Integracja AI: SIDAS Budżet
Podłączamy asystenta do danych z SIDAS Budżet: planu budżetu, zmian uchwałami i zarządzeniami oraz bieżącego wykonania. Wasz skarbnik i referenci dostają szybkie odpowiedzi na pytania o wolne środki, odchylenia i historię zmian bez ręcznego przeszukiwania wydruków.
Jak się łączymy: SIDAS Budżet przechowuje dane w bazie relacyjnej lub udostępnia je przez mechanizmy eksportu. Najczęstszą ścieżką połączenia jest cykliczny eksport planu i wykonania do pliku XML lub CSV, który asystent pobiera i indeksuje na serwerze urzędu.
Czego potrzebujemy: Dostęp do danych SIDAS Budżet: eksport XML lub CSV z planu i wykonania albo konto techniczne do odczytu bazy danych
Czego asystent nie robi: Asystent nie zatwierdza zmian budżetu, nie podpisuje zarządzeń i nie wprowadza danych do SIDAS Budżet: każdy zapis wymaga działania i zatwierdzenia przez upoważnionego pracownika.
Co podłączamy
Projekt i plan budżetu
CzytamyPlan dochodów i wydatków w układzie klasyfikacji budżetowej, zatwierdzone kwoty po uchwale Rady
AsystentOdpowiada na pytania o planowane kwoty w poszczególnych działach, rozdziałach i paragrafach; zestawia plan z poprzednim rokiem
Zmiany budżetu
CzytamyZarządzenia i uchwały zmieniające plan: numery, daty, przenoszone kwoty i podstawy prawne
AsystentPodaje listę zmian wprowadzonych w danym okresie, wskazuje, które zarządzenia dotyczyły wybranego zadania lub działu
Wykonanie budżetu
CzytamyDochody i wydatki wykonane w poszczególnych okresach według klasyfikacji budżetowej
AsystentLiczy odchylenia plan-wykonanie, wskazuje pozycje z niskim lub zerowym wykonaniem, porównuje kwartały
Zadania inwestycyjne
CzytamyZaplanowane nakłady, wydatki poniesione, zmiany planu zadań inwestycyjnych
AsystentOdpowiada, ile zostało do wydania w konkretnym zadaniu, zestawia wieloletnią historię nakładów na zadanie
Dochody
CzytamyPlan i wykonanie dochodów własnych, dotacji i subwencji według paragrafów
AsystentPorównuje wykonanie z planem po wybranym kwartale, wskazuje dochody poniżej i powyżej prognozy
Rezerwy budżetowe
CzytamyRezerwa ogólna i rezerwy celowe, zmiany ich wysokości w toku roku
AsystentPodaje aktualny stan rezerw i zestawia środki przyznane z wydatkowanymi z poszczególnych rezerw
O co pytają urzędnicy w praktyce
- Jakie zmiany w planie wydatków wprowadzono zarządzeniami od ostatniej sesji Rady?
- Ile zostało do wydania w zadaniu inwestycyjnym na budowę drogi gminnej?
- Porównaj plan dochodów własnych z wykonaniem po III kwartale.
- W których działach wykonanie wydatków przekroczyło już 90 procent planu?
- Jaki jest aktualny stan rezerwy ogólnej po ostatnich zmianach budżetu?
- Pokaż wszystkie przeniesienia między paragrafami w rozdziale 80101 w tym roku.
Co się zmienia
Skarbnik i referenci finansowi przestają szukać odpowiedzi w kilku wydrukach albo filtrować arkusze z wykonaniem. Pytanie o wolne środki, historię zmian albo porównanie z planem trwa chwilę, a odpowiedź jest gotowa z powołaniem na konkretny dział i paragraf. Zmiany zarządzeń widać od razu, bez przeglądania każdego dokumentu z osobna. Sesja Rady wymaga mniej przygotowań, bo materiały finansowe można sprawdzić szybko przed posiedzeniem i bez czekania na wydruki z systemu.
O programie
SIDAS Budżet to system do planowania i realizacji budżetu jednostki samorządu terytorialnego, rozwijany przez Madkom SA. Obsługuje pełny cykl: od projektu budżetu, przez uchwałę i zmiany zarządzeniami, po bieżące wykonanie dochodów i wydatków w układzie klasyfikacji budżetowej.
Program dostępny jest także jako usługa SIDAS Cloud. Używają go urzędy gmin, miast i starostw do prowadzenia planu finansowego, ewidencji zmian budżetu i sporządzania sprawozdań. Dane zorganizowane są w układzie dział-rozdział-paragraf, co ułatwia raportowanie i nadzór nad realizacją zadań oraz porównywanie wykonania z planem.
Gdzie to działa najlepiej
Skarbnik przygotowuje materiały na sesję Rady. Musi sprawdzić, które zarządzenia zmieniały budżet od ostatniej sesji i jaki jest aktualny plan po tych zmianach.
Asystent wypisuje listę zarządzeń z datami, przenoszonymi kwotami i działami w ciągu chwili, bez przeglądania każdego dokumentu z osobna.
Kierownik wydziału chce sprawdzić, ile środków pozostało do wydania w zadaniach inwestycyjnych bieżącego roku i które z nich są zagrożone niewykonaniem planu.
Asystent zestawia plan z wykonaniem dla każdego zadania i wskazuje te z wykonaniem poniżej założonego progu, zanim kierownik sięgnie po wydruki z systemu.
Referent sporządza informację o przebiegu wykonania budżetu po I półroczu. Potrzebuje zestawienia dochodów i wydatków z odchyleniami dla kilkudziesięciu rozdziałów.
Asystent przygotowuje tabelę porównawczą plan-wykonanie z wyliczonymi odchyleniami, którą referent sprawdza i dołącza do dokumentu.
Jak się łączymy
SIDAS Budżet przechowuje dane w bazie relacyjnej lub udostępnia je przez mechanizmy eksportu. Najczęstszą ścieżką połączenia jest cykliczny eksport planu i wykonania do pliku XML lub CSV, który asystent pobiera i indeksuje na serwerze urzędu. Gdy producent lub umowa serwisowa przewiduje dostęp do bazy danych, możliwy jest odczyt bezpośredni na osobnym koncie technicznym z uprawnieniami wyłącznie do odczytu.
Zakres i forma dostępu zależy od wersji programu, posiadanej licencji i warunków umowy z Madkom SA. Przed uruchomieniem integracji uzgadniamy z działem IT urzędu, który wariant jest dostępny, i w razie potrzeby wypracowujemy ścieżkę z producentem. Wyniki analiz i historia rozmów asystenta zapisywane są wyłącznie na serwerze klienta.
Portal z plikami, bazami i historią rozmów stoi na serwerze urzędu. Do modelu AI trafia polecenie i fragmenty potrzebne do odpowiedzi, bez trenowania cudzych modeli na danych mieszkańców.
Czego potrzebujemy od Was
- Dostęp do danych SIDAS Budżet: eksport XML lub CSV z planu i wykonania albo konto techniczne do odczytu bazy danych
- Serwer lub maszyna wirtualna w infrastrukturze urzędu do instalacji portalu urzędAI
- Zgoda administratora danych lub IOD na przetwarzanie danych finansowych w ramach systemu wewnętrznego urzędu
- Uzgodnienie zakresu dostępu z działem IT i, zależnie od wariantu połączenia, z Madkom SA
- Wskazanie osoby kontaktowej po stronie urzędu, zazwyczaj skarbnika lub głównego księgowego, do testów i odbioru
Czego asystent nie robi
- Asystent nie zatwierdza zmian budżetu, nie podpisuje zarządzeń i nie wprowadza danych do SIDAS Budżet: każdy zapis wymaga działania i zatwierdzenia przez upoważnionego pracownika.
- Asystent nie zastępuje audytu finansowego ani kontroli RIO: wskazuje odchylenia i braki, ale ocena ich zgodności z przepisami należy do skarbnika i służb kontrolnych.
- Asystent nie zna danych, które nie zostały mu udostępnione w ramach integracji: jeśli eksport obejmuje tylko bieżący rok, nie odpowie na pytania o dane z lat wcześniejszych.
- Asystent nie interpretuje przepisów prawa finansów publicznych jako ostateczna wykładnia: wskazuje właściwe artykuły i paragrafy, a ocenę prawną potwierdza skarbnik lub radca prawny.
Pytania o integrację z SIDAS Budżet
Czy dane finansowe urzędu trafiają do zewnętrznych serwerów lub są używane do trenowania modeli AI?
Portal urzędAI działa na serwerze klienta, a pliki, bazy i historia rozmów są przechowywane w infrastrukturze urzędu. Do modelu AI trafia polecenie i tylko te fragmenty danych, które są potrzebne do udzielenia odpowiedzi na konkretne pytanie. Dane urzędu nie są używane do trenowania cudzych modeli AI.
Czy potrzebna jest zgoda Madkom SA na podłączenie asystenta do SIDAS Budżet?
To zależy od wybranej ścieżki technicznej. Praca na plikach eksportowanych przez urzędnika zazwyczaj nie wymaga zgody producenta. Bezpośredni dostęp do bazy danych lub użycie interfejsu programu może wymagać uzgodnienia z Madkom SA lub sprawdzenia warunków posiadanej licencji. Przed uruchomieniem integracji wspólnie z działem IT urzędu wyjaśniamy, który wariant jest dostępny.
Czy asystent działa tylko z wersją lokalną SIDAS Budżet, czy też z SIDAS Cloud?
Asystent może pracować z oboma wariantami, pod warunkiem że dane są dostępne w postaci eksportu lub przez interfejs. W przypadku SIDAS Cloud zakres dostępu zależy od możliwości eksportu danych z chmury producenta oraz warunków umowy serwisowej urzędu.
Jak szybko asystent reaguje na zmiany w budżecie wprowadzone w programie?
Aktualność danych zależy od częstotliwości eksportu lub odczytu bazy. Przy codziennym odczycie asystent zna stan danych z poprzedniego dnia. Możliwe jest ustawienie częstszych odczytów, np. kilka razy dziennie, zależnie od przyjętej konfiguracji i możliwości technicznych połączenia.
Czy asystent może samodzielnie wprowadzać zmiany do planu budżetu lub tworzyć zarządzenia?
Nie. Asystent przygotowuje projekty zestawień, wskazuje odchylenia i odpowiada na pytania o dane. Żaden zapis do SIDAS Budżet ani żaden dokument nie jest wysyłany ani zatwierdzany bez wyraźnej decyzji upoważnionego pracownika urzędu.
Inne integracje: budżet, księgowość i sprawozdawczość
Sprawdźmy to na Waszym urzędzie
Na bezpłatnym audycie pokażemy, jakie dane da się wyciągnąć z SIDAS Budżet i od którego procesu zacząć, żeby zespół szybko poczuł różnicę.
Umówcie bezpłatny audyt →