Integracja AI: Arkusz VULCAN (Arkusz Optivum)
Podłączamy asystenta do eksportów z Arkusza VULCAN i analizujemy dane o oddziałach, przydziałach godzin i kadrze pedagogicznej wszystkich szkół i przedszkoli prowadzonych przez JST. Zamiast ręcznego przeglądania wielu arkuszy macie natychmiastowe porównania, zestawienia braków kadrowych i gotowe podkłady do decyzji organu prowadzącego.
Jak się łączymy: Łączymy się z programem przez eksporty raportów do pliku Excel lub CSV, które Arkusz VULCAN generuje z poziomu każdej placówki. Pliki trafiają do wskazanego folderu na serwerze, skąd asystent pobiera je automatycznie lub na żądanie.
Czego potrzebujemy: Eksporty raportów z Arkusza VULCAN w formacie Excel lub CSV ze wszystkich placówek, które chcecie objąć analizą.
Czego asystent nie robi: Asystent nie zatwierdza arkusza organizacyjnego: każda decyzja organu prowadzącego i kuratorium wymaga podpisu urzędnika.
Co podłączamy
Struktura oddziałów
Czytamyliczba oddziałów, poziomy klas, liczebność uczniów w każdym oddziale
Asystentzestawia oddziały we wszystkich szkołach, wskazuje różnice wobec roku poprzedniego i odpowiada na pytania o planowaną strukturę
Przydział godzin dydaktycznych
Czytamygodziny przydzielone nauczycielom, pensum, godziny ponadwymiarowe
Asystentwskazuje nieobsadzone godziny, sumuje pensum i godziny ponadwymiarowe na poziomie szkoły i organu prowadzącego
Kadra pedagogiczna
Czytamywykaz nauczycieli, kwalifikacje, wymiar zatrudnienia
Asystentwskazuje braki kadrowe w konkretnych przedmiotach, porównuje obsadę między placówkami
Zajęcia rewalidacyjne i dodatkowe
Czytamyliczba godzin rewalidacji, zajęć wyrównawczych i kół zainteresowań
Asystentsprawdza, czy liczba godzin mieści się w dopuszczalnych limitach i wskazuje placówki z odchyleniami
Zatwierdzone i robocze wersje arkusza
Czytamykolejne wersje arkuszy z poszczególnych placówek
Asystentporównuje wersje robocze z zatwierdzonymi, zestawia różnice i przygotowuje podkład do decyzji organu prowadzącego
Dane zbiorcze organu prowadzącego
Czytamyeksporty z wielu placówek naraz
Asystentłączy dane z wszystkich arkuszy i odpowiada na pytania przekrojowe bez konieczności otwierania każdego pliku osobno
O co pytają urzędnicy w praktyce
- Ilu nauczycieli brakuje do obsadzenia wszystkich godzin matematyki w szkołach podstawowych w tym roku szkolnym?
- Które szkoły zaplanowały zajęcia rewalidacyjne powyżej limitu godzin?
- Porównaj liczbę oddziałów we wszystkich szkołach z poprzednim rokiem szkolnym.
- W których placówkach nauczyciel prowadzi więcej niż dwie godziny ponadwymiarowe?
- Ile łącznie godzin dydaktycznych zaplanowano w przedszkolach w tym roku szkolnym?
- Które szkoły nie obsadziły jeszcze wszystkich godzin w arkuszu organizacyjnym?
Co się zmienia
Organ prowadzący przestaje tracić czas na ręczne zestawianie danych z dziesiątek arkuszy. Pytanie o braki kadrowe, które wcześniej wymagało przejrzenia każdego pliku osobno, teraz otrzymuje odpowiedź w kilka sekund. Pracownicy referatu oświaty mogą w kilku zdaniach podsumować stan planowania we wszystkich placówkach i przygotować podkład do decyzji, zanim dyrektorzy złożą arkusze do zatwierdzenia.
O programie
Arkusz VULCAN, znany wcześniej jako Arkusz Optivum, to program do tworzenia arkusza organizacyjnego szkoły lub przedszkola. Służy do planowania oddziałów, przydzielania godzin dydaktycznych i zajęć dodatkowych oraz zestawiania kadry pedagogicznej potrzebnej do realizacji planu nauczania.
Z programu korzystają szkoły i przedszkola prowadzone przez jednostki samorządu terytorialnego, a organ prowadzący widzi dane wszystkich podległych placówek. Arkusz obejmuje planowanie struktury oddziałów, przydział godzin nauczycielom, zajęcia rewalidacyjne i dodatkowe, a gotowy dokument jest podstawą do zatwierdzenia przez organ prowadzący i kuratorium oświaty.
Gdzie to działa najlepiej
Referent zbiera arkusze od ośmiu szkół podstawowych i musi zestawić zbiorcze dane o kadrze i oddziałach przed sesją rady gminy. Ręczne łączenie plików Excel zajmowało cały dzień.
Asystent łączy eksporty ze wszystkich placówek i przygotowuje zestawienie zbiorcze w kilka minut, gotowe do przedstawienia radnym.
Pracownik wydziału sprawdza, czy żadna ze szkół nie zaplanowała zajęć rewalidacyjnych powyżej dopuszczalnego limitu przed wysłaniem arkuszy do kuratorium.
