Integracja AI: Finanse, Płace i Kadry VULCAN
Podłączamy asystenta AI do programu Finanse, Płace i Kadry VULCAN: odczytujemy listy płac, kartoteki nauczycieli i dane księgowe jednostek oświatowych. Referenci CUW i pracownicy wydziału oświaty dostają gotowe zestawienia kosztów i odpowiedzi na pytania płacowe bez ręcznego przeszukiwania systemu.
Jak się łączymy: VULCAN udostępnia dane przez eksport do plików (XML, CSV) oraz, w zależności od wdrożenia, przez interfejs bazy danych. Podłączenie asystenta opiera się na odczycie eksportów lub bezpośrednim zapytaniu do bazy na koncie technicznym z dostępem wyłącznie do odczytu.
Czego potrzebujemy: Dostęp do eksportów lub bazy danych programu na koncie technicznym z uprawnieniami wyłącznie do odczytu
Czego asystent nie robi: Asystent nie nalicza wynagrodzeń ani nie zatwierdza list płac: te czynności wykonuje program i urzędnik w VULCAN.
Co podłączamy
Płace
Czytamylisty płac nauczycieli i pracowników administracji, składniki wynagrodzenia, dodatki, historia wypłat
Asystentoblicza wyrównania po podwyżkach, sumuje koszty wynagrodzeń w przekroju szkół, miesięcy i grup stanowiskowych
Kadry i awanse zawodowe
Czytamykartoteki pracownicze, stopnie awansu zawodowego, daty stażu, mianowania
Asystentwskazuje nauczycieli spełniających warunki awansu w danym roku szkolnym i przygotowuje wykazy do dokumentacji
Czas pracy i nadgodziny
Czytamyewidencja godzin, przydziały czynności, pensum, godziny ponadwymiarowe
Asystentwylicza łączny koszt nadgodzin w poszczególnych szkołach i wykazuje odchylenia od planu
Budżet i księgowość oświatowa
Czytamyplan i wykonanie budżetu jednostek, dekretacja, zestawienia obrotów i sald
Asystentzestawia wykonanie budżetu, wyszukuje odchylenia między planem a wykonaniem i przygotowuje opisy do sprawozdań
Sprawozdawczość
Czytamydane do sprawozdań SIO, RIO, GUS, Rb
Asystentsprawdza kompletność danych i przygotowuje projekty opisów do sprawozdań zbiorczych
Obsługa CUW
Czytamydane wielu jednostek obsługiwanych przez centrum usług wspólnych zgromadzone w jednej bazie
Asystentporównuje koszty i wskaźniki między jednostkami, generuje zestawienia zbiorcze dla organu prowadzącego
O co pytają urzędnicy w praktyce
- Ile wyniesie wyrównanie dla nauczycieli po podwyżce obowiązującej od września?
- Którzy nauczyciele uzyskują awans zawodowy w tym roku szkolnym?
- Ile kosztowały nadgodziny w szkołach w październiku i jak to się ma do planu?
- Jakie jest łączne wykonanie budżetu oświaty na koniec trzeciego kwartału?
- Ilu nauczycieli kończy staż do końca bieżącego roku szkolnego?
- Które szkoły przekroczyły plan wydatków na wynagrodzenia?
Co się zmienia
Referenci CUW przestają szukać odpowiedzi w kilku miejscach systemu i przełączać się ręcznie między jednostkami. Pytania o koszty podwyżek, awanse i wykonanie budżetu, na które wcześniej traciło się godziny pracy, asystent rozstrzyga w ciągu minut na podstawie danych z programu. Kierownik wydziału oświaty dostaje gotowe zestawienie dla organu prowadzącego, a dyrektor szkoły szybko sprawdza sytuację kadrową przed radą pedagogiczną.
O programie
Finanse, Płace i Kadry VULCAN to pakiet programów firmy VULCAN sp. z o.o. dla jednostek oświatowych i samorządów. Obsługuje pełny cykl: od budżetowania i księgowości, przez naliczanie wynagrodzeń, aż po prowadzenie kartotek pracowniczych nauczycieli i pracowników administracji.
Z programu korzystają szkoły, przedszkola, centra usług wspólnych oświaty i wydziały oświaty urzędów. Główne moduły to: księgowość jednostek, obsługa budżetu, naliczanie płac oraz kadry z ewidencją stopni awansu zawodowego. Centrum usług wspólnych może obsługiwać z jednego miejsca wiele podległych jednostek jednocześnie.
Gdzie to działa najlepiej
Referent ds. płac musi wyliczyć koszt planowanej podwyżki dla wszystkich nauczycieli w obsługiwanych szkołach przed posiedzeniem rady gminy. Dane są rozrzucone między kilkanaście jednostek w programie.
Asystent odczytuje dane płacowe wszystkich jednostek i w kilka minut zwraca zestawienie łącznych kosztów z podziałem na szkoły i grupy wynagrodzenia.
Kierownik referatu przygotowuje coroczny raport o awansach zawodowych nauczycieli dla wójta i rady gminy i musi zebrać dane z kartotek wszystkich jednostek.
Asystent wyciąga z kartotek listę nauczycieli spełniających warunki awansu i przygotowuje projekt tabeli do raportu.
Na koniec miesiąca dyrektor chce sprawdzić, jak wykonanie budżetu szkoły na wynagrodzenia wygląda na tle planu i poprzednich miesięcy, bez uruchamiania wielu raportów w programie.
Asystent zestawia dane z modułu budżetu i płac i podaje wynik bez konieczności ręcznego łączenia raportów.
Jak się łączymy
VULCAN udostępnia dane przez eksport do plików (XML, CSV) oraz, w zależności od wdrożenia, przez interfejs bazy danych. Podłączenie asystenta opiera się na odczycie eksportów lub bezpośrednim zapytaniu do bazy na koncie technicznym z dostępem wyłącznie do odczytu. Zakres dostępu i forma połączenia wymagają uzgodnienia z VULCAN sp. z o.o. lub administratorem systemu w urzędzie.
Zapis do programu, np. zatwierdzony import danych, odbywa się wyłącznie po ręcznym zatwierdzeniu przez urzędnika. Asystent przygotowuje dane w formacie zgodnym z programem, a ich wprowadzenie do systemu należy do pracownika.
Portal z plikami, bazami i historią rozmów stoi na serwerze urzędu. Do modelu AI trafia polecenie i fragmenty potrzebne do odpowiedzi, bez trenowania cudzych modeli na danych mieszkańców.
Czego potrzebujemy od Was
- Dostęp do eksportów lub bazy danych programu na koncie technicznym z uprawnieniami wyłącznie do odczytu
- Uzgodnienie zakresu danych i formy połączenia z administratorem systemu lub z VULCAN sp. z o.o.
- Wykaz jednostek objętych integracją: szkoły, przedszkola, inne jednostki obsługiwane przez CUW
- Osoba po stronie urzędu lub CUW znająca strukturę danych i oznaczenia stosowane w programie
- Określenie zakresu danych kadrowych dostępnych asystentowi zgodnie z polityką ochrony danych osobowych
Czego asystent nie robi
- Asystent nie nalicza wynagrodzeń ani nie zatwierdza list płac: te czynności wykonuje program i urzędnik w VULCAN.
- Zapis do programu, korekty i importy wymagają ręcznego zatwierdzenia przez pracownika: asystent przygotowuje dane i projekt, człowiek wprowadza.
- Asystent nie wydaje zaświadczeń, decyzji ani pism: przygotowuje projekty dokumentów, które podpisuje i wysyła urzędnik.
- Zakres danych kadrowych i płacowych dostępnych asystentowi ustala urząd zgodnie z polityką ochrony danych osobowych.
Pytania o integrację z Finanse, Płace i Kadry VULCAN
Gdzie trafiają dane płacowe i kadrowe nauczycieli?
Portal urzędAI działa na serwerze klienta. Do modelu AI przesyłane jest polecenie i fragmenty danych potrzebne do odpowiedzi na konkretne pytanie. Dane nie są używane do trenowania cudzych modeli. Pełny zakres ochrony danych zależy od konfiguracji serwera urzędu i warunków umowy.
Czy potrzebna jest zgoda VULCAN sp. z o.o. na podłączenie asystenta?
To zależy od formy połączenia. Jeśli korzystamy z bazy danych lub API programu, warunki dostępu wymagają uzgodnienia z VULCAN sp. z o.o. lub są określone w umowie serwisowej urzędu. Eksport ręczny do pliku nie wymaga zgody producenta. Zakres i formę zawsze ustalamy przed wdrożeniem.
Czy asystent zastąpi referenta ds. płac lub kadr?
Nie. Asystent odpowiada na pytania i przygotowuje zestawienia na podstawie danych z programu, ale naliczanie wynagrodzeń, korekty list płac, prowadzenie kartotek i zatwierdzanie dokumentów pozostają po stronie pracownika i programu VULCAN. Asystent skraca czas szukania i zestawiania danych, nie przejmuje obowiązków.
Czy asystent działa z CUW obsługującym wiele szkół jednocześnie?
Tak. Jeśli VULCAN w danym wdrożeniu gromadzi dane wielu jednostek w jednej bazie, asystent może odpowiadać na pytania zbiorcze: porównywać koszty między szkołami, zestawiać wykonanie budżetu wielu jednostek i wskazywać odchylenia, bez ręcznego przełączania się między jednostkami w programie.
Jak długo trwa wdrożenie integracji?
To zależy od formy połączenia z programem i liczby obsługiwanych jednostek. Ustalamy to podczas bezpłatnego audytu, na którym sprawdzamy dostępne dane, formę połączenia i zakres, który przyniesie największą korzyść zespołowi urzędu lub centrum usług wspólnych.
Sprawdźmy to na Waszym urzędzie
Na bezpłatnym audycie pokażemy, jakie dane da się wyciągnąć z Finanse, Płace i Kadry VULCAN i od którego procesu zacząć, żeby zespół szybko poczuł różnicę.
Umówcie bezpłatny audyt →