Czy AI może pomóc przy pisaniu zarządzeń i regulaminów wewnętrznych urzędu?

Tak, AI może realnie skrócić czas potrzebny na przygotowanie projektu zarządzenia, regulaminu wewnętrznego czy procedury. Narzędzie wygeneruje szkic struktury, zaproponuje treść poszczególnych paragrafów i pomoże utrzymać spójny styl formalny. Nie zastąpi jednak radcy prawnego ani podpisu organu, który ma prawo do wydawania danego aktu.

Co AI potrafi przy pisaniu zarządzeń, a gdzie się zatrzymuje

Sekretarze i kierownicy komórek często spędzają kilka godzin, zanim uda im się złożyć sensowny projekt zarządzenia. Trzeba dobrać podstawę prawną. Ułożyć paragrafy w logiczną całość. Sprawdzić, czy nowy dokument nie koliduje z poprzednim. I napisać to wszystko językiem, który nie budzi wątpliwości interpretacyjnych. AI pomaga przy pierwszych dwóch etapach. Przy pozostałych: wspomaga, ale nie wyręcza.

Co konkretnie potrafi narzędzie takie jak ChatGPT lub Microsoft Copilot:

• wygenerować propozycję struktury: podstawa prawna, postanowienia ogólne, zakres stosowania, szczegółowe regulacje, postanowienia końcowe i przepisy przejściowe
• zaproponować treść paragrafów na podstawie Twoich wytycznych, np. "regulamin ma obejmować zasady pracy zdalnej dla pracowników referatu finansowego, z obowiązkiem posiadania służbowego laptopa i z miesięcznym limitem dni zdalnych"
• ujednolicić styl i terminologię, jeśli wkleisz mu obowiązujące zarządzenia z urzędu jako wzorzec języka
• zaproponować zmiany w istniejącym regulaminie po tym, jak wkleisz jego treść i opiszesz, co konkretnie chcesz zmienić
• wskazać miejsca, które w podobnych dokumentach zwykle wymagają doprecyzowania albo wywołują spory interpretacyjne przy kontroli

Czego AI nie zrobi samodzielnie:

• nie potwierdzi, że przywołana podstawa prawna jest aktualna i nie uległa nowelizacji
• nie uwzględni historii aktów wewnętrznych Twojego urzędu ani porozumień ze związkami zawodowymi
• nie zastąpi konsultacji z radcą prawnym przy dokumentach, które mają bezpośrednie skutki prawne dla pracowników lub interesantów

To ważna granica. AI to szybki i cierpliwy pomocnik przy pisaniu. Nie ekspert prawny.

Które dokumenty wewnętrzne najlepiej pisać z AI

Nie wszystkie zarządzenia są równie trudne. Z obserwacji wynika, że AI sprawdza się najlepiej tam, gdzie dokument ma powtarzalną, przewidywalną strukturę albo gdzie zaczynamy od zera i potrzebujemy po prostu jakiegoś punktu wyjścia.

Dokumenty, przy których AI realnie oszczędza czas:

• Regulamin organizacyjny urzędu lub wydziału: typowa struktura tego dokumentu jest dobrze znana modelom językowym, bo podobne regulaminy mają zbliżony układ w większości urzędów w Polsce
• Regulamin pracy: AI proponuje pełny szkic zgodny z Kodeksem pracy, który potem uzupełniasz o specyfikę swojej instytucji i uzgadniasz ze związkami zawodowymi
• Instrukcja kancelaryjna lub procedura obiegu dokumentów: krok po kroku, z określeniem ról i terminów, to mocna strona modeli językowych
• Zarządzenia porządkowe: zasady używania telefonów służbowych, ewidencja wyjść w godzinach pracy, harmonogramy dyżurów, zasady dostępu do pomieszczeń
• Polityka bezpieczeństwa informacji: AI pomoże ułożyć politykę czystego biurka, zasady dostępu do systemów, plan ciągłości działania zgodny z ogólną strukturą takich dokumentów

Trudniejsze przypadki to zarządzenia, które muszą uwzględniać lokalne uchwały rady, specyficzne decyzje organu nadzoru albo niepisane ustalenia sprzed lat. Tutaj AI daje szkic, ale weryfikacja zajmuje znacznie więcej czasu i wymaga kogoś z wiedzą o historii danej instytucji.

Jak to wygląda w praktyce: krok po kroku

U jednego z naszych klientów sekretarz gminy potrzebowała nowego regulaminu pracy zdalnej. Stary, z 2021 roku, nie uwzględniał kilku zmian organizacyjnych i wymagał gruntownej przeróbki. Zamiast pisać od nowa przez dwa dni, zrobiła to inaczej.

Wkleiła stary regulamin do ChatGPT i dodała precyzyjny opis zmian: "Zmień ten regulamin tak, żeby obejmował pracę hybrydową, zawierał obowiązek posiadania służbowego laptopa i sprecyzował zasady ewidencji czasu pracy przy pracy zdalnej. Nie zmieniaj postanowień dotyczących wzoru wniosku o pracę zdalną." Otrzymała propozycję nowej wersji w kilkanaście minut. Potem przekazała ją radcy prawnemu do weryfikacji podstaw prawnych. Dostosowała kilka paragrafów do realiów urzędu. Przekazała do konsultacji ze związkami zawodowymi. Podpisała u wójta.