Asystent przegląda eksporty ze wszystkich szkół i wskazuje odchylenia od norm godzinowych, zanim arkusze opuszczą urząd.
Dyrektor prosi o szybkie porównanie liczby oddziałów i obsady kadrowej z ubiegłym rokiem, żeby uzasadnić wnioskowane zmiany w projekcie budżetu.
Asystent zestawia dane z arkusza bieżącego i poprzedniego roku i przygotowuje projekt pisma z liczbami gotowymi do wstawienia.
Jak się łączymy
Łączymy się z programem przez eksporty raportów do pliku Excel lub CSV, które Arkusz VULCAN generuje z poziomu każdej placówki. Pliki trafiają do wskazanego folderu na serwerze, skąd asystent pobiera je automatycznie lub na żądanie. Bezpośrednie API producenta nie jest aktualnie potwierdzone, dlatego podstawą wymiany danych są eksporty wykonywane przez dyrektorów lub referenta oświaty.
Gdy eksporty spływają regularnie, konfigurujemy automat, który wczytuje nowe pliki i aktualizuje dane w portalu asystenta. Przy jednorazowej analizie wystarczy wgranie pliku do czatu. W obu przypadkach asystent pracuje na wczytanym zbiorze, nie łączy się samodzielnie z programem VULCAN.
Portal z plikami, bazami i historią rozmów stoi na serwerze urzędu. Do modelu AI trafia polecenie i fragmenty potrzebne do odpowiedzi, bez trenowania cudzych modeli na danych mieszkańców.
Czego potrzebujemy od Was
- Eksporty raportów z Arkusza VULCAN w formacie Excel lub CSV ze wszystkich placówek, które chcecie objąć analizą.
- Dostęp do folderu na serwerze lub mechanizm przesyłania plików do portalu asystenta, np. udostępniony zasób sieciowy lub ręczne wgrywanie przez referenta.
- Ustalenie, kto w każdej placówce eksportuje dane i w jakim cyklu: przed zatwierdzeniem arkusza, po zatwierdzeniu lub na żądanie organu prowadzącego.
- Zgoda organu prowadzącego na udostępnienie danych z arkuszy do analizy zbiorczej.
- Opcjonalnie: eksporty z poprzednich lat szkolnych do porównań historycznych.
Czego asystent nie robi
- Asystent nie zatwierdza arkusza organizacyjnego: każda decyzja organu prowadzącego i kuratorium wymaga podpisu urzędnika.
- Nie łączy się bezpośrednio z bazą danych programu VULCAN: pracuje na eksportach przekazanych przez placówki lub referat oświaty.
- Nie wysyła danych do kuratorium ani do innych systemów bez wyraźnego zatwierdzenia przez urzędnika.
- Nie oblicza wynagrodzeń nauczycieli ani nie wydaje interpretacji przepisów Karty Nauczyciela, chociaż może wskazać właściwe artykuły i przepisy.
Pytania o integrację z Arkusz VULCAN (Arkusz Optivum)
Czy musimy instalować coś w programie VULCAN?
Nie. Łączymy się przez eksporty raportów, które Arkusz VULCAN generuje do pliku Excel lub CSV. Żadna modyfikacja programu ani instalacja wtyczki po stronie VULCAN nie jest potrzebna. Eksport robi referent oświaty albo dyrektor placówki tak samo jak do tej pory, a plik trafia do portalu asystenta.
Czy potrzebna jest zgoda producenta VULCAN na tę integrację?
Do pracy na eksportach plików zgoda producenta nie jest wymagana: eksportowane dane należą do szkoły i organu prowadzącego, a eksport to standardowa funkcja programu. Gdyby JST chciała skorzystać z dostępu do bazy danych VULCAN lub oficjalnego API, warunki takiego dostępu ustala się z VULCAN sp. z o.o. osobno.
Gdzie są przechowywane dane z arkuszy organizacyjnych?
Portal asystenta stoi na serwerze klienta, czyli na infrastrukturze JST lub partnera wyznaczonego przez JST. Wczytane eksporty i historia rozmów trafiają do bazy portalu na tym serwerze. Do modelu AI trafia polecenie i fragmenty potrzebne do odpowiedzi, nie cały zbiór danych naraz.
Czy asystent poradzi sobie z arkuszami z poprzednich lat szkolnych?
Tak, pod warunkiem że macie eksporty z tych lat w formacie Excel lub CSV. Asystent może porównać dane między latami szkolnymi, wskazać zmiany w liczbie oddziałów, obsadzie kadrowej albo godzinach i przygotować zestawienie na potrzeby sprawozdawczości lub planowania budżetu.
Co jeśli część szkół nie dostarczy eksportów na czas?
Asystent pracuje na danych, które mu przekazaliście. Brak eksportu z danej placówki to brak danych, nie zero: asystent wyraźnie wskaże, których szkół nie ma w zestawieniu. Wyniki obejmą tylko te placówki, od których wpłynęły pliki, a brakujące zostaną wypisane jako nieuzupełnione.
Sprawdźmy to na Waszym urzędzie
Na bezpłatnym audycie pokażemy, jakie dane da się wyciągnąć z Arkusz VULCAN (Arkusz Optivum) i od którego procesu zacząć, żeby zespół szybko poczuł różnicę.
Umówcie bezpłatny audyt →