Integracja AI: CEPiK
Podłączamy asystenta AI do danych wydziału komunikacji z CEPiK: statystyk rejestracji pojazdów, spraw w toku i terminów ważności. Wasz zespół dostaje odpowiedzi na pytania o stan rejestru bez ręcznego przeszukiwania systemu.
Jak się łączymy: CEPiK działa przez aplikacje rządowe udostępniane wydziałom komunikacji. Bezpośrednie API do odczytu danych przez narzędzia zewnętrzne nie jest publicznie udokumentowane.
Czego potrzebujemy: Dostęp do eksportów lub raportów z CEPiK albo z systemu dziedzinowego obsługującego Wasz wydział komunikacji.
Czego asystent nie robi: Asystent nie wydaje decyzji administracyjnych o rejestracji pojazdu ani o prawach jazdy: to wyłączna kompetencja urzędnika.
Co podłączamy
Statystyki rejestracji pojazdów
Czytamyliczba zarejestrowanych pojazdów w wybranym okresie według rodzaju, marki lub gminy
Asystentzestawia statystyki na pytanie referenta lub kierownika, przygotowuje podsumowania miesięczne i roczne
Sprawy w toku
Czytamylista otwartych spraw rejestracyjnych, daty wpływu, braki dokumentacji
Asystentwskazuje sprawy przeterminowane lub wymagające uzupełnienia i sortuje je według daty wpływu
Terminy czasowych rejestracji
Czytamydaty ważności tablic czasowych i pozwoleń na czasową rejestrację
Asystentpilnuje zbliżających się terminów i przygotowuje listy do dalszej obsługi przez urzędnika
Prawa jazdy oczekujące na odbiór
Czytamyliczba i lista praw jazdy gotowych do odbioru, daty gotowości
Asystentodpowiada na pytania o stan kolejki, wskazuje dokumenty gotowe od najdłuższego czasu
Rejestracja pojazdów z importu UE
Czytamylista spraw dotyczących pojazdów sprowadzonych z zagranicy, kompletność dokumentów
Asystentsprawdza wymaganą dokumentację według kraju pochodzenia pojazdu i wskazuje braki w aktach sprawy
Wymagane dokumenty i podstawy prawne
Czytamyprzepisy i wykazy dokumentów obowiązujące przy różnych czynnościach rejestracyjnych
Asystentodpowiada na pytania referentów o wymagane dokumenty i podaje podstawę prawną z odesłaniem do aktualnych przepisów
O co pytają urzędnicy w praktyce
- Ile pojazdów zarejestrowaliśmy w październiku, z podziałem na osobowe i ciężarowe?
- Które sprawy rejestracyjne są otwarte ponad 30 dni bez zakończenia?
- Ile praw jazdy czeka teraz na odbiór w okienku?
- Jakie dokumenty są potrzebne do rejestracji samochodu sprowadzonego z Niemiec?
- Które tablice czasowe tracą ważność w tym tygodniu?
- Ile spraw ma niekompletną dokumentację i od kiedy czekają na uzupełnienie?
Co się zmienia
Wasi referenci zamiast ręcznie przeszukiwać CEPiK pytają asystenta wprost. Statystyki na koniec miesiąca powstają w minutach. Terminy czasowych tablic i nieodebrane prawa jazdy są widoczne na jedno pytanie, bez otwierania kolejnych ekranów systemu. Nowi pracownicy szybciej obsługują trudniejsze sprawy, bo asystent podaje listę wymaganych dokumentów z podstawą prawną. Każde działanie zatwierdza urzędnik: asystent przygotowuje materiał, nie wydaje decyzji.
O programie
CEPiK, czyli Centralna Ewidencja Pojazdów i Kierowców, to system państwowy prowadzony przez Ministerstwo Cyfryzacji. Gromadzi dane o pojazdach zarejestrowanych w Polsce, ich właścicielach, historii przeglądów technicznych i ubezpieczeń OC, a także o uprawnieniach do kierowania pojazdami. Z CEPiK korzystają wszystkie organy właściwe do rejestracji pojazdów i wydawania praw jazdy w Polsce.
W wydziale komunikacji starostwa albo urzędu miasta na prawach powiatu CEPiK obsługuje dwa główne obszary: rejestrację pojazdów (w tym sprowadzonych z zagranicy) oraz wydawanie i obsługę praw jazdy. Referenci pracują w systemie na bieżąco, prowadząc ewidencję spraw i wydając decyzje. Dane z CEPiK są podstawą statystyk dla kierownictwa i sprawozdań wymaganych przepisami.
Gdzie to działa najlepiej
Kierownik referatu musi co miesiąc przygotować zestawienie rejestracji pojazdów dla zarządu powiatu. Dane trzeba ręcznie zbierać z kilku widoków systemu i sumować w arkuszu.
Asystent przygotowuje zestawienie z eksportu danych w kilka minut, kierownik weryfikuje liczby i wysyła gotowy raport.
Mieszkaniec pyta o dokumenty potrzebne do rejestracji pojazdu sprowadzonego z Francji. Referent nie jest pewien, czy wymagane jest tłumaczenie świadectwa zgodności.
Asystent podaje aktualną listę dokumentów z podstawą prawną, referent potwierdza i informuje mieszkańca.
Zbliża się koniec miesiąca i kilkadziesiąt tablic czasowych traci ważność. Nikt nie ma przeglądu, które sprawy wymagają działania w pierwszej kolejności.
Asystent wskazuje listę spraw z terminami na bieżący tydzień, urzędnicy kontaktują się z wnioskodawcami i zamykają sprawy przed upływem terminu.
Jak się łączymy
CEPiK działa przez aplikacje rządowe udostępniane wydziałom komunikacji. Bezpośrednie API do odczytu danych przez narzędzia zewnętrzne nie jest publicznie udokumentowane. Dlatego integrację zaczynamy od eksportów i raportów, do których macie dostęp na koncie technicznym lub przez moduł sprawozdawczy systemu.
Gdy korzystacie z aplikacji zewnętrznego dostawcy współpracującej z CEPiK (moduł komunikacyjny w Waszym systemie dziedzinowym powiatu), sprawdzamy możliwości jej bazy lub API. Każdy sposób odczytu ustalamy z Waszym administratorem systemu IT. Dostęp do danych osobowych z rejestru wymaga odpowiedniej podstawy prawnej i zabezpieczeń zgodnych z RODO.
Portal z plikami, bazami i historią rozmów stoi na serwerze urzędu. Do modelu AI trafia polecenie i fragmenty potrzebne do odpowiedzi, bez trenowania cudzych modeli na danych mieszkańców.
Czego potrzebujemy od Was
- Dostęp do eksportów lub raportów z CEPiK albo z systemu dziedzinowego obsługującego Wasz wydział komunikacji.
- Konto techniczne z uprawnieniami do odczytu danych lub regularne pliki eksportu przekazywane do portalu AI.
- Zgoda Waszego administratora danych i udokumentowana podstawa prawna dla przetwarzania danych osobowych z rejestru.
- Kontakt z informatykiem lub administratorem systemu IT wydziału komunikacji w celu ustalenia sposobu dostępu.
- Serwer po Waszej stronie z dostępem do sieci wewnętrznej urzędu, na którym stoi portal AI.
Czego asystent nie robi
- Asystent nie wydaje decyzji administracyjnych o rejestracji pojazdu ani o prawach jazdy: to wyłączna kompetencja urzędnika.
- Nie podpisuje ani nie wysyła żadnych pism, zawiadomień ani decyzji bez zatwierdzenia przez pracownika wydziału.
- Nie zapisuje danych do CEPiK: system ministerialny prowadzony przez Ministerstwo Cyfryzacji nie udostępnia zapisu przez narzędzia zewnętrzne.
- Nie zastępuje systemu CEPiK ani aplikacji rządowej używanej przez wydział: działa obok nich jako warstwa odpowiedzi na pytania i zestawień.
Pytania o integrację z CEPiK
Czy integracja wymaga zgody Ministerstwa Cyfryzacji lub producenta aplikacji?
CEPiK to system ministerialny i bezpośredni dostęp API dla zewnętrznych narzędzi nie jest publicznie udokumentowany. Integrację opieramy na danych dostępnych wydziałowi w ramach jego uprawnień: eksportach, raportach i danych z systemu dziedzinowego. Gdy korzystacie z aplikacji zewnętrznego dostawcy z dostępem do CEPiK, warunki odczytu ustalamy bezpośrednio z tym dostawcą.
Jak zabezpieczone są dane osobowe z CEPiK podczas pracy z asystentem?
Portal AI stoi na serwerze klienta, czyli na Waszej infrastrukturze. Do modelu AI trafia polecenie i fragmenty danych potrzebne do udzielenia konkretnej odpowiedzi, bez trenowania cudzych modeli na danych urzędu. Urząd pozostaje administratorem danych i odpowiada za podstawę prawną przetwarzania. Zakres danych i sposób dostępu uzgadniamy przed uruchomieniem, zgodnie z RODO.
Czy asystent może samodzielnie zamknąć sprawę rejestracyjną w systemie?
Nie. Asystent czyta dane i przygotowuje materiały do pracy urzędnika, ale żadna zmiana w CEPiK nie następuje bez wyraźnego zatwierdzenia przez pracownika wydziału. Zasada ta obowiązuje bezwzględnie: asystent przygotowuje, urzędnik decyduje i zatwierdza każdą czynność.
Jakie są wymagania techniczne po stronie urzędu?
Potrzebujemy dostępu do eksportów lub bazy systemu obsługującego wydział komunikacji, konta technicznego z uprawnieniami do odczytu oraz serwera z dostępem do sieci wewnętrznej urzędu. Konkretny sposób połączenia ustalamy podczas bezpłatnego audytu z Waszym administratorem systemu IT.
Czy asystent działa także przy obsłudze mieszkańca przy okienku?
Tak. Referent może w trakcie rozmowy z mieszkańcem zapytać asystenta o wymaganą dokumentację, stan konkretnej sprawy albo termin gotowości prawa jazdy. Asystent odpowiada natychmiast, bez konieczności przełączania się między ekranami systemu. Ostateczną informację dla mieszkańca zawsze potwierdza urzędnik.
Inne integracje: ewidencja ludności i rejestry państwowe
Sprawdźmy to na Waszym urzędzie
Na bezpłatnym audycie pokażemy, jakie dane da się wyciągnąć z CEPiK i od którego procesu zacząć, żeby zespół szybko poczuł różnicę.
Umówcie bezpłatny audyt →