Integracja AI: Progman Finanse-Księgowość
Podłączamy asystenta AI do Progman Finanse-Księgowość przez eksport danych i odczyt z bazy na koncie technicznym. Zespół jednostki budżetowej zadaje pytania o wydatki i wykonanie planu, a asystent sprawdza zgodność sprawozdań z księgami i przygotowuje zestawienia bez ręcznego przeszukiwania plików.
Jak się łączymy: Podstawowy sposób podłączenia to odczyt eksportowanych plików: Progman FK generuje sprawozdania i zestawienia w plikach eksportowych, które asystent pobiera z folderu sieciowego lub zasobu współdzielonego. Dane są aktualne na moment ostatniego eksportu, a częstotliwość odświeżania ustala urząd.
Czego potrzebujemy: Eksport plików ze sprawozdaniami i zestawieniami z Progman FK do folderu dostępnego dla serwera urzędAI lub dostęp do bazy danych programu na koncie tylko do odczytu
Czego asystent nie robi: Asystent nie księguje dokumentów ani nie wprowadza żadnych danych do Progman FK: wszystkie zapisy po stronie programu wykonuje upoważniony pracownik.
Co podłączamy
Plan finansowy
CzytamyZatwierdzony plan dochodów i wydatków w podziale na rozdziały i paragrafy klasyfikacji budżetowej
AsystentOdpowiada na pytania o limity na poszczególnych paragrafach, pokazuje, ile zostało do wydania, i wskazuje zmiany planu wprowadzone w trakcie roku
Księgowania i dekretacja
CzytamyZaksięgowane dokumenty: numer dowodu, kwota, paragraf, data, opis operacji
AsystentWskazuje dokumenty bez dekretacji, grupuje wydatki według kategorii i okresu, odpowiada na pytania o konkretne operacje
Wykonanie budżetu
CzytamyNarastające wykonanie planu dochodów i wydatków w podziale na działy i rozdziały
AsystentPorównuje wykonanie z planem, oblicza procentowe wykorzystanie środków i wychwytuje paragrafy grożące przekroczeniem
Sprawozdania budżetowe
CzytamyDane ze sprawozdań Rb-27S, Rb-28S, Rb-N, Rb-Z i pozostałych eksportowanych do TREZOR
AsystentSprawdza spójność danych sprawozdania z wartościami w księgach, wskazuje rozbieżności i przygotowuje zestawienie różnic do weryfikacji przez głównego księgowego
Wydatki jednostek obsługiwanych
CzytamyKsięgowania przypisane do poszczególnych jednostek w ramach obsługi CUW
AsystentOdpowiada na pytania o wydatki konkretnej szkoły lub placówki, filtruje po typie kosztu i porównuje z analogicznym okresem ubiegłego roku
Zobowiązania i należności
CzytamyDane o nieuregulowanych zobowiązaniach i należnościach z kont rozrachunkowych
AsystentZestawia przeterminowane zobowiązania, informuje o stanie rozrachunków z dostawcami i przygotowuje projekt raportu do kierownika
O co pytają urzędnicy w praktyce
- Jakie faktury nie mają jeszcze dekretacji?
- Ile wydała szkoła nr 2 na media w tym roku i jak to wygląda na tle planu?
- Czy sprawozdanie Rb-28S zgadza się z wykonaniem w księgach za trzeci kwartał?
- Na których paragrafach grozi przekroczenie planu do końca roku?
- Jakie były wydatki na wynagrodzenia w rozdziale 80101 od stycznia do września?
- Które zobowiązania wobec dostawców są przeterminowane powyżej 30 dni?
Co się zmienia
Główna księgowa i referenci finansowi przestają ręcznie przeglądać kilkadziesiąt stron eksportów i zbiorczych zestawień. Zamiast budować tabelę w Excelu, by odpowiedzieć dyrektorowi na pytanie o wydatki konkretnej jednostki, zadają pytanie asystentowi i mają odpowiedź w kilkanaście sekund. Weryfikacja sprawozdań przed wysyłką do TREZOR zajmuje mniej czasu, bo asystent z góry wskazuje rozbieżności między danymi sprawozdania a stanem ksiąg. Kontrola planu jest bieżąca, nie raz w miesiącu po zamknięciu okresu.
O programie
Progman Finanse-Księgowość to system finansowo-księgowy firmy Wolters Kluwer Polska przeznaczony dla jednostek budżetowych. Obsługuje pełny cykl ewidencji finansowej: od planu dochodów i wydatków, przez bieżące księgowania, po generowanie sprawozdań budżetowych w układzie tradycyjnym i zadaniowym.
Z programu korzystają urzędy gmin, miast, starostwa powiatowe oraz jednostki obsługiwane przez centra usług wspólnych (CUW). Integralną częścią programu jest eksport sprawozdań do systemu TREZOR Ministerstwa Finansów, w tym sprawozdań Rb-27S, Rb-28S i pozostałych wymaganych przez przepisy o sprawozdawczości budżetowej.
Gdzie to działa najlepiej
Główna księgowa CUW co miesiąc zbiera pytania od dyrektorów szkół o stan wydatków. Każde pytanie wymaga ręcznego przeszukania ksiąg i przygotowania wyciągu.
Asystent odpowiada na pytania o wydatki konkretnej szkoły w podziale na kategorie kosztów, a główna księgowa dostaje gotowe zestawienie do zatwierdzenia.
Referent musi sprawdzić, czy dane w sprawozdaniu Rb-28S pokrywają się z wykonaniem zapisanym w księgach, zanim dokument trafi do TREZOR.
Asystent porównuje kolumny sprawozdania z danymi z ksiąg i wypisuje rozbieżności; referent weryfikuje tylko wskazane pozycje, a nie całe sprawozdanie.
