Integracja AI: Rejestr PESEL, RDO i rejestry stanu cywilnego (aplikacja Źródło)
Podłączamy asystenta AI do zestawień i eksportów z aplikacji Źródło, obsługującej rejestr PESEL, RDO i rejestry stanu cywilnego. Zespół referatu ewidencji ludności i USC dostaje natychmiastowe odpowiedzi na pytania o meldunki, statystyki i procedury, bez szukania po instrukcjach i okólnikach.
Jak się łączymy: Aplikacja Źródło działa wyłącznie w sieci rządowej i nie udostępnia zewnętrznego API ani bezpośredniego dostępu do bazy danych dla systemów spoza infrastruktury rządowej. W praktyce asystent AI pracuje na zestawieniach i eksportach przygotowanych przez pracownika: plikach CSV lub PDF pobranych z aplikacji, miesięcznych raportach i danych statystycznych przekazanych do portalu urzędAI.
Czego potrzebujemy: Zestawienia i eksporty z aplikacji Źródło (pliki CSV, PDF, raporty miesięczne) przygotowane przez pracownika urzędu i przekazane do portalu urzędAI.
Czego asystent nie robi: Asystent nie przetwarza danych osobowych z rejestru PESEL, RDO ani rejestrów stanu cywilnego i nie wyszukuje danych konkretnych osób.
Co podłączamy
Ewidencja ludności i meldunki
CzytamyZestawienia zbiorcze liczby zameldowanych na pobyt stały i czasowy, ruchy meldunkowe według okresu
AsystentAsystent odpowiada na pytania o bieżące stany meldunkowe, przygotowuje fragmenty sprawozdań i zestawień na podstawie przekazanych eksportów
Rejestr PESEL
CzytamyStatystyki demograficzne: liczba mieszkańców według kategorii wiekowych, zmiany w wybranych okresach
AsystentAsystent przetwarza zestawienia zbiorcze, porównuje okresy, przygotowuje dane do raportów dla kierownictwa i rady gminy
Rejestr Dowodów Osobistych (RDO)
CzytamyLiczba złożonych wniosków, wydanych dowodów, dowodów oczekujących na odbiór
AsystentAsystent śledzi zaległości, informuje o dowodach czekających na odbiór, przygotowuje zestawienia dla kierownika referatu
Rejestry stanu cywilnego
CzytamyStatystyki aktów urodzeń, małżeństw i zgonów w wybranych okresach
AsystentAsystent przygotowuje porównania roczne i miesięczne, składa zestawienia do sprawozdań GUS i innych wymaganych raportów
Procedury i podstawy prawne
CzytamyTreść ustaw, rozporządzeń i instrukcji dotyczących ewidencji ludności, dowodów osobistych i USC
AsystentAsystent wyjaśnia tryb postępowania w konkretnej sprawie, wskazuje właściwy artykuł i wymagane dokumenty, przygotowuje projekt pisma do weryfikacji przez urzędnika
Terminy i KPA
CzytamyDaty wpłynięcia wniosków, terminy ustawowe i wewnętrzne przekazane do portalu
AsystentAsystent pilnuje terminów wynikających z KPA i ustaw szczegółowych, przypomina o sprawach zbliżających się do upływu terminu
O co pytają urzędnicy w praktyce
- Ilu mieszkańców mamy zameldowanych na pobyt stały na koniec tego miesiąca?
- Ile dowodów osobistych czeka teraz na odbiór i od jak dawna?
- Jakie kroki trzeba podjąć, gdy obywatel zgłosi zgubienie dowodu osobistego?
- Ile aktów urodzenia zarejestrowano w tym roku w porównaniu z rokiem ubiegłym?
- Jaki jest tryb postępowania przy wymeldowaniu z urzędu z decyzją administracyjną?
- Jakie dokumenty są wymagane przy zameldowaniu cudzoziemca na pobyt stały?
