Integracja AI: Dziennik VULCAN (UONET+)
Podłączamy Dziennik VULCAN (UONET+) do asystenta AI, który czyta dane o frekwencji, uczniach i oddziałach ze szkół prowadzonych przez gminę lub powiat. Zamiast zbierać pliki z każdej szkoły z osobna, macie jeden widok dla całego organu prowadzącego i gotowe zestawienia w kilka sekund.
Jak się łączymy: VULCAN nie udostępnia publicznie API dla organu prowadzącego. W zależności od konfiguracji u danego klienta podłączamy się przez eksport plików generowanych z panelu UONET+, odczyt bazy danych na koncie technicznym z uprawnieniami wyłącznie do odczytu lub wymianę danych przez moduł producenta, jeśli jest dostępny.
Czego potrzebujemy: Dostęp do eksportu danych z UONET+ lub do bazy danych na koncie technicznym z uprawnieniami odczytu.
Czego asystent nie robi: Asystent nie wpisuje ocen, frekwencji ani żadnych danych do UONET+ bezpośrednio: pracuje wyłącznie na odczycie.
Co podłączamy
Frekwencja uczniów
CzytamyDane o obecności, spóźnieniach i nieobecnościach z podziałem na szkoły i oddziały
AsystentPorównuje frekwencję między szkołami, wskazuje odchylenia od średniej gminnej i przygotowuje zestawienia miesięczne lub kwartalne dla kierownictwa wydziału oświaty
Liczba uczniów i oddziałów
CzytamyLiczba uczniów w każdej szkole z podziałem na oddziały i etapy edukacyjne
AsystentPrzygotowuje zestawienia struktury szkół na potrzeby sprawozdań, subwencji oświatowej i planowania sieci
Nieusprawiedliwione nieobecności
CzytamyLiczba i odsetek nieobecności bez usprawiedliwienia w podziale na szkoły i oddziały
AsystentTypuje szkoły i oddziały z podwyższonym wskaźnikiem i przygotowuje listę do dalszego sprawdzenia przez pracownika wydziału
Realizacja obowiązku szkolnego
CzytamyDane o uczniach spoza obwodu szkolnego realizujących obowiązek w danej szkole
AsystentZestawia liczbę uczniów spoza obwodu w każdej szkole i pomaga sprawdzić, czy wszyscy objęci obowiązkiem zostali prawidłowo zgłoszeni
Zastępstwa i obciążenie godzinowe
CzytamyDane o zastępstwach i planie lekcji z podziałem na szkoły i nauczycieli
AsystentAnalizuje częstotliwość zastępstw w poszczególnych szkołach i przygotowuje zestawienia dla dyrektorów i nadzoru pedagogicznego
Zbiorcze wyniki dydaktyczne
CzytamyZagregowane dane o wynikach i ocenach, zakres ustalany przed wdrożeniem ze względu na dane osobowe uczniów
AsystentPrzygotowuje anonimowe zestawienia wynikowe na poziomie szkoły lub gminy, bez ujawniania danych indywidualnych uczniów
O co pytają urzędnicy w praktyce
- Jaka jest średnia frekwencja we wszystkich szkołach gminy w tym miesiącu?
- Które szkoły mają najwięcej nieusprawiedliwionych nieobecności w listopadzie?
- Ilu uczniów realizuje obowiązek szkolny poza swoim obwodem i w których szkołach?
- Przygotuj zestawienie liczby uczniów i oddziałów w każdej szkole na potrzeby sprawozdania do kuratorium.
- W której szkole frekwencja w ostatnim kwartale była najniższa i jak wygląda jej trend?
- Ile oddziałów łączonych mamy w szkołach podstawowych w gminie i w których miejscowościach?
Co się zmienia
Zamiast dzwonić do sekretariatów albo czekać na zestawienia w arkuszach z każdej szkoły z osobna, macie dane zbiorcze dla całego organu prowadzącego od razu. Pracownik wydziału oświaty zadaje pytanie językiem naturalnym i dostaje gotową tabelę lub projekt pisma z podstawą prawną, który zatwierdza przed wysłaniem. Mniej czasu na zbieranie danych ze szkół, więcej na ich analizę i decyzje dotyczące sieci szkół, nadzoru i planowania.
O programie
Dziennik VULCAN, działający pod nazwą UONET+, to elektroniczny dziennik szkolny produkowany przez VULCAN sp. z o.o. Rejestruje oceny, frekwencję, plany lekcji i zastępstwa oraz umożliwia komunikację z rodzicami. Szkoły korzystają z niego do codziennej pracy dydaktycznej i administracyjnej, a wszystkie wpisy trafiają centralnie do systemu prowadzonego przez szkołę lub przez organ prowadzący.
Z UONET+ pracują szkoły publiczne prowadzone przez jednostki samorządu terytorialnego: gminy, powiaty i miasta. Program obejmuje moduły dziennika lekcyjnego, sekretariatu, zastępstw, gabinetu profilaktyki i komunikacji z rodzicami. Organ prowadzący ma dostęp do danych zbiorczych o uczniach i frekwencji, które są podstawą nadzoru pedagogicznego i planowania sieci szkół.
Gdzie to działa najlepiej
Pracownik wydziału musi co miesiąc zebrać dane o frekwencji z pięciu szkół i przygotować tabelę dla wójta. Dotychczas dzwonił do każdego sekretariatu i składał dane ręcznie w arkuszu.
Asystent zbiera dane z eksportów wszystkich szkół i przygotowuje gotową tabelę miesięczną w kilka sekund.
Inspektor sprawdza, czy wszyscy uczniowie objęci obowiązkiem szkolnym zostali zgłoszeni i czy szkoły poza obwodem nie przyjęły ich ponad limit.
Asystent zestawia dane z UONET+ i wskazuje uczniów spoza obwodu w każdej ze szkół, skracając czas kontroli z dni do minut.
Przed przygotowaniem planu sieci szkół na kolejny rok wydział potrzebuje aktualnej struktury oddziałów i liczby uczniów we wszystkich szkołach ponadpodstawowych prowadzonych przez powiat.
Asystent przygotowuje zestawienie struktury dla wszystkich szkół powiatu w jednym kroku, bez angażowania dyrektorów.
Jak się łączymy
VULCAN nie udostępnia publicznie API dla organu prowadzącego. W zależności od konfiguracji u danego klienta podłączamy się przez eksport plików generowanych z panelu UONET+, odczyt bazy danych na koncie technicznym z uprawnieniami wyłącznie do odczytu lub wymianę danych przez moduł producenta, jeśli jest dostępny. Każdy wariant wymaga wcześniejszego uzgodnienia z administratorem systemu w szkołach lub w zespole obsługi oświaty.
Gdy eksport plików jest jedyną dostępną ścieżką, automat pobiera je cyklicznie z ustalonego katalogu lub skrzynki i ładuje do bazy asystenta. Jeśli urząd prowadzi centralny serwer VULCAN dla wszystkich szkół, możliwy jest bezpośredni odczyt danych bez angażowania każdej szkoły z osobna. Zakres dostępu i harmonogram ustalamy z Waszym administratorem podczas bezpłatnego audytu.
Portal z plikami, bazami i historią rozmów stoi na serwerze urzędu. Do modelu AI trafia polecenie i fragmenty potrzebne do odpowiedzi, bez trenowania cudzych modeli na danych mieszkańców.
Czego potrzebujemy od Was
- Dostęp do eksportu danych z UONET+ lub do bazy danych na koncie technicznym z uprawnieniami odczytu.
- Zgoda dyrektorów szkół lub administratora centralnego systemu VULCAN na regularne udostępnianie danych organowi prowadzącemu.
- Wpis do rejestru czynności przetwarzania i uzgodnienie zakresu danych osobowych uczniów przetwarzanych przez asystenta zgodnie z RODO.
- Serwer do instalacji portalu urzędAI w infrastrukturze urzędu lub jednostki.
- Osoba do koordynacji dostępu po stronie urzędu: informatyk wydziału oświaty lub administrator IT.
Czego asystent nie robi
- Asystent nie wpisuje ocen, frekwencji ani żadnych danych do UONET+ bezpośrednio: pracuje wyłącznie na odczycie.
- Nie wydaje decyzji administracyjnych o nierealizowaniu obowiązku szkolnego: przygotowuje zestawienie i projekt pisma, które zatwierdza i podpisuje urzędnik.
- Nie ma dostępu do danych wrażliwych uczniów, takich jak orzeczenia, opinie psychologiczne czy dane medyczne, jeśli nie zostały celowo włączone do uzgodnionego zakresu.
- Nie zastępuje UONET+ ani nie zmienia jego funkcji: działa obok programu na danych, do których organ prowadzący ma uprawnienia.
Pytania o integrację z Dziennik VULCAN (UONET+)
Czy dane uczniów są bezpieczne i dokąd trafiają?
Portal urzędAI stoi na serwerze klienta, czyli na Waszej infrastrukturze. Do modelu AI trafia polecenie i fragmenty danych potrzebne do konkretnej odpowiedzi. Dane uczniów traktujemy jako dane osobowe: przed uruchomieniem ustalamy zakres przetwarzania i wpisujemy go do rejestru czynności przetwarzania, żebyście mieli pełną kontrolę nad tym, co i kiedy trafia do asystenta.
Czy potrzebna jest zgoda VULCAN na podłączenie asystenta?
To zależy od sposobu podłączenia. Jeśli pracujemy na plikach eksportowanych przez urzędników z panelu UONET+ dostępnego dla organu prowadzącego, zgoda producenta zazwyczaj nie jest wymagana. Jeśli chcemy odczytywać bazę danych bezpośrednio lub korzystać z modułu wymiany danych VULCAN, warto wcześniej sprawdzić warunki umowy licencyjnej i uzgodnić to z opiekunem systemu od producenta.
Co, jeśli każda szkoła w gminie ma oddzielną instalację UONET+?
To częsty układ, szczególnie w mniejszych gminach. Każda szkoła ma wtedy oddzielny eksport lub oddzielne konto dostępowe. Asystent potrafi łączyć dane z wielu źródeł w jeden widok zbiorczy dla organu prowadzącego. Automatyzujemy pobieranie eksportów ze wszystkich szkół, żebyście nie musieli tego koordynować ręcznie przy każdym zestawieniu.
Jak często dane w asystencie są odświeżane?
Częstotliwość zależy od wybranego sposobu podłączenia. Przy eksporcie cyklicznym ustawiamy harmonogram dopasowany do rytmu pracy wydziału oświaty: np. raz dziennie rano albo kilka razy w tygodniu. Przy bezpośrednim odczycie bazy odświeżanie może być częstsze. Ustalamy to razem z Waszym administratorem podczas bezpłatnego audytu.
Czy asystent może przygotować pismo do rodziców lub dyrektora szkoły?
Tak, na podstawie danych z UONET+ asystent przygotuje projekt pisma: wezwanie do wyjaśnienia nieobecności, informację dla dyrektora albo zestawienie do kuratorium, z przywołaniem właściwej podstawy prawnej. Pismo zatwierdza i podpisuje urzędnik przed wysłaniem. Asystent nie wysyła niczego samodzielnie.
Sprawdźmy to na Waszym urzędzie
Na bezpłatnym audycie pokażemy, jakie dane da się wyciągnąć z Dziennik VULCAN (UONET+) i od którego procesu zacząć, żeby zespół szybko poczuł różnicę.
Umówcie bezpłatny audyt →