Integracja AI: Sigma
Podłączamy asystenta do danych Sigmy: arkuszy organizacyjnych, etatów nauczycieli i informacji o dotacjach. Referent oświaty i organ prowadzący dostają natychmiastowe zestawienia z arkuszy, listę spraw oczekujących na zatwierdzenie i gotowe projekty pism, zamiast ręcznie przeszukiwać eksporty i wydruki.
Jak się łączymy: Sigma to system desktopowy z własną bazą danych. Gdy VULCAN lub administrator systemu udostępnia eksport danych albo widok bazy na potrzeby organu prowadzącego, podłączamy się przez odczyt na koncie technicznym.
Czego potrzebujemy: Dostęp do bazy Sigmy (odczyt na koncie technicznym) albo zgoda administratora na cykliczny eksport plików z systemu.
Czego asystent nie robi: Asystent nie zatwierdza arkuszy organizacyjnych ani nie podejmuje żadnych decyzji administracyjnych. Każde pismo i każda decyzja wymaga zatwierdzenia przez upoważnionego urzędnika organu prowadzącego.
Co podłączamy
Arkusze organizacyjne
CzytamyTreść arkuszy przesłanych przez szkoły i przedszkola, status (roboczy, przesłany, zatwierdzony, zwrócony do poprawy), data przesłania.
AsystentZestawia arkusze czekające na zatwierdzenie, wskazuje brakujące pozycje, porównuje dane z poprzednim rokiem szkolnym i przygotowuje projekt pisma zatwierdzającego lub zwracającego arkusz do poprawy.
Godziny i etaty nauczycieli
CzytamyLiczba etatów, godziny pensum, godziny ponadwymiarowe i ich podział na poszczególne szkoły i przedszkola.
AsystentSumuje godziny ponadwymiarowe w całej gminie lub powiecie, porównuje planowane etaty z rokiem poprzednim, wskazuje szkoły z największym odchyleniem od normy lub od planu budżetowego.
Rejestr jednostek oświatowych
CzytamyLista szkół i przedszkoli prowadzonych przez organ prowadzący: typ placówki, adres, dyrektor, liczba oddziałów.
AsystentOdpowiada na pytania o strukturę sieci placówek, generuje zestawienia jednostek według typu i przygotowuje fragmenty do sprawozdań oraz analiz porównawczych.
Dotacje dla placówek niepublicznych
CzytamyDane o dotacjach przekazywanych szkołom i przedszkolom niepublicznym oraz podstawy ich naliczania.
AsystentSprawdza spójność danych do naliczania dotacji, wskazuje rozbieżności między arkuszem a rejestrem i przygotowuje projekty zestawień do wypłaty lub kontroli.
Analizy oświatowe
CzytamyDane zbiorcze o oddziałach, uczniach i kosztach z arkuszy i rejestrów.
AsystentLiczy wskaźniki na poziomie organu prowadzącego: średni koszt ucznia, liczba uczniów na oddział, porównania między placówkami i trendy rok do roku.
Terminy i obieg zatwierdzania arkuszy
CzytamyDaty przesłania i zatwierdzenia arkuszy, lista arkuszy bez decyzji organu prowadzącego.
AsystentPilnuje terminów zatwierdzania, zestawia jednostki, które nie przesłały arkuszy w terminie, i przygotowuje projekt pisma przypominającego do konkretnej placówki.
O co pytają urzędnicy w praktyce
- Ile godzin ponadwymiarowych zaplanowały łącznie szkoły podstawowe w arkuszach na ten rok szkolny?
- Które arkusze organizacyjne czekają jeszcze na zatwierdzenie przez organ prowadzący?
- Jaki jest średni koszt ucznia w naszych szkołach podstawowych w porównaniu do ubiegłego roku?
- Które szkoły przesłały arkusze po terminie i ilu jednostek brakuje do kompletności?
- Ile etatów nauczycielskich zaplanowano w całej gminie w stosunku do planu z poprzedniego roku szkolnego?
- Jakie są podstawy naliczania dotacji dla niepublicznych przedszkoli w tym roku i czy dane w arkuszach są kompletne?
Co się zmienia
Referent oświaty i osoby zatwierdzające arkusze w organie prowadzącym zamiast ręcznie kompilować dane z eksportów i wydruków dostają gotowe zestawienia: które arkusze czekają, gdzie są braki, jak kształtują się koszty w poszczególnych placówkach. Asystent przygotowuje projekty pism zatwierdzających lub zwracających arkusz do poprawy, a dyrektor wydziału może w kilka minut sprawdzić stan całej sieci placówek bez otwierania każdego arkusza osobno. Każdą czynność zatwierdza urzędnik.
O programie
Sigma to system informatyczny firmy VULCAN przeznaczony dla samorządów jako organów prowadzących szkoły i przedszkola. Obsługuje pełny cykl organizacji roku szkolnego: od przygotowania arkuszy organizacyjnych przez poszczególne jednostki, przez ich przesyłanie do organu prowadzącego, aż po zatwierdzenie i analizy kosztów na poziomie gminy lub powiatu.
W skład systemu wchodzą moduły do tworzenia i zatwierdzania arkuszy organizacyjnych, ewidencji godzin i etatów nauczycieli, rejestru podległych jednostek oświatowych oraz obsługi dotacji dla placówek niepublicznych. Dane z Sigmy stanowią podstawę planowania oświatowego i analiz finansowych na poziomie organu prowadzącego.
Gdzie to działa najlepiej
W maju referat zbiera arkusze organizacyjne od kilkunastu szkół i przedszkoli. Część jednostek przesyła arkusze po terminie albo z brakami, a referent śledzi to ręcznie w Sigmie i telefonicznie upomina dyrektorów.
Asystent codziennie aktualizuje listę arkuszy według statusu, wskazuje brakujące pozycje i przygotowuje projekt pisma przypominającego do konkretnej placówki.
Skarbnik i wydział oświaty chcą znać planowane koszty etatów nauczycielskich ze wszystkich arkuszy przed zatwierdzeniem budżetu, ale dane leżą w kilkunastu arkuszach różnych szkół.
Asystent sumuje planowane etaty i godziny ponadwymiarowe ze wszystkich arkuszy i pokazuje zestawienie kosztów z podziałem na szkoły, bez ręcznego liczenia i otwierania każdego pliku.
Gmina dotuje dwa niepubliczne przedszkola. Co miesiąc referent sprawdza, czy dane do naliczania dotacji są aktualne i spójne z arkuszem organizacyjnym.
Asystent porównuje dane z arkusza i rejestru dotacji, wskazuje rozbieżności i przygotowuje projekt zestawienia do wypłaty gotowy do zatwierdzenia przez urzędnika.
Jak się łączymy
Sigma to system desktopowy z własną bazą danych. Gdy VULCAN lub administrator systemu udostępnia eksport danych albo widok bazy na potrzeby organu prowadzącego, podłączamy się przez odczyt na koncie technicznym. W przypadku braku takiego dostępu pracujemy na plikach eksportowanych z Sigmy ręcznie lub cyklicznie, np. w formacie XML albo CSV pobieranych ze środowiska systemu.
Jeśli VULCAN oferuje moduł wymiany danych lub API dla zewnętrznych systemów organu prowadzącego, korzystamy z niego w pierwszej kolejności, bo zapewnia aktualne dane bez ręcznych eksportów. Połączenie wymaga uzgodnienia z administratorem IT urzędu. Zakres odczytu i harmonogram odświeżania danych ustalamy przed uruchomieniem.
Portal z plikami, bazami i historią rozmów stoi na serwerze urzędu. Do modelu AI trafia polecenie i fragmenty potrzebne do odpowiedzi, bez trenowania cudzych modeli na danych mieszkańców.
Czego potrzebujemy od Was
- Dostęp do bazy Sigmy (odczyt na koncie technicznym) albo zgoda administratora na cykliczny eksport plików z systemu.
- Informacja od administratora IT urzędu o wersji Sigmy i dostępnym formacie wymiany danych lub eksportu.
- Uzgodnienie zakresu danych z kierownikiem referatu oświaty: które arkusze, lata szkolne i jednostki mają być dostępne asystentowi.