Co się zmienia
Referenci ewidencji ludności i pracownicy USC przestają szukać odpowiedzi na pytania proceduralne w kilku miejscach naraz. Asystent wyjaśnia tryb postępowania, wskazuje właściwy artykuł ustawy i przygotowuje projekt pisma lub zaświadczenia, który urzędnik weryfikuje i podpisuje. Kierownik referatu pyta w każdej chwili o bieżące statystyki meldunkowe albo liczbę spraw w toku, zamiast składać zestawienie ręcznie. Sprawozdania cykliczne, które wcześniej wymagały godzin pracy nad arkuszem, powstają szybciej, bo asystent składa je z przekazanych eksportów i wskazuje pozycje wymagające komentarza.
O programie
Aplikacja Źródło to system informatyczny Ministerstwa Cyfryzacji obsługujący trzy rejestry państwowe: Powszechny Elektroniczny System Ewidencji Ludności (PESEL), Rejestr Dowodów Osobistych (RDO) oraz Rejestry Stanu Cywilnego. Każda gmina w Polsce korzysta z niej przy obsłudze meldunków, wydawaniu i unieważnianiu dowodów osobistych oraz rejestrowaniu aktów urodzeń, małżeństw i zgonów.
Praca w aplikacji Źródło odbywa się na podstawie uprawnień nadanych przez Ministerstwo Cyfryzacji i jest ściśle powiązana z przepisami: ustawą o ewidencji ludności, ustawą o dowodach osobistych i ustawą Prawo o aktach stanu cywilnego. Dane w rejestrach mają charakter danych osobowych; dostęp do nich podlega rygorystycznym zasadom i jest możliwy wyłącznie przez aplikacje rządowe.
Gdzie to działa najlepiej
Kierownik przygotowuje co miesiąc zestawienie dla wójta: liczba zameldowanych, zmiany w stosunku do miesiąca poprzedniego, liczba wydanych dowodów. Zbieranie danych z eksportów i ręczne składanie tabel zajmowało kilka godzin.
Asystent pobiera dane z przekazanego eksportu, składa zestawienie w wymaganym formacie i wskazuje pozycje wymagające komentarza, a kierownik weryfikuje i przesyła dalej.
Pracownik dostaje pytanie o procedurę rejestracji urodzenia, które nastąpiło za granicą. Nie pamięta, który przepis reguluje transkrypcję aktu i jakie dokumenty są wymagane od wnioskodawcy.
Asystent wskazuje właściwy artykuł ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego, wymienia dokumenty i kroki postępowania, a pracownik potwierdza poprawność i obsługuje petenta.
Kierownik pyta, ile dowodów osobistych czeka na odbiór dłużej niż 30 dni, bo planuje wysyłkę przypomnień do mieszkańców i chce mieć gotową listę przed poranną odprawą.
Asystent przetwarza eksport z RDO, filtruje rekordy według daty i przygotowuje listę spraw do dalszego działania przez pracownika.
Jak się łączymy
Aplikacja Źródło działa wyłącznie w sieci rządowej i nie udostępnia zewnętrznego API ani bezpośredniego dostępu do bazy danych dla systemów spoza infrastruktury rządowej. W praktyce asystent AI pracuje na zestawieniach i eksportach przygotowanych przez pracownika: plikach CSV lub PDF pobranych z aplikacji, miesięcznych raportach i danych statystycznych przekazanych do portalu urzędAI.
Gdy urząd prowadzi własne zestawienia w arkuszach lub lokalnych bazach danych opartych na eksportach z aplikacji Źródło, możliwe jest połączenie przez odczyt pliku lub lokalną bazę, bez danych osobowych. Każdy sposób wymiany danych wymaga uzgodnienia z inspektorem ochrony danych osobowych w urzędzie, a dostęp asystenta ogranicza się wyłącznie do danych zagregowanych i statystycznych.
Portal z plikami, bazami i historią rozmów stoi na serwerze urzędu. Do modelu AI trafia polecenie i fragmenty potrzebne do odpowiedzi, bez trenowania cudzych modeli na danych mieszkańców.
Czego potrzebujemy od Was
- Zestawienia i eksporty z aplikacji Źródło (pliki CSV, PDF, raporty miesięczne) przygotowane przez pracownika urzędu i przekazane do portalu urzędAI.
