: areał z EGiB, historyczne wnioski wnioskodawcy, aktualna stawka rozporządzeniowa. Na tej podstawie generuje kartę sprawy z wynikami weryfikacji i projekt decyzji. Projekt zawiera już wyliczoną kwotę, numer sprawy, datę, podstawę prawną z przywołaniem właściwego rozporządzenia i uzasadnienie faktyczne. Urzędnik czyta, koryguje jeśli trzeba i podpisuje. Albo otwiera rozmowę z rolnikiem, bo AI oznaczyło rozbieżność.

Jedno zastrzeżenie: żeby to działało, dokumenty muszą być czytelne. Zdjęcie zrobione telefonem w słabym świetle, faktura złożona na cztery, zniszczony termodruk ze stacji paliw. Tu OCR i AI mają ograniczenia. Jeśli urząd przyjmuje fizyczne dokumenty przy okienku, warto zadbać o skaner z automatycznym podajnikiem już na etapie przyjmowania wniosku.

Czego AI tu nie zrobi?

Kilka elementów procesu wymaga człowieka i tak zostanie:

• Decyzja odmowna w spornych przypadkach. AI przygotuje projekt odmowy z właściwą podstawą prawną, ale ocena, czy odmowa jest zasadna przy konkretnej sytuacji faktycznej, to odpowiedzialność referenta. Szczególnie gdy rolnik ma część gruntów w faktycznej dzierżawie bez pisemnej umowy albo gdy faktura jest wystawiona zbiorczo za kilka miesięcy bez rozbicia dat tankowania.
• Kontakt z rolnikiem przy niejasnych sytuacjach. AI wyśle standardowe wezwanie do uzupełnienia braków, ale rozmowa o tym, dlaczego faktura jest wystawiona na spółkę, a grunt jest w osobistym posiadaniu, wymaga człowieka.
• Kwalifikacja niestandardowych dokumentów. Trafia się rachunek wystawiony przez rolnika ryczałtowego albo dokument spoza typowego wzorca faktury VAT. AI zgłosi wątpliwość, ale decyzja, czy taki dokument spełnia wymagania ustawy, należy do referenta.

Czy AI może też odebrać pytania rolników przed złożeniem wniosku?

Tak. Przed każdym oknem spływa fala telefonów z tymi samymi pytaniami. Kiedy składać. Jakie faktury przynieść. Ile się należy za hektar. Co zrobić, jeśli faktura jest na imię żony. Czy można dołączyć faktury z innej stacji niż zwykle. Chatbot na stronie gminy albo asystent na infolinii obsługuje każde z tych pytań bez angażowania urzędnika.

Stawka zwrotu zmienia się co roku rozporządzeniem. Wystarczy zaktualizować jedną wartość w bazie chatbota, żeby przez cały sezon podawał aktualną kwotę. To zdecydowanie lepsze niż ulotka PDF z poprzedniego roku, która wciąż wisi na stronie gminy i myli wnioskodawców o kilka groszy na litrze.

Od czego zacząć?

Nie trzeba zaczynać od pełnej automatyzacji. Dobry pierwszy krok to:

• Zebranie jednej partii wniosków z poprzedniego okresu i przetestowanie, czy AI poprawnie odczyta daty faktur i wyliczy kwoty. Porównanie wyników z decyzjami, które już wtedy wydano, pokazuje realną dokładność przed wdrożeniem produkcyjnym.
• Rozmowa z referentem: co zajmuje mu najwięcej czasu i co najczęściej prowadzi do wezwania do uzupełnienia albo błędu w decyzji. Typowo 80% czasu pochłania weryfikacja faktur, a nie samo pisanie decyzji i to od tej części warto zacząć.
• Ustalenie, jak dokumenty trafiają do urzędu i w jakiej formie: papier, skan, ePUAP, e-Doręczenia. Od tego zależy, w którym miejscu procesu AI wchodzi i co jest potrzebne po stronie infrastruktury.

Jeśli chcesz wiedzieć, co konkretnie da się wdrożyć w twoim urzędzie przy obsłudze wniosków o akcyzę i ile to realnie odciąży referenta, zapraszamy na bezpłatny audyt. Możesz też sprawdzić, jak wyglądało to w innych gminach, na stronie z realnymi wdrożeniami.