Integracja AI: FoKa (finanse i księgowość budżetowa)
Podłączamy asystenta AI do FoKa przez eksport danych i, tam gdzie to możliwe, bezpośredni odczyt bazy. Skarbnik, główna księgowa i referenci finansowi dostają szybkie odpowiedzi o zaangażowaniu wydatków, stanie realizacji planu i kompletności sprawozdań Rb bez przeszukiwania systemu.
Jak się łączymy: FoKa nie udostępnia otwartego API, o którym mamy informacje. Dane pobieramy przez dwa kanały: eksport plików ze sprawozdaniami i planem finansowym w formatach obsługiwanych przez program albo bezpośredni odczyt bazy danych na koncie technicznym z uprawnieniami wyłącznie do odczytu.
Czego potrzebujemy: Dostęp do bazy danych FoKa (konto techniczne, odczyt) lub regularne eksporty plików ze sprawozdaniami i planem finansowym
Czego asystent nie robi: Asystent nie zatwierdza, nie podpisuje i nie wysyła sprawozdań do BeSTi@ w imieniu urzędu ani jednostki
Co podłączamy
Plan finansowy
CzytamyPlan budżetowy po działach, rozdziałach i paragrafach wraz ze zmianami w ciągu roku
AsystentOdpowiada na pytania o aktualny plan, porównuje z wykonaniem i wskazuje pozycje bliskie granicy planu
Zaangażowanie wydatków
CzytamyZaangażowanie umowne i kwoty zamówień przypisane do paragrafów
AsystentInformuje, ile środków pozostało do dyspozycji w danym paragrafie przed podpisaniem kolejnej umowy
Sprawozdania Rb
CzytamyPliki sprawozdań Rb-27S, Rb-28S, Rb-N, Rb-Z eksportowane do BeSTi@
AsystentSprawdza kompletność zestawu sprawozdań jednostkowych, wskazuje brakujące i pilnuje terminów złożenia
Ewidencja operacji
CzytamyDekretacje i zapisy w dzienniku
AsystentPomaga ustalić, z którym dokumentem lub umową powiązane jest zdarzenie księgowe
Rozrachunki
CzytamyNależności i zobowiązania z terminami płatności
AsystentZestawia przeterminowane pozycje i sygnalizuje ryzyko naruszenia dyscypliny finansów publicznych
Sprawozdawczość zbiorcza
CzytamyDane sprawozdań nadesłanych przez jednostki podległe
AsystentPorównuje nadesłane wartości ze wzorcem zbiorczym i sygnalizuje rozbieżności przed wysłaniem do BeSTi@
O co pytają urzędnicy w praktyce
- Jakie jest zaangażowanie wydatków w dziale 600, rozdziale 60013 na dzisiaj?
- Które paragrafy przekroczyły 90% planu rocznego po stronie wydatków?
- Czy wszystkie Rb-28S jednostek podległych są już przesłane do BeSTi@?
- Ile środków zostało na wynagrodzenia w paragrafie 4010 do końca roku?
- W którym miesiącu mieliśmy największe wykonanie wydatków w dziale 750?
- Pokaż wszystkie zobowiązania przeterminowane powyżej 30 dni.
Co się zmienia
Skarbnik i referenci finansowi przestają szukać odpowiedzi w kilku ekranach FoKa i zestawieniach excelowych. Pytania o realizację planu, zaangażowanie i braki w sprawozdaniach zajmują sekundy, nie kwadranse. Kierownik wydziału widzi stan budżetu przed sesją rady bez czekania na ręcznie przygotowane zestawienie. Terminy złożenia sprawozdań do BeSTi@ są pilnowane: asystent sygnalizuje braki z wyprzedzeniem, zanim czas minie, a nie po fakcie.
O programie
FoKa to system finansowo-księgowy przeznaczony dla jednostek samorządu terytorialnego, rozwijany przez Symfonia Public, dawniej pod marką Nefeni. Obsługuje pełny cykl budżetowy: od planu finansowego, przez dekretację i ewidencję operacji, po zamknięcie roku. Producent podaje, że z programu korzysta kilkaset JST w Polsce.
Program obejmuje moduły planu finansowego, księgi głównej i ksiąg pomocniczych, zaangażowania wydatków, rozrachunków oraz sprawozdawczości budżetowej. Sprawozdania Rb (m.in. Rb-27S, Rb-28S, Rb-N, Rb-Z) eksportuje się do platformy BeSTi@, z której korzysta Ministerstwo Finansów. Z FoKa pracują wydziały finansowe urzędów oraz jednostki podległe, które przekazują sprawozdania do organu nadrzędnego.
Gdzie to działa najlepiej
Przed sesją rady gminy skarbnik potrzebuje szybkiego przeglądu realizacji budżetu: które działy są bliskie przekroczenia planu, a które mają duże rezerwy. Dane siedzą w kilku zestawieniach FoKa.
Asystent zestawia wykonanie planu po działach w kilka sekund i wskazuje pozycje wymagające uwagi przed głosowaniem.
Zbliża się ustawowy termin złożenia sprawozdań Rb-28S jednostek podległych do BeSTi@ i referent sprawdza, które jednostki nie nadesłały danych lub nadesłały niekompletne.