- Uzgodnienie zakresu przetwarzania zestawień statystycznych z inspektorem ochrony danych osobowych w urzędzie i aktualizacja rejestru czynności przetwarzania.
- Wskazanie osoby odpowiedzialnej za przekazywanie zestawień do portalu i weryfikację odpowiedzi asystenta.
- Zestaw procedur, instrukcji lub linków do przepisów, z których asystent korzysta przy pytaniach o tryb postępowania.
- Portal urzędAI zainstalowany na serwerze urzędu zgodnie z umową.
Czego asystent nie robi
- Asystent nie przetwarza danych osobowych z rejestru PESEL, RDO ani rejestrów stanu cywilnego i nie wyszukuje danych konkretnych osób.
- Asystent nie wydaje decyzji administracyjnych, nie podpisuje pism i nie składa wniosków w aplikacji Źródło ani w żadnym systemie rządowym.
- Asystent nie łączy się bezpośrednio z aplikacją Źródło; pracuje wyłącznie na zestawieniach i eksportach przekazanych przez pracownika urzędu.
- Asystent nie zastępuje urzędnika przy czynnościach wymagających uprawnień w systemie rządowym: każde działanie w aplikacji wykonuje urzędnik.
Pytania o integrację z tym systemem
Czy dane osobowe mieszkańców trafiają do asystenta AI?
Nie. Aplikacja Źródło działa w zamkniętej sieci rządowej i nie udostępnia danych osobowych systemom zewnętrznym. Asystent pracuje wyłącznie na zestawieniach zbiorczych i eksportach statystycznych, które pracownik urzędu samodzielnie pobiera i przekazuje do portalu. Dane osobowe pojedynczych mieszkańców nie są elementem tych zestawień i nie trafiają do asystenta.
Czy potrzebna jest zgoda Ministerstwa Cyfryzacji na tę integrację?
Aplikacja Źródło nie jest integrowana technicznie: asystent nie łączy się z systemem rządowym, nie korzysta z jego API ani bazy. Pracuje na eksportach pobranych przez pracownika w ramach jego uprawnień służbowych. Zgoda Ministerstwa Cyfryzacji na sam asystent nie jest wymagana, jednak urząd powinien uzgodnić zakres przetwarzania danych z własnym inspektorem ochrony danych osobowych i odnotować to w rejestrze czynności przetwarzania.
Co konkretnie może zrobić asystent z danymi z rejestru PESEL?
Asystent przetwarza zestawienia zbiorcze: liczby zameldowanych według rodzaju pobytu, statystyki roczne i miesięczne, porównania z poprzednimi okresami. Odpowiada na pytania kierownictwa i referentów, przygotowuje fragmenty sprawozdań i wyciągów statystycznych na podstawie przekazanych plików. Nie interpretuje danych osobowych ani nie wyszukuje konkretnych osób w rejestrze.
Jak asystent pomaga przy pytaniach proceduralnych dotyczących dowodów i meldunków?
Asystent zna treść ustaw i rozporządzeń powiązanych z ewidencją ludności, dowodami osobistymi i aktami stanu cywilnego. Odpowiada na pytania o tryb postępowania, wymagane dokumenty i terminy, podając każdorazowo podstawę prawną. Projekt pisma lub zaświadczenia, który przygotowuje, weryfikuje i podpisuje urzędnik.
Czy asystent może samodzielnie aktualizować dane w aplikacji Źródło?
Nie. Zapis do aplikacji Źródło odbywa się wyłącznie przez uprawnionych pracowników w interfejsie rządowym. Asystent przygotowuje projekty, zestawienia i odpowiedzi, ale żadna czynność w systemie rządowym nie jest przez niego wykonywana. Każde działanie w aplikacji wymaga zatwierdzenia i osobistego wykonania przez urzędnika z odpowiednimi uprawnieniami.
Inne integracje: ewidencja ludności i rejestry państwowe
Sprawdźmy to na Waszym urzędzie
Na bezpłatnym audycie pokażemy, jakie dane da się wyciągnąć z Waszego systemu i od którego procesu zacząć, żeby zespół szybko poczuł różnicę.
Umówcie bezpłatny audyt →