Integracja AI: KRS (eKRS)
Podłączamy asystenta do publicznego API eKRS Ministerstwa Sprawiedliwości, skąd pobieramy aktualne odpisy podmiotów na żądanie. Urzędnicy weryfikujący organizacje pozarządowe, kontrahentów i beneficjentów dotacji dostają pełne dane z KRS w kilka sekund, bez ręcznego szukania w wyszukiwarce.
Jak się łączymy: Łączymy się z publicznym API eKRS Ministerstwa Sprawiedliwości, dostępnym pod adresem ekrs.ms.gov.pl. API udostępnia odpisy aktualne i pełne podmiotów wpisanych do KRS w formacie XML, na zapytanie po numerze KRS, NIP lub nazwie podmiotu.
Czego potrzebujemy: Dostęp serwera portalu do internetu: API eKRS jest publiczne i nie wymaga uwierzytelnienia po stronie Ministerstwa.
Czego asystent nie robi: Asystent nie wydaje zaświadczeń ani odpisów z KRS w imieniu urzędu: pobiera dane do weryfikacji, a każdą czynność urzędową wykonuje i zatwierdza urzędnik.
Co podłączamy
Dane rejestrowe podmiotu
Czytamynumer KRS, NIP, REGON, forma prawna, data rejestracji i wpisu do rejestru
AsystentAsystent pobiera pełny odpis aktualny i podaje urzędnikowi dane podstawowe podmiotu w czytelnej formie, bez ręcznego szukania w portalu eKRS.
Reprezentacja i organy
Czytamyskład zarządu, organ uprawniony do reprezentacji, sposób reprezentacji
AsystentSprawdza, kto jest uprawniony do podpisywania umów i ofert, i porównuje te dane z dokumentami złożonymi przez wnioskodawcę lub wykonawcę.
Status prawny podmiotu
Czytamywpis o likwidacji, upadłości, otwarciu postępowania restrukturyzacyjnego
AsystentInformuje, czy podmiot jest aktywny, czy toczy się wobec niego postępowanie, które może wykluczać zawarcie umowy lub udzielenie dotacji.
Adres siedziby
Czytamyaktualny adres siedziby podmiotu wpisany w rejestrze
AsystentPodaje adres aktualny według KRS i wskazuje, czy adres w złożonych dokumentach zgadza się z wpisem w rejestrze.
Przedmiot działalności
Czytamykody PKD, opis przedmiotu działalności statutowej
AsystentSprawdza, czy zakres działalności podmiotu jest zgodny z wymogami ogłoszenia o dotacji lub warunkami zamówienia publicznego.
Struktura własnościowa i kapitał
Czytamykapitał zakładowy, lista wspólników (dla spółek)
AsystentPodaje strukturę własnościową spółki przy weryfikacji powiązań i warunków wykluczenia w postępowaniach o zamówienie publiczne.
O co pytają urzędnicy w praktyce
- Kto może podpisać umowę w imieniu stowarzyszenia, które złożyło ofertę na dotację?
- Czy spółka X jest aktywna, czy jest w likwidacji albo upadłości?
- Jaki jest aktualny adres siedziby fundacji Y wpisany w KRS?
- Czy zarząd tej organizacji zmienił się od czasu złożenia wniosku?
- Jaki jest przedmiot działalności tej spółki, czy pasuje do warunków przetargu?
- Sprawdź NIP i REGON tej fundacji, czy zgadzają się z danymi podanymi we wniosku.
Co się zmienia
Weryfikacja organizacji pozarządowych, kontrahentów i beneficjentów dotacji, która wcześniej wymagała ręcznego przeszukiwania portalu eKRS i przepisywania danych, zajmuje teraz kilkanaście sekund. Urzędnicy referatu ds. dotacji i zamