Integracja AI: Progman Arkusz (planowanie organizacji i budżetu oświaty)
Podłączamy eksporty z Progman Arkusz: arkusze organizacyjne szkół, zestawienia kosztów oświaty i dane SIO. Referat oświaty dostaje gotowe odpowiedzi na pytania o subwencję, zestawienia porównawcze i sygnał o rozbieżnościach między arkuszem a SIO, zanim trafi to do organu prowadzącego.
Jak się łączymy: Progman Arkusz przechowuje dane lokalnie lub na serwerze w sieci urzędu. Połączenie zaczynamy od eksportów plików: system pozwala wyeksportować arkusze i zestawienia do pliku (CSV, XML lub Excel), a asystent czyta te pliki i odpowiada na pytania.
Czego potrzebujemy: Eksport danych z Progman Arkusz do pliku (CSV, XML lub Excel) albo dostęp do bazy danych systemu na koncie technicznym z uprawnieniami wyłącznie do odczytu
Czego asystent nie robi: Asystent nie zatwierdza ani nie podpisuje arkuszy organizacyjnych: każdy arkusz zatwierdza organ prowadzący w trybie przewidzianym przepisami prawa oświatowego i ustawy o systemie oświaty.
Co podłączamy
Arkusze organizacyjne szkół i przedszkoli
CzytamyStruktura oddziałów, liczba uczniów, przydziały godzin dydaktycznych, etaty nauczycieli z zatwierdzonych arkuszy organizacyjnych
AsystentOdpowiada na pytania o obsadę, zestawia dane między placówkami, przygotowuje podsumowania dla organu prowadzącego z podziałem na typ placówki
Budżet oświaty i plan finansowy
CzytamyPlan finansowy oświaty według placówek i kategorii wydatków bieżących i majątkowych
AsystentLiczy udział subwencji oświatowej w wydatkach bieżących, porównuje plan z wykonaniem, przygotowuje zestawienia do analiz i materiałów na sesję rady
Dane SIO
CzytamyWartości przekazywane do systemu informacji oświatowej: liczba uczniów, oddziałów, etatów nauczycielskich i pracowników obsługi
AsystentPorównuje dane SIO z wartościami w arkuszu, wskazuje rozbieżności wymagające korekty przed terminem przekazania do MEN
Zatrudnienie i etaty nauczycielskie
CzytamyEtaty, pensum, przydziały godzin, kwalifikacje i stopnie awansu zawodowego z arkuszy organizacyjnych
AsystentLiczy skutki finansowe zmian w zatrudnieniu, wskazuje braki obsady w wybranych przedmiotach, przygotowuje zestawienia dla dyrektorów i referatu kadr
Organizacja oddziałów, w tym oddziały przedszkolne
CzytamyLiczba oddziałów i dzieci, rodzaje klas (w tym oddziały integracyjne, specjalne, przedszkolne), liczba godzin dodatkowych
AsystentSzacuje koszt nowego oddziału, przelicza subwencję po zmianie liczby uczniów, przygotowuje projekt pisma do placówki z wyliczeniem skutków finansowych
Zestawienia zbiorcze między placówkami
CzytamyDane łączne z arkuszy wszystkich szkół i przedszkoli prowadzonych przez organ prowadzący
AsystentZestawia placówki według wybranego wskaźnika (koszt na ucznia, liczba etatów na oddział), przygotowuje materiał porównawczy na posiedzenie komisji oświaty
O co pytają urzędnicy w praktyce
- Ile będzie kosztować otwarcie nowego oddziału przedszkolnego od 1 września, jeśli będzie 25 dzieci?
- Które szkoły mają rozbieżności między danymi SIO a arkuszem organizacyjnym?
- Jaki procent wydatków bieżących na oświatę pokrywa w tym roku subwencja oświatowa?
- Jakie skutki finansowe przyniesie likwidacja jednego oddziału w Szkole Podstawowej nr 3?
- Które placówki nie oddały jeszcze zatwierdzonego arkusza na nowy rok szkolny?
- Zrób zestawienie liczby etatów nauczycielskich i pracowników obsługi we wszystkich szkołach, z podziałem na pełne etaty i części etatu.
Co się zmienia
Referat oświaty przestaje tracić czas na ręczne zestawianie danych z arkuszy kilkunastu placówek przed sesją rady albo przed przekazaniem danych do SIO. Pytania dyrektorów o skutki finansowe zmian w organizacji dostają odpowiedź w ciągu minut, a nie po kilku godzinach obliczeń w arkuszu kalkulacyjnym. Rozbieżności między SIO a arkuszem wychodzą na jaw przed terminem, a nie po. Każdy wynik asystent podpisuje nazwą placówki i źródłem danych, żeby urzędnik mógł go sprawdzić i zatwierdzić.
O programie
Progman Arkusz (Wolters Kluwer Polska) to system do planowania organizacji pracy szkół i budżetu oświaty dla organów prowadzących. Pozwala tworzyć arkusze organizacyjne placówek, planować zatrudnienie i zestawiać koszty oświaty w jednym miejscu, z kontrolą zgodności danych SIO z treścią arkuszy.
Z programu korzystają referaty oświaty w urzędach gmin i miast, starostwach powiatowych oraz w samych placówkach przy tworzeniu corocznych arkuszy organizacyjnych. Dane w systemie obejmują strukturę oddziałów, przydziały godzin, etaty nauczycieli, plan finansowy i wartości przekazywane do systemu informacji oświatowej SIO.
Gdzie to działa najlepiej
Przed sesją rady gminy naczelnik potrzebuje zestawienia kosztów oświaty w podziale na placówki z porównaniem do subwencji. Dane leżą w arkuszach kilku szkół i przedszkoli w Progman Arkusz.
Asystent przygotowuje zestawienie zbiorcze z podziałem na placówki i kategorie wydatków, gotowe do wklejenia do materiałów na sesję.
Zbliża się termin przekazania danych do SIO. Pracownik chce sprawdzić, czy liczby w arkuszach organizacyjnych szkół ponadpodstawowych zgadzają się z wartościami już wprowadzonymi do SIO.
Asystent porównuje oba zestawy danych i wypisuje listę rozbieżności z nazwą szkoły, polem i różnicą wartości, żeby pracownik wiedział, gdzie poprawić.
Dyrektor rozważa otwarcie oddziału integracyjnego od nowego roku szkolnego i chce wiedzieć, jak zmieni się plan finansowy placówki i które pozycje arkusza wymagają aktualizacji.
Asystent przelicza skutki finansowe i wskazuje pozycje do korekty, zanim dyrektor złoży wniosek do organu prowadzącego.
Jak się łączymy
Progman Arkusz przechowuje dane lokalnie lub na serwerze w sieci urzędu. Połączenie zaczynamy od eksportów plików: system pozwala wyeksportować arkusze i zestawienia do pliku (CSV, XML lub Excel), a asystent czyta te pliki i odpowiada na pytania. To wystarczy do większości analiz i zestawień. Gdy urząd chce, żeby asystent pracował na bieżących danych bez ręcznego eksportu, sprawdzamy razem, czy środowisko techniczne pozwala na bezpośredni odczyt bazy danych lub integrację przez interfejs producenta.
Połączenie zaczynamy od odczytu: asystent nie zapisuje nic do Progman Arkusz bez zatwierdzenia przez urzędnika. Jeśli Wolters Kluwer Polska udostępnia moduł wymiany danych lub API, konfigurujemy je po uzgodnieniu z producentem. Gdy takiego interfejsu nie ma, praca odbywa się na plikach eksportu, które referat oświaty wgrywa do portalu.
Portal z plikami, bazami i historią rozmów stoi na serwerze urzędu. Do modelu AI trafia polecenie i fragmenty potrzebne do odpowiedzi, bez trenowania cudzych modeli na danych mieszkańców.
Czego potrzebujemy od Was
- Eksport danych z Progman Arkusz do pliku (CSV, XML lub Excel) albo dostęp do bazy danych systemu na koncie technicznym z uprawnieniami wyłącznie do odczytu
- Zgoda administratora danych i, jeśli producent wymaga, uzgodnienie integracji z Wolters Kluwer Polska przed uruchomieniem bezpośredniego połączenia z bazą lub API
- Dostęp do serwera lub stacji roboczej, na której działa Progman Arkusz, albo do miejsca przechowywania plików eksportu
- Osoba po stronie urzędu (referat oświaty lub dział IT) do weryfikacji pierwszych zestawień i potwierdzenia, że przekazane dane są kompletne i aktualne
- Określenie, które placówki i które lata budżetowe mają być dostępne dla asystenta
Czego asystent nie robi
- Asystent nie zatwierdza ani nie podpisuje arkuszy organizacyjnych: każdy arkusz zatwierdza organ prowadzący w trybie przewidzianym przepisami prawa oświatowego i ustawy o systemie oświaty.
- Asystent nie wprowadza danych do Progman Arkusz ani nie zmienia żadnych wartości w systemie bez polecenia i zatwierdzenia przez urzędnika.
- Asystent nie zastępuje urzędowej kontroli zgodności danych SIO prowadzonej przez MEN: wskazuje rozbieżności do sprawdzenia, a decyzję o korekcie podejmuje pracownik referatu.
- Asystent pracuje wyłącznie na danych, które trafiły do portalu przez eksport lub połączenie z bazą: jeśli arkusz nie był przekazany, nie może go przeanalizować.
Pytania o integrację z Progman Arkusz (planowanie organizacji i budżetu oświaty)
Jak wygląda bezpieczeństwo danych oświatowych przetwarzanych przez asystenta?
Portal urzędAI stoi na serwerze urzędu lub jednostki. Do modelu AI trafia polecenie i fragmenty danych potrzebne do odpowiedzi, nie cały plik naraz. Dane z arkuszy nie są używane do trenowania żadnych modeli. Szczegółowy opis przepływu danych dostajecie przy wdrożeniu, żeby administrator i IOD mogli ocenić zgodność z polityką bezpieczeństwa i wymaganiami RODO.
Czy potrzebujemy zgody Wolters Kluwer Polska na podłączenie asystenta?
To zależy od sposobu połączenia. Praca na plikach eksportu, które sami wygenerowaliście z programu, nie wymaga zgody producenta: pliki są Wasze i macie prawo je analizować. Gdy chcecie, żeby asystent łączył się bezpośrednio z bazą danych Progman Arkusz lub przez API producenta, uzgodnienie z Wolters Kluwer Polska jest wskazane, a niekiedy wymagane umową licencyjną. Sprawdzamy to na etapie analizy przed wdrożeniem.
Jak szybko asystent odpowiada na pytania o budżet oświaty?
Większość pytań o zestawienia, porównania i wyliczenia dotyczy danych, które asystent ma już w portalu po wgraniu eksportów. Odpowiedź na typowe pytanie (udział subwencji w wydatkach, lista rozbieżności SIO, koszt nowego oddziału) zajmuje od kilku do kilkudziesięciu sekund, zależnie od liczby placówek i rozmiaru pliku.
Co, jeśli arkusze w Progman Arkusz są aktualizowane w ciągu roku szkolnego?
Asystent pracuje na danych, które do niego trafiają. Gdy referat oświaty wgra nowy eksport po zatwierdzonej korekcie arkusza, asystent od razu widzi zaktualizowane wartości. Można też ustawić harmonogram automatycznego pobierania eksportów, jeśli środowisko techniczne na to pozwala, żeby referat nie musiał pamiętać o wgrywaniu pliku po każdej zmianie.
Czy asystent może samodzielnie wysłać zestawienie do szkoły lub do kuratorium?
Nie. Asystent przygotowuje zestawienia, projekty pism i wyliczenia, ale każdą wysyłkę, pismo i decyzję zatwierdza i wykonuje urzędnik. Asystent nie wysyła niczego w imieniu urzędu bez zatwierdzenia przez człowieka.
Sprawdźmy to na Waszym urzędzie
Na bezpłatnym audycie pokażemy, jakie dane da się wyciągnąć z Progman Arkusz (planowanie organizacji i budżetu oświaty) i od którego procesu zacząć, żeby zespół szybko poczuł różnicę.
Umówcie bezpłatny audyt →