Integracja AI: LIBRUS Synergia
Podłączamy eksporty z LIBRUS Synergia do asystenta AI, który zestawia dane o frekwencji, oddziałach i e-świadectwach z wielu szkół jednocześnie. Referat oświaty dostaje gotowe przekroje i projekty pism bez ręcznego przepisywania danych z systemu.
Jak się łączymy: LIBRUS Synergia nie udostępnia publicznego API dla organów prowadzących. Łączymy się przez eksporty plików generowane przez szkołę lub sekretarza: pliki CSV i PDF z raportami frekwencji, oddziałów i komunikatów.
Czego potrzebujemy: Eksporty z LIBRUS Synergia w formacie CSV lub PDF, przygotowywane przez sekretarza szkoły lub administratora systemu.
Czego asystent nie robi: Asystent nie wpisuje ocen, frekwencji ani żadnych danych do LIBRUS Synergia, nie loguje się do systemu i nie działa w imieniu szkoły.
Co podłączamy
Frekwencja uczniów
CzytamyDane o obecności, nieobecnościach i spóźnieniach w podziale na klasy i oddziały
AsystentAsystent zestawia frekwencję z wielu szkół, wskazuje oddziały z najniższą obecnością i przygotowuje tabelaryczne raporty dla referatu oświaty.
Oddziały i uczniowie
CzytamyLiczba oddziałów, liczebność klas, dane organizacyjne placówek
AsystentAsystent porównuje strukturę klas między szkołami, przygotowuje zestawienia dla organu prowadzącego i sprawdza zgodność z arkuszem organizacyjnym.
Komunikaty dla rodziców
CzytamyTreści i daty komunikatów wysyłanych przez szkołę do rodziców
AsystentAsystent wyszukuje komunikaty według tematu lub daty, np. informacje o zmianach w dowozach, i przygotowuje ich zestawienie na potrzeby sprawozdań.
E-świadectwa
CzytamyDane o wystawionych e-świadectwach i zakończeniu roku szkolnego w poszczególnych placówkach
AsystentAsystent sprawdza, ile szkół wystawiło e-świadectwa, i przygotowuje podsumowanie dla referatu oświaty lub zarządu jednostki.
E-sekretariat
CzytamyDokumentacja uczniów, dane kontaktowe, informacje administracyjne placówki z eksportów sekretariatu
AsystentAsystent przygotowuje zestawienia danych dla organu prowadzącego na podstawie eksportów z sekretariatu, bez dostępu do systemu na żywo.
E-plan lekcji
CzytamyPlany zajęć w poszczególnych oddziałach i szkołach
AsystentAsystent analizuje plany pod kątem zgodności z ramowym planem nauczania i zgłasza rozbieżności do sprawdzenia przez dyrektora lub inspektora oświaty.
O co pytają urzędnicy w praktyce
- Ile szkół w gminie korzysta z e-świadectw i które jeszcze tego nie wdrożyły?
- Jaka jest frekwencja w szkole podstawowej nr 3 w tym semestrze w porównaniu do poprzedniego?
- Jakie komunikaty wysłano rodzicom w sprawie zmian w dowozach w ostatnim miesiącu?
- Które oddziały w naszych szkołach mają powyżej 25 uczniów?
- Przygotuj zestawienie frekwencji ze wszystkich szkół podstawowych w gminie na potrzeby sesji rady.
- Czy w którymś oddziale frekwencja spadła poniżej 80 procent w tym kwartale?
Co się zmienia
Referat oświaty przestaje ręcznie zbierać dane z kilkunastu szkół i składać je w tabele. Asystent czyta eksporty z LIBRUS Synergia, zestawia je w gotowe przekroje i odpowiada na pytania o frekwencję, oddziały i komunikaty. Dyrektor i kierownik referatu mają aktualne dane przed każdą sesją rady gminy, wizytacją lub sprawozdaniem dla kuratora, bez czekania na maile ze szkół.
O programie
LIBRUS Synergia to elektroniczny dziennik szkolny wydany przez Librus sp. z o.o., używany w szkołach i przedszkolach. Nauczyciele wpisują oceny, frekwencję i tematy lekcji, a rodzice i uczniowie widzą je na bieżąco przez przeglądarkę i aplikację mobilną.
W systemie działają moduły e-sekretariatu, e-świadectw, e-planu lekcji i komunikatów dla rodziców. Dla organu prowadzącego, czyli gminy lub powiatu, Synergia to główne źródło danych o realizacji obowiązku szkolnego, frekwencji i komunikacji z rodzicami w podległych placówkach.
Gdzie to działa najlepiej
Kierownik referatu przed sesją rady gminy potrzebuje zestawienia frekwencji ze wszystkich szkół podstawowych za ostatni kwartał. Dane są rozproszone w kilkunastu osobnych Synergii.
Asystent łączy eksporty ze szkół i w kilka minut oddaje gotową tabelę do wklejenia do sprawozdania.
Dyrektor chce sprawdzić, które oddziały mają najniższą frekwencję w tym semestrze i czy któryś uczeń przekroczył dopuszczalną liczbę nieobecności nieusprawiedliwionych.
Asystent czyta eksport frekwencji i wskazuje oddziały oraz uczniów wymagających interwencji wychowawczej.
Pracownik wydziału szuka komunikatów, jakie szkoły wysłały rodzicom w związku ze zmianami w organizacji dowozu w poprzednim miesiącu.
Asystent przeszukuje eksporty komunikatów z wielu szkół i zbiera pasujące treści z datami w jedno zestawienie.
Jak się łączymy
LIBRUS Synergia nie udostępnia publicznego API dla organów prowadzących. Łączymy się przez eksporty plików generowane przez szkołę lub sekretarza: pliki CSV i PDF z raportami frekwencji, oddziałów i komunikatów. Eksporty trafiają do folderu roboczego portalu, gdzie asystent je przetwarza.
Jeśli Librus sp. z o.o. udostępni API lub moduł integracyjny dla organu prowadzącego, możemy je podłączyć bezpośrednio. Wymaga to wtedy zgody producenta i osobnych ustaleń z Librusem. W każdym przypadku zaczynamy od odczytu i niczego nie zapisujemy do systemu bez zatwierdzenia uprawnionej osoby.
Portal z plikami, bazami i historią rozmów stoi na serwerze urzędu. Do modelu AI trafia polecenie i fragmenty potrzebne do odpowiedzi, bez trenowania cudzych modeli na danych mieszkańców.
Czego potrzebujemy od Was
- Eksporty z LIBRUS Synergia w formacie CSV lub PDF, przygotowywane przez sekretarza szkoły lub administratora systemu.
- Dostęp do folderu roboczego na serwerze portalu, do którego szkoły lub referat oświaty będą przekazywać pliki.
- Lista szkół i przedszkoli objętych integracją z przypisanymi osobami odpowiedzialnymi za regularne eksporty.
- Ustalenie częstotliwości dostarczania danych: cotygodniowo, miesięcznie lub na żądanie.
- Zgoda organu prowadzącego na przetwarzanie danych uczniów przez portal asystenta, zgodna z obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych.
Czego asystent nie robi
- Asystent nie wpisuje ocen, frekwencji ani żadnych danych do LIBRUS Synergia, nie loguje się do systemu i nie działa w imieniu szkoły.
- Asystent nie wydaje decyzji dotyczących obowiązku szkolnego ani ocen uczniów: przygotowuje projekty zestawień i pism, które zatwierdza urzędnik lub dyrektor.
- Bez bezpośredniego dostępu do bazy LIBRUS asystent pracuje wyłącznie na dostarczonych eksportach i nie pobiera danych z systemu samodzielnie.
- Asystent nie kontaktuje się z rodzicami ani uczniami i nie wysyła żadnych komunikatów w imieniu szkoły lub urzędu.
Pytania o integrację z LIBRUS Synergia
Czy dane uczniów z LIBRUS Synergia są bezpieczne w portalu asystenta?
Portal stoi na serwerze klienta, czyli w infrastrukturze urzędu lub jednostki samorządu. Do modelu AI trafia treść zapytania i fragmenty danych potrzebne do odpowiedzi. Za bezpieczeństwo serwera, dostęp do plików i zgodność z przepisami o ochronie danych osobowych odpowiada administrator IT urzędu, tak samo jak za inne systemy obsługiwane na tym serwerze.
Czy do integracji z LIBRUS Synergia potrzebna jest zgoda Librus sp. z o.o.?
Gdy integracja opiera się na ręcznych eksportach plików generowanych przez sekretarza szkoły, nie wchodzi w zakres API producenta i zgoda Librus sp. z o.o. nie jest wymagana. Jeśli zdecydujecie się na bezpośrednie połączenie przez API producenta lub przez jego moduł integracyjny, warunki takiego dostępu ustalacie bezpośrednio z Librusem.
Czy asystent działa z danymi z kilku szkół jednocześnie?
Tak, pod warunkiem że eksporty ze wszystkich szkół trafiają do wspólnego folderu na portalu. Asystent przetwarza je razem i zestawia dane między placówkami: porównuje frekwencję, sprawdza, które szkoły wystawiły e-świadectwa, bez konieczności ręcznego łączenia plików przez pracownika referatu.
Co się stanie, jeśli szkoła nie dostarczy eksportu na czas?
Asystent pracuje na plikach dostępnych w portalu. Gdy eksport z danej szkoły nie wpłynął, asystent informuje, że dane z tej placówki są niekompletne, i przygotowuje zestawienie z adnotacją o brakujących danych. Brak pliku to brak danych, nie zero w wynikach.
Czy asystent może samodzielnie pobierać dane z LIBRUS Synergia bez angażowania sekretarzy szkół?
Przy obecnym modelu integracji, opartym na ręcznych eksportach, sekretarz lub administrator szkoły dostarcza plik. Gdyby Librus udostępnił API dla organów prowadzących, możliwe byłoby ustawienie automatycznego pobierania danych. Sprawdzamy tę możliwość przy wdrożeniu razem z urzędem i Librusem.
Sprawdźmy to na Waszym urzędzie
Na bezpłatnym audycie pokażemy, jakie dane da się wyciągnąć z LIBRUS Synergia i od którego procesu zacząć, żeby zespół szybko poczuł różnicę.
Umówcie bezpłatny audyt →