Integracja AI: KSeF (Krajowy System e-Faktur)
Podłączamy asystenta do API KSeF Ministerstwa Finansów i czytamy faktury zakupowe oraz sprzedażowe waszej jednostki. Zespół otrzymuje aktualne zestawienia, alerty o brakujących fakturach w obiegu i szybkie odpowiedzi na pytania o konkretne dokumenty, bez logowania do systemu za każdym razem.
Jak się łączymy: Łączymy się z KSeF przez oficjalne API Ministerstwa Finansów. Dostęp wymaga tokenu autoryzacyjnego wystawionego dla konta jednostki w systemie KSeF.
Czego potrzebujemy: Token autoryzacyjny do API KSeF wystawiony dla konta technicznego jednostki w systemie Ministerstwa Finansów.
Czego asystent nie robi: Asystent nie wystawia, nie anuluje i nie podpisuje faktur w KSeF; nie działa na uprawnieniach umożliwiających zapis w systemie.
Co podłączamy
Faktury zakupowe
CzytamyTreść faktur zakupowych, kwoty netto i brutto, numery KSeF, daty wystawienia i odbioru, dane dostawcy
AsystentPrzeszukuje faktury według dostawcy, okresu i kwoty; wskazuje te, które nie trafiły jeszcze do obiegu wewnętrznego jednostki
Faktury sprzedażowe
CzytamyFaktury wystawione przez jednostkę, numery KSeF, dane nabywcy, tytuły usług i towarów
AsystentZlicza faktury według tytułu, okresu i nabywcy; przygotowuje zestawienia np. za wodę i ścieki, najem lub opłaty lokalne
Statusy przetwarzania w KSeF
CzytamyAktualny status faktury w systemie KSeF: przyjęta, odrzucona lub w trakcie przetwarzania
AsystentSprawdza bieżący status wskazanej faktury lub zbioru faktur od danego dostawcy na zapytanie urzędnika
Niezaobsługowane dokumenty
CzytamyLista faktur odebranych w KSeF bez potwierdzenia ich odbioru w obiegu wewnętrznym jednostki
AsystentWskazuje dokumenty wymagające dalszego procedowania i szacuje ich łączną wartość
Zestawienia i raporty
CzytamyDane fakturowe z wybranego okresu, podzielone według tytułu, kontrahenta lub daty
AsystentPrzygotowuje projekty zestawień do sprawozdawczości i kontroli wewnętrznej na zapytanie kierownika referatu
Weryfikacja kontrahenta
CzytamyDane wystawcy faktury z KSeF: NIP, nazwa, data wystawienia, numer KSeF
AsystentSprawdza, czy faktura od wskazanego kontrahenta już wpłynęła do KSeF i jaki ma status
O co pytają urzędnicy w praktyce
- Które faktury zakupowe z ostatniego tygodnia nie trafiły jeszcze do obiegu?
- Ile faktur wystawiliśmy za wodę i ścieki w październiku i jaka jest ich łączna wartość brutto?
- Czy faktura od firmy XYZ za usługę remontową jest już w KSeF i jaki ma status?
- Pokaż wszystkie faktury sprzedażowe wystawione w tym miesiącu powyżej 10 tysięcy złotych.
- Ile faktur zakupowych odebraliśmy od ABC Sp. z o.o. od początku roku?
- Mam niezaksięgowane faktury z zeszłego miesiąca, sprawdź, które są w KSeF, i wypisz ich numery KSeF.
Co się zmienia
Zamiast logowania do KSeF i ręcznego przeszukiwania dokumentów urzędnik pyta asystenta wprost i dostaje odpowiedź w kilka sekund. Kierownik referatu finansowego widzi na bieżąco, które faktury czekają na obieg, bez codziennego przeglądania systemu. Zestawienia do sprawozdawczości, które wcześniej wymagały ręcznego pobierania i sumowania, asystent przygotowuje na jedno polecenie, z podziałem według dowolnego kryterium.
O programie
KSeF (Krajowy System e-Faktur) to państwowy system Ministerstwa Finansów i Krajowej Administracji Skarbowej, w którym podatnicy VAT wystawiają i odbierają faktury ustrukturyzowane. Od 2026 roku obowiązek korzystania z KSeF obejmuje też jednostki samorządu terytorialnego i ich jednostki organizacyjne będące podatnikami VAT.
Z KSeF korzystają urzędy JST, centra usług wspólnych, jednostki budżetowe i zakłady budżetowe. System rejestruje każdą fakturę zakupową i sprzedażową, przydziela jej numer KSeF i udostępnia ją stronom transakcji. Dostęp do danych odbywa się przez oficjalne API Ministerstwa Finansów, otwarte dla podmiotów z aktywnym kontem w systemie.
Gdzie to działa najlepiej
CUW co tydzień sprawdza, które faktury wpłynęły do KSeF i nie trafiły jeszcze do systemu finansowego każdej z obsługiwanych jednostek. Ręczne przeglądanie każdego konta zajmuje kilka godzin.
Asystent przegląda KSeF dla wszystkich obsługiwanych jednostek i dostarcza zbiorczą listę zaległych faktur w kilka minut.