Cały cykl, który wcześniej zajmowałby kilka dni samego pisania, zamknął się szybciej. Nie dlatego, że AI napisała doskonały regulamin. Dlatego, że dała dobry punkt wyjścia.

Kilka zasad, które warto stosować przy każdym takim zadaniu:

• Im dokładniejszy opis celu dokumentu w prompcie, tym lepszy wynik. Zamiast "napisz regulamin wynagradzania", napisz: "Napisz regulamin wynagradzania dla urzędu gminy. Wynagrodzenie składa się z wynagrodzenia zasadniczego, dodatku stażowego i premii uznaniowej. Premię może przyznać kierownik komórki organizacyjnej. Regulamin nie obejmuje pracowników zatrudnionych na umowach cywilnoprawnych."
• Wklejaj istniejące dokumenty jako wzorzec stylu i terminologii, nie jako dane do przetwarzania przez system zewnętrzny.
• Po wygenerowaniu szkicu zapytaj wprost: "Jakie przepisy powołałeś jako podstawę prawną? Czy jesteś pewien, że są aktualne?" Odpowiedź wskaże, gdzie warto sprawdzić szczególnie uważnie.

Co koniecznie musisz sprawdzić po tym, jak AI przygotuje szkic

Tu nie ma skrótu. Zanim zarządzenie trafi do podpisu, kilka rzeczy trzeba zweryfikować ręcznie.

Podstawy prawne. AI podaje przepisy, które mogły się zmienić albo których numer artykułu jest błędny. Sprawdź każdą podstawę w aktualnym tekście aktu prawnego. ISAP albo Dziennik Ustaw online to dosłownie dwie minuty. Nie zakładaj, że model podał właściwy artykuł w aktualnym brzmieniu, bo to nie zawsze prawda.

Spójność z dokumentami już obowiązującymi. Nowy regulamin może kolidować ze starszym zarządzeniem, które formalnie nie zostało uchylone. AI nie zna rejestru wewnętrznych aktów Twojego urzędu. To trzeba sprawdzić samodzielnie, najlepiej w elektronicznym rejestrze zarządzeń, jeśli taki prowadzisz.

Konsultacje tam, gdzie są wymagane. Regulamin pracy i regulamin wynagradzania wymagają uzgodnienia ze związkami zawodowymi albo konsultacji z przedstawicielami pracowników. AI napisze tekst, ale procedura uzgodnienia leży po Twojej stronie.

Podpis i data wejścia w życie. Zarządzenie staje się obowiązującym aktem dopiero po podpisaniu przez organ, który ma do tego umocowanie. Data wejścia w życie i ewentualny okres vacatio legis wymagają świadomej decyzji, nie automatycznego generowania.

Kilka zasad, żeby nie wpaść w typowe pułapki

Przy tej pracy powtarzają się te same błędy.

Pierwszy: traktowanie wygenerowanego tekstu jak finalnego dokumentu. AI daje szkic. Każdy projekt musi przejść przez weryfikację merytoryczną i prawną przed podpisaniem.

Drugi: wklejanie danych osobowych do narzędzia. Do pisania regulaminu nie potrzebujesz imion i nazwisk pracowników ani ich danych płacowych. Opisuj sytuacje ogólnie: "pracownicy referatu technicznego", "osoba odpowiedzialna za ewidencję środków trwałych". Takie opisy w zupełności wystarczają, żeby AI przygotowała dobry szkic.

Trzeci: generowanie dokumentu z jednozdaniowego opisu. Krótki, ogólny prompt daje ogólny wynik. Dwie minuty poświęcone na dokładne opisanie zakresu dokumentu dają szkic, który naprawdę skraca pracę.

Jeśli Twój urząd nie ma jeszcze regulaminu korzystania z narzędzi AI przez pracowników, warto go ustalić, zanim każdy zacznie eksperymentować na własną rękę z przypadkowymi narzędziami. To osobny temat, ale bezpośrednio związany z tym, o czym tu mówimy.

Od czego zaczynamy

Wybierz jeden dokument. Najlepiej taki, który planujesz napisać lub zaktualizować w najbliższych tygodniach. Powinien mieć typową strukturę i nie wymagać od razu skomplikowanych konsultacji. Dobry kandydat na początek to zarządzenie w sprawie ewidencji czasu pracy przy pracy zdalnej albo regulamin korzystania z samochodów służbowych.

Napisz do narzędzia AI szczegółowy opis tego, co dokument ma regulować. Sprawdź wynik. Oceń, ile czasu zaoszczędziłeś na samym przygotowaniu szkicu. Potem przeprowadź go przez normalny tryb: weryfikacja prawna, ewentualne uzgodnienia, podpis. Cały cykl, ale szybszy na etapie wejściowym.

Jeśli chcesz zobaczyć, jak podobnie pracują inne urzędy, które już używają AI przy dokumentach wewnętrznych, zajrzyj do realnych wdrożeń. Jeśli wolisz najpierw porozmawiać o tym, co ma sens w Twojej instytucji, umów się na bezpłatny audyt. Przejdziemy przez konkretne typy dokumentów, które regularnie przygotowujesz, i powiemy wprost, gdzie AI faktycznie skraca pracę, a gdzie nie warto zawracać głowy.