Na sesji rady padną pytania o wykonanie budżetu: ile wydano na poszczególne zadania i gdzie grozi przekroczenie planu.
Skarbnik zadaje pytania asystentowi dzień przed sesją i otrzymuje zestawienie z procentowym wykonaniem na każdym rozdziale, gotowe do omówienia.
Jak się łączymy
Podstawowy sposób podłączenia to odczyt eksportowanych plików: Progman FK generuje sprawozdania i zestawienia w plikach eksportowych, które asystent pobiera z folderu sieciowego lub zasobu współdzielonego. Dane są aktualne na moment ostatniego eksportu, a częstotliwość odświeżania ustala urząd.
Gdy możliwe jest nadanie konta technicznego z dostępem tylko do odczytu do bazy danych Progman FK, asystent może odpytywać bazę bezpośrednio, co daje widok aktualny bez ręcznego eksportu. Producent, Wolters Kluwer Polska, nie publikuje oficjalnego API dla zewnętrznych integracji: przed wdrożeniem bezpośredniego dostępu do bazy zalecamy potwierdzenie u producenta lub opiekuna systemu, czy taki odczyt jest dozwolony w warunkach licencji.
Portal z plikami, bazami i historią rozmów stoi na serwerze urzędu. Do modelu AI trafia polecenie i fragmenty potrzebne do odpowiedzi, bez trenowania cudzych modeli na danych mieszkańców.
Czego potrzebujemy od Was
- Eksport plików ze sprawozdaniami i zestawieniami z Progman FK do folderu dostępnego dla serwera urzędAI lub dostęp do bazy danych programu na koncie tylko do odczytu
- Potwierdzenie u producenta lub opiekuna systemu, że bezpośredni odczyt bazy danych jest zgodny z warunkami licencji Progman FK
- Wykaz rozdziałów i paragrafów klasyfikacji budżetowej stosowanych w jednostce (ułatwia pierwsze konfigurowanie pytań do asystenta)
- Wskazanie osoby po stronie urzędu lub CUW odpowiedzialnej za uruchomienie i odbiór integracji
- Serwer lub miejsce na serwerze klienta, gdzie stoi portal urzędAI (integracja działa w tej samej sieci co Progman FK)
Czego asystent nie robi
- Asystent nie księguje dokumentów ani nie wprowadza żadnych danych do Progman FK: wszystkie zapisy po stronie programu wykonuje upoważniony pracownik.
- Asystent nie zatwierdza, nie podpisuje i nie wysyła sprawozdań budżetowych do TREZOR ani do żadnego systemu sprawozdawczego: przygotowuje zestawienia i wskazuje rozbieżności, a decyzję o wysyłce podejmuje główny księgowy.
- Asystent nie interpretuje przepisów prawa finansów publicznych w imieniu urzędu: przywołuje treść przepisów i wyjaśnia ich brzmienie, ale ocenę prawną podejmuje właściwy pracownik lub radca prawny.
- Asystent nie zastępuje audytu ani kontroli finansowej: wychwytuje rozbieżności w danych, które widzi, ale jego odpowiedzi nie są równoznaczne z opinią biegłego rewidenta ani wynikiem kontroli RIO.
Pytania o integrację z Progman Finanse-Księgowość
Skąd asystent bierze dane z Progman FK?
Z eksportowanych plików, które Progman FK generuje do folderu sieciowego, lub bezpośrednio z bazy danych programu na koncie technicznym z dostępem wyłącznie do odczytu. Do modelu AI trafiają polecenie i fragmenty danych potrzebne do udzielenia odpowiedzi na konkretne pytanie.
Czy potrzebna jest zgoda Wolters Kluwer Polska na integrację?
W przypadku połączenia przez eksport plików korzystamy z danych już wyeksportowanych przez program, bez bezpośredniego dostępu do systemu producenta. Przy bezpośrednim dostępie do bazy danych zalecamy uprzednie potwierdzenie u producenta lub opiekuna systemu, że taki odczyt mieści się w warunkach licencji. urzędAI pomaga przygotować pytania do producenta przed wdrożeniem.
Jak chronione są dane finansowe jednostki?
Portal urzędAI stoi na serwerze klienta. Do modelu AI trafia polecenie i fragmenty danych potrzebne do konkretnej odpowiedzi. Dane finansowe jednostki nie są używane do trenowania cudzych modeli. Pełne zasady przetwarzania danych opisuje umowa z urzędAI, którą podpisuje jednostka przed wdrożeniem.
Czy asystent może samodzielnie wysłać sprawozdanie do TREZOR?
Nie. Asystent przygotowuje zestawienia, sprawdza spójność danych i wskazuje rozbieżności między sprawozdaniem a księgami. Każdą decyzję o zatwierdzeniu i wysyłce sprawozdania do TREZOR podejmuje i wykonuje upoważniony pracownik, bez wyjątku.
Jak długo trwa uruchomienie integracji?
Zależy od wybranego sposobu połączenia. Wariant oparty na eksporcie plików można uruchomić szybciej: wystarczy wskazać folder z eksportami i skonfigurować asystenta pod klasyfikację budżetową jednostki. Wariant z bezpośrednim dostępem do bazy wymaga wcześniejszego ustalenia z producentem i przygotowania konta technicznego, co wydłuża czas o etap uzgodnień.
Inne integracje: budżet, księgowość i sprawozdawczość
Sprawdźmy to na Waszym urzędzie
Na bezpłatnym audycie pokażemy, jakie dane da się wyciągnąć z Progman Finanse-Księgowość i od którego procesu zacząć, żeby zespół szybko poczuł różnicę.
Umówcie bezpłatny audyt →