Asystent przechodzi przez listę jednostek, wypisuje brakujące sprawozdania i podaje kontakty do odpowiednich referentów.
Główna księgowa chce sprawdzić zaangażowanie na kilku paragrafach wydatkowych, zanim podpisze kolejną umowę z wykonawcą, żeby mieć pewność, że nie przekroczy planu.
Asystent podaje aktualne zaangażowanie dla wskazanych paragrafów i pokazuje margines środków pozostałych do dyspozycji.
Jak się łączymy
FoKa nie udostępnia otwartego API, o którym mamy informacje. Dane pobieramy przez dwa kanały: eksport plików ze sprawozdaniami i planem finansowym w formatach obsługiwanych przez program albo bezpośredni odczyt bazy danych na koncie technicznym z uprawnieniami wyłącznie do odczytu. Ten drugi sposób wymaga uzgodnienia z dostawcą lub partnerem wdrożeniowym co do struktury bazy i zakresu dostępu.
Portal asystenta stoi na serwerze urzędu. Do modelu AI trafia polecenie i fragmenty danych potrzebne do odpowiedzi, nie pełna baza. Asystent nie wykonuje zapisu do FoKa: wszelkie zmiany w ewidencji zatwierdza i wprowadza pracownik urzędu w programie.
Portal z plikami, bazami i historią rozmów stoi na serwerze urzędu. Do modelu AI trafia polecenie i fragmenty potrzebne do odpowiedzi, bez trenowania cudzych modeli na danych mieszkańców.
Czego potrzebujemy od Was
- Dostęp do bazy danych FoKa (konto techniczne, odczyt) lub regularne eksporty plików ze sprawozdaniami i planem finansowym
- Uzgodnienie zakresu danych z działem IT urzędu i, przy odczycie bazy, z dostawcą lub partnerem wdrożeniowym FoKa
- Serwer urzędu z systemem Linux lub Windows Server skonfigurowany jako host portalu asystenta
- Dostęp sieciowy między portalem a bazą lub katalogiem eksportów FoKa
- Osoba kontaktowa po stronie wydziału finansowego do testów i odbioru integracji
Czego asystent nie robi
- Asystent nie zatwierdza, nie podpisuje i nie wysyła sprawozdań do BeSTi@ w imieniu urzędu ani jednostki
- Asystent nie dokonuje wpisów, korekt ani dekretacji w ewidencji FoKa: zapis do systemu wykonuje zawsze pracownik
- Asystent nie wydaje opinii prawno-finansowych ani nie interpretuje klasyfikacji budżetowej: wskazuje dane, ocenę zostawia skarbnikowi lub głównej księgowej
- Asystent nie zastępuje kontroli zarządczej ani audytu wewnętrznego
Pytania o integrację z FoKa (finanse i księgowość budżetowa)
Czy dane finansowe urzędu trafiają na zewnętrzne serwery?
Portal z danymi stoi na serwerze urzędu. Do modelu AI trafia polecenie i fragmenty danych potrzebne do konkretnej odpowiedzi, na przykład kilka wierszy planu finansowego dla wskazanego działu, nie cała baza. Dane nie są używane do trenowania modeli ani udostępniane podmiotom zewnętrznym.
Czy potrzebna jest zgoda Symfonia Public lub partnera wdrożeniowego FoKa?
Zależy od sposobu podłączenia. Eksport plików, które urząd sam generuje, nie wymaga zgody producenta i leży w gestii działu IT urzędu. Bezpośredni odczyt bazy danych FoKa wymaga uzgodnienia z dostawcą lub partnerem wdrożeniowym co do struktury i zakresu dostępu. Temat omawiamy razem z waszym IT na etapie audytu.
Czy asystent może samodzielnie wysłać sprawozdanie do BeSTi@?
Nie. Asystent czyta dane, sprawdza kompletność i informuje o brakach lub rozbieżnościach. Przesłanie sprawozdania do BeSTi@ zawsze wykonuje upoważniony pracownik w programie FoKa, po weryfikacji zawartości. Asystent wspiera, nie zastępuje tego kroku.
Jakie formaty eksportu obsługuje integracja?
Pracujemy z formatami, które FoKa potrafi wyeksportować do BeSTi@ i z typowymi zestawieniami (CSV, XLS). Gdy dostępny jest odczyt bazy, pobieramy dane bezpośrednio. Dobieramy sposób do tego, co dostępne w konkretnym urzędzie i co uzgodnimy z jego IT oraz dostawcą systemu.
Jak długo trwa uruchomienie integracji?
Zakres zależy od sposobu podłączenia (eksport ręczny, automatyczny eksport cykliczny, odczyt bazy) oraz liczby jednostek podległych w waszej strukturze. Szczegóły omawiamy podczas bezpłatnego audytu, gdzie ustalamy, co jest dostępne w waszym środowisku.
Inne integracje: budżet, księgowość i sprawozdawczość
Sprawdźmy to na Waszym urzędzie
Na bezpłatnym audycie pokażemy, jakie dane da się wyciągnąć z FoKa (finanse i księgowość budżetowa) i od którego procesu zacząć, żeby zespół szybko poczuł różnicę.
Umówcie bezpłatny audyt →