Integracja AI: SIO (System Informacji Oświatowej)
Podłączamy asystenta do eksportów z SIO: danych uczniów według wag subwencyjnych, stanu etatów nauczycielskich i informacji o placówkach. Macie gotowe zestawienia, automatyczne sprawdzenie spójności z arkuszami organizacyjnymi i szacunkowe wyliczenia dla budżetu bez czekania na ręczne przeliczenia.
Jak się łączymy: SIO nie udostępnia publicznego API do odczytu danych przez systemy zewnętrzne. Asystent pracuje na plikach eksportowanych z aplikacji SIO: raportach w formacie CSV lub XLS pobieranych przez urzędnika z panelu organu prowadzącego.
Czego potrzebujemy: Dostęp do eksportów z SIO: pliki pobrane z panelu organu prowadzącego (CSV, XLS) lub baza danych z danymi z SIO na serwerze urzędu
Czego asystent nie robi: Asystent nie wprowadza ani nie zmienia danych bezpośrednio w aplikacji SIO: wszelkie korekty wymagają zalogowania się urzędnika do systemu i ręcznego wpisu po weryfikacji stanu faktycznego.
Co podłączamy
Uczniowie według wag subwencyjnych
CzytamyLiczba uczniów z podziałem na wagi subwencyjne, w tym uczniowie z orzeczeniami, niepełnosprawni, z klas integracyjnych i specjalnych
AsystentZestawia liczby ze stanem z arkuszy organizacyjnych, wskazuje rozbieżności między szkołami i szacuje wpływ zmian na wysokość subwencji oświatowej
Dane nauczycielskie
CzytamyEtaty, stopnie awansu zawodowego, kwalifikacje nauczycieli w poszczególnych placówkach
AsystentSprawdza kompletność danych, porównuje z listami płac i arkuszami organizacyjnymi, przygotowuje podsumowania dla organu prowadzącego
Dane placówek
CzytamyAdresy, typy szkół, numery REGON, przypisanie do organów prowadzących, liczba oddziałów
AsystentWeryfikuje aktualność danych rejestrowych i porównuje z danymi w ewidencji gminnej oraz z arkuszami organizacyjnymi
Terminy i kalendarz sprawozdawczy
CzytamyDaty zamknięcia danych w SIO, harmonogram przekazywania danych przez szkoły i placówki
AsystentPilnuje terminów, przypomina o zbliżających się datach granicznych i wskazuje szkoły, które jeszcze nie uzupełniły danych
Kontrola spójności z arkuszami
CzytamyDane SIO zestawione z arkuszami organizacyjnymi i innymi rejestrami prowadzonymi przez organ prowadzący
AsystentWykrywa niespójności między danymi SIO a innymi źródłami i przygotowuje listę spraw do wyjaśnienia ze szkołami i dyrektorami
Zestawienia dla budżetu
CzytamyZmiany liczby uczniów rok do roku, struktura subwencyjna placówek w podziale na szkoły
AsystentPrzygotowuje zestawienia dla skarbnika z szacunkową wartością subwencji na podstawie bieżących danych i historii zmian
O co pytają urzędnicy w praktyce
- Ile uczniów z orzeczeniami wykazały szkoły we wrześniowym SIO w tym roku i czy to się zgadza z naszymi arkuszami organizacyjnymi?
- Która szkoła ma rozbieżności między danymi SIO a arkuszem, które trzeba wyjaśnić przed zamknięciem danych?
- Jak zmiana liczby uczniów o 20 osób w jednej ze szkół wpłynie na subwencję oświatową w przyszłym roku?
- Ile etatów nauczycielskich jest wykazanych w SIO dla każdej z naszych placówek i czy to pasuje do list płac?
- Jakie terminy SIO zbliżają się w tym miesiącu i które szkoły jeszcze nie przekazały kompletnych danych?
- Przygotuj zestawienie dla skarbnika: liczba uczniów według wag subwencyjnych w każdej szkole, z porównaniem do ubiegłego roku.