- Jeśli VULCAN wymaga zgody lub dodatkowego modułu do wymiany danych z systemami zewnętrznymi, urząd organizuje tę zgodę we własnym zakresie.
- Konto techniczne z uprawnieniami wyłącznie do odczytu, bez możliwości zapisu do bazy Sigmy.
Czego asystent nie robi
- Asystent nie zatwierdza arkuszy organizacyjnych ani nie podejmuje żadnych decyzji administracyjnych. Każde pismo i każda decyzja wymaga zatwierdzenia przez upoważnionego urzędnika organu prowadzącego.
- Asystent nie zapisuje danych do bazy Sigmy ani nie zmienia żadnych rekordów w systemie VULCAN. Zapis i wszelkie działania w programie wykonuje wyłącznie uprawniony pracownik urzędu.
- Asystent nie zastępuje Sigmy ani żadnego jej modułu: czyta dane z systemu i pomaga je interpretować, ale samego systemu nie modyfikuje i nie duplikuje jego funkcji.
- Jeśli dane w Sigmie są niekompletne lub eksport obejmuje tylko część jednostek albo lat szkolnych, asystent wyraźnie opisuje, z jakiego zakresu pochodzi wynik, i nie uzupełnia braków z domysłu.
Pytania o integrację z Sigma
Czy dane z Sigmy są bezpieczne i gdzie są przechowywane?
Portal asystenta stoi na serwerze urzędu lub jednostki samorządu. Do modelu AI trafia polecenie i tylko te fragmenty danych, które są potrzebne do odpowiedzi na konkretne pytanie. Dane z Sigmy nie są używane do trenowania żadnych modeli. Zakres danych przekazywanych asystentowi ustalacie z nami przed uruchomieniem, a dostęp do bazy lub eksportów jest wyłącznie do odczytu.
Czy potrzebna jest zgoda producenta, czyli firmy VULCAN?
Zależy to od sposobu połączenia. Jeśli łączymy się z bazą danych Sigmy przez konto techniczne, decyzja należy do administratora IT urzędu, który zarządza tym dostępem. Jeśli VULCAN oferuje moduł wymiany danych lub API dla zewnętrznych systemów organu prowadzącego, korzystamy z niego, co może wymagać aktywacji po stronie VULCAN. Urząd organizuje ten kontakt we własnym zakresie.
Czy asystent może zatwierdzać arkusze organizacyjne zamiast referenta?
Nie. Asystent przygotowuje projekt pisma zatwierdzającego lub zwracającego arkusz do poprawy, zestawia dane i wskazuje braki. Zatwierdzenie arkusza i podpisanie pisma należy wyłącznie do upoważnionego pracownika organu prowadzącego. Asystent nie wykonuje żadnych czynności w imieniu urzędu bez wyraźnego zatwierdzenia przez człowieka.
Jak często asystent aktualizuje dane z Sigmy?
Częstotliwość odświeżania danych ustalamy razem z urzędem na etapie wdrożenia. Gdy dostęp jest przez bazę danych lub API, dane mogą być aktualne w czasie zbliżonym do rzeczywistego. Gdy pracujemy na eksportach cyklicznych, aktualność zależy od harmonogramu eksportu ustalonego z administratorem. W każdej odpowiedzi asystent podaje, z jakiego okresu pochodzą dane.
Czy asystent działa tylko z Sigmą, czy można go podłączyć do innych programów wydziału oświaty?
Asystent działa z danymi z wielu źródeł jednocześnie. Jeśli wydział oświaty używa też innych programów, np. systemu finansowo-księgowego, kadrowo-płacowego czy rejestru uczniów, można podłączyć kolejne źródła i zadawać pytania łączące dane z różnych systemów. Zakres integracji ustalamy na etapie wdrożenia.
Sprawdźmy to na Waszym urzędzie
Na bezpłatnym audycie pokażemy, jakie dane da się wyciągnąć z Sigma i od którego procesu zacząć, żeby zespół szybko poczuł różnicę.
Umówcie bezpłatny audyt →