Kierownik referatu musi co miesiąc przygotować zestawienie faktur sprzedażowych według tytułów i kontrahentów do sprawozdawczości. Dane pobiera ręcznie z KSeF i liczy w arkuszu.
Asystent przygotowuje gotowe zestawienie na jedno polecenie, z podziałem na tytuły i łącznymi kwotami za wskazany okres.
Zakład wystawia setki faktur sprzedażowych miesięcznie i potrzebuje szybkiego wglądu w to, które z nich mają status oczekujący w KSeF lub zostały odrzucone.
Urzędnik pyta asystenta i natychmiast dostaje listę faktur wymagających uwagi, bez przeglądania każdego rekordu osobno.
Jak się łączymy
Łączymy się z KSeF przez oficjalne API Ministerstwa Finansów. Dostęp wymaga tokenu autoryzacyjnego wystawionego dla konta jednostki w systemie KSeF. Asystent odczytuje faktury i ich statusy na koncie technicznym, bez uprawnień do wystawiania, zmieniania ani anulowania dokumentów.
Dane pobrane z API zapisywane są na serwerze portalu jednostki. Zapis w systemach finansowych urzędu, takich jak dekretacja lub księgowanie, odbywa się wyłącznie przez urzędnika po zatwierdzeniu wskazanego dokumentu. Asystent nie działa na uprawnieniach zmieniających stan faktur w KSeF.
Portal z plikami, bazami i historią rozmów stoi na serwerze urzędu. Do modelu AI trafia polecenie i fragmenty potrzebne do odpowiedzi, bez trenowania cudzych modeli na danych mieszkańców.
Czego potrzebujemy od Was
- Token autoryzacyjny do API KSeF wystawiony dla konta technicznego jednostki w systemie Ministerstwa Finansów.
- Numer NIP jednostki, która jest podatnikiem VAT i korzysta z KSeF.
- Dostęp sieciowy serwera portalu do API KSeF zgodnie z dokumentacją techniczną Ministerstwa Finansów.
- Uzgodnienie zakresu odczytu: faktury zakupowe, sprzedażowe lub oba kierunki.
Czego asystent nie robi
- Asystent nie wystawia, nie anuluje i nie podpisuje faktur w KSeF; nie działa na uprawnieniach umożliwiających zapis w systemie.
- Asystent nie księguje faktur i nie dekretuje dokumentów w systemie finansowym urzędu.
- Asystent nie podejmuje decyzji o skierowaniu faktury do obiegu i nie wysyła powiadomień do pracowników bez zatwierdzenia przez urzędnika.
- Asystent nie zastępuje audytu ani kontroli finansowej: przygotowuje zestawienia i wskazuje dokumenty wymagające uwagi, a ostateczna weryfikacja należy do urzędnika.
Pytania o integrację z KSeF (Krajowy System e-Faktur)
Gdzie trafiają dane faktur odczytane z KSeF?
Faktury są pobierane z API KSeF i zapisywane na serwerze portalu jednostki. Do modelu AI trafia treść potrzebna do udzielenia odpowiedzi na konkretne pytanie. Portal działa na serwerze klienta, a dane faktur nie są używane do trenowania modeli AI.
Czy potrzebna jest zgoda Ministerstwa Finansów na podłączenie asystenta do API KSeF?
Ministerstwo Finansów udostępnia API KSeF dla podmiotów, które są podatnikami VAT i mają aktywne konto w systemie. Dostęp wymaga tokenu autoryzacyjnego wystawionego w ramach konta jednostki, bez osobnej umowy z MF. Podłączenie asystenta odbywa się na tych samych zasadach co każda inna integracja z API KSeF.
Czy asystent działa, gdy KSeF jest niedostępny?
Gdy API KSeF nie odpowiada, na przykład podczas przerw technicznych lub obowiązkowych ogłaszanych przez Ministerstwo Finansów, asystent nie pobierze nowych danych i poinformuje o tym urzędnika. Dane pobrane wcześniej i zapisane na serwerze portalu pozostają dostępne w zakresie, w jakim zostały zbuforowane.
Czy CUW może odpytywać KSeF dla wszystkich obsługiwanych jednostek jednocześnie?
Tak, jeżeli centrum usług wspólnych posiada tokeny dostępowe dla każdej z obsługiwanych jednostek. Asystent może odpytywać konta KSeF kolejnych jednostek i łączyć wyniki w jedno zestawienie. Każdy token daje dostęp wyłącznie do konta tej jednostki, dla której został wystawiony przez Ministerstwo Finansów.
Czy integracja obejmuje zarówno faktury zakupowe, jak i sprzedażowe?
Tak. API KSeF udostępnia oba kierunki: faktury wystawione przez jednostkę (sprzedażowe) i faktury odebrane (zakupowe). Zakres odczytu ustalacie na etapie wdrożenia, można uruchomić jeden lub oba kierunki. Asystent nie ma uprawnień do wystawiania, zmieniania ani usuwania faktur w KSeF.
Inne integracje: budżet, księgowość i sprawozdawczość
Sprawdźmy to na Waszym urzędzie
Na bezpłatnym audycie pokażemy, jakie dane da się wyciągnąć z KSeF (Krajowy System e-Faktur) i od którego procesu zacząć, żeby zespół szybko poczuł różnicę.
Umówcie bezpłatny audyt →