Co się zmienia
Referat oświaty nie traci czasu na ręczne zestawianie danych z SIO z arkuszami organizacyjnymi i listami płac. Asystent przygotowuje gotowe porównania, wskazuje szkoły z niespójnymi danymi i szacuje wysokość subwencji na podstawie bieżących liczb. Skarbnik dostaje zestawienie bez oczekiwania na ręczne przeliczenia. Terminy sprawozdawcze nie umykają, bo asystent pilnuje kalendarza i od razu wskazuje, które szkoły jeszcze nie uzupełniły danych.
O programie
SIO (System Informacji Oświatowej) to ogólnopolska baza danych prowadzona przez Ministerstwo Edukacji Narodowej. Gromadzi informacje o szkołach i placówkach oświatowych, liczbie uczniów z podziałem na wagi subwencyjne, orzeczeniach i danych nauczycielskich. Na podstawie stanu danych na 30 września każdego roku MEN nalicza część oświatową subwencji ogólnej dla każdej gminy i powiatu w kraju.
Z SIO korzystają wszystkie szkoły i placówki oświatowe oraz ich organy prowadzące: gminy i powiaty. Szkoły wprowadzają dane przez aplikację webową systemu, a organ prowadzący ma dostęp do raportów i zestawień dla podległych placówek. Dane w SIO to podstawa corocznych rozliczeń z budżetem państwa i jeden z głównych dokumentów przy planowaniu budżetu oświatowego na kolejny rok.
Gdzie to działa najlepiej
Zbliża się termin zamknięcia danych w SIO. Urzędnik nie wie, która z sześciu szkół jeszcze nie uzupełniła danych o uczniach z orzeczeniami i czy liczby zgadzają się z arkuszami organizacyjnymi.
Asystent przegląda eksport z SIO, zestawia dane z arkuszami i wskazuje dwie szkoły z rozbieżnościami oraz jedną, która nie przekazała jeszcze kompletnych danych.
Skarbnik powiatu prosi o prognozę subwencji oświatowej na przyszły rok. Liczba uczniów w kilku szkołach ponadpodstawowych zmienia się, a ręczne przeliczenie według algorytmu subwencyjnego zajmuje kilka godzin.
Asystent przygotowuje zestawienie z szacunkowym wpływem zmian liczby uczniów na subwencję, z podziałem na szkoły i typy wag, gotowe do przedstawienia skarbnikowi.
Po złożeniu danych do SIO dyrektor jednej ze szkół zgłasza, że dane nauczycielskie zostały wpisane z błędem. Inspektor chce sprawdzić, czy to jedyna szkoła z problemem przed ostatecznym zamknięciem danych.
Asystent porównuje dane nauczycielskie ze wszystkich szkół w eksporcie SIO z arkuszami organizacyjnymi i wskazuje trzy szkoły wymagające weryfikacji.
Jak się łączymy
SIO nie udostępnia publicznego API do odczytu danych przez systemy zewnętrzne. Asystent pracuje na plikach eksportowanych z aplikacji SIO: raportach w formacie CSV lub XLS pobieranych przez urzędnika z panelu organu prowadzącego. Pliki wgrywane są do portalu, skąd asystent je czyta i przetwarza. Eksporty może przygotowywać urzędnik referatu oświaty uprawniony do panelu organu prowadzącego w SIO, bez żadnych dodatkowych modułów ani umów z MEN.
Jeżeli urząd prowadzi własną bazę danych zawierającą dane z SIO (np. tabelę z historią eksportów lub hurtownię danych oświatowych), asystent może łączyć się z nią bezpośrednio przez konto techniczne z uprawnieniami wyłącznie do odczytu. Zapis jakichkolwiek danych do SIO ani do bazy nie następuje bez zatwierdzenia przez urzędnika.
Portal z plikami, bazami i historią rozmów stoi na serwerze urzędu. Do modelu AI trafia polecenie i fragmenty potrzebne do odpowiedzi, bez trenowania cudzych modeli na danych mieszkańców.
Czego potrzebujemy od Was
- Dostęp do eksportów z SIO: pliki pobrane z panelu organu prowadzącego (CSV, XLS) lub baza danych z danymi z SIO na serwerze urzędu
- Konto w aplikacji SIO z uprawnieniami organu prowadzącego do pobierania raportów i zestawień dla podległych placówek
- Lista szkół i placówek podlegających organowi prowadzącemu z przypisaniem numerów REGON
- Arkusze organizacyjne szkół w formie pliku do porównania z danymi z SIO
- Harmonogram terminów sprawozdawczych SIO na bieżący rok szkolny
Czego asystent nie robi
- Asystent nie wprowadza ani nie zmienia danych bezpośrednio w aplikacji SIO: wszelkie korekty wymagają zalogowania się urzędnika do systemu i ręcznego wpisu po weryfikacji stanu faktycznego.
- Wyliczenia wpływu na subwencję mają charakter szacunkowy. Ostateczną kwotę ustala MEN na podstawie własnego algorytmu subwencyjnego i danych ze wszystkich gmin i powiatów w kraju.
- Asystent nie odpowiada za poprawność danych wykazanych przez szkoły w SIO: wskazuje rozbieżności, ale decyzję o korekcie podejmuje urzędnik po kontakcie z dyrektorem szkoły.
- Asystent nie zastępuje helpdesku MEN ani wsparcia technicznego aplikacji SIO przy problemach z dostępem lub działaniem systemu.
Pytania o integrację z SIO (System Informacji Oświatowej)
Czy dane z SIO są bezpieczne po podłączeniu asystenta?
Portal z plikami i historią rozmów stoi na serwerze klienta. Do modelu AI trafia polecenie i fragmenty potrzebne do odpowiedzi, bez trenowania cudzych modeli na danych klienta. Pliki eksportów z SIO przechowywane są w portalu na Waszym serwerze. Uprawnienia do pobierania eksportów z SIO pozostają w rękach urzędników referatu oświaty: asystent korzysta tylko z plików, które Wy do portalu wgracie.
Czy potrzebna jest zgoda MEN lub producenta SIO na podłączenie asystenta?
Asystent nie łączy się bezpośrednio z systemem SIO i nie wymaga zgody MEN ani producenta aplikacji. Pracuje na plikach eksportowanych przez urzędnika z panelu organu prowadzącego, do których organ prowadzący ma uprawnienia na podstawie przepisów. Jeżeli urząd chce wykorzystać bezpośrednie połączenie z własną bazą danych zawierającą dane z SIO, wystarczy standardowe konto techniczne z dostępem do odczytu i decyzja kierownika jednostki.
Skąd asystent bierze dane o wagach subwencyjnych?
Wagi subwencyjne i algorytm podziału subwencji oświatowej określa corocznie rozporządzenie w sprawie sposobu podziału części oświatowej subwencji ogólnej. Asystent korzysta z treści obowiązującego rozporządzenia oraz z danych liczbowych z eksportów SIO, które Wy dostarczacie. Wyliczenia są szacunkowe: ostateczną kwotę ustala MEN na podstawie danych ze wszystkich gmin i powiatów w kraju.
Czy asystent może samodzielnie poprawiać dane w SIO?
Nie. Asystent wskazuje rozbieżności, przygotowuje zestawienia i sugeruje, co wymaga sprawdzenia. Każda zmiana danych w SIO to działanie urzędnika: zalogowanie do aplikacji SIO i ręczna korekta po weryfikacji stanu faktycznego. Asystent przygotowuje materiał do decyzji, a decyzję i wpis wykonuje człowiek.
Czy asystent działa tylko w jednym referacie, czy może go używać kilka osób?
Portal jest dostępny dla całego zespołu. Każdy użytkownik ma własne konto i historię rozmów. Wspólne pliki, zestawienia i wyniki pracy zapisywane są w przestrzeni roboczej portalu dostępnej dla wszystkich uprawnionych pracowników: referatu oświaty, wydziału edukacji, skarbnika. Zakres dostępu ustawia administrator portalu po Waszej stronie.
Więcej w artykule: Czy AI może pomóc przy SIO i sprawozdawczości oświatowej w urzędzie gminy? →
Sprawdźmy to na Waszym urzędzie
Na bezpłatnym audycie pokażemy, jakie dane da się wyciągnąć z SIO (System Informacji Oświatowej) i od którego procesu zacząć, żeby zespół szybko poczuł różnicę.
Umówcie bezpłatny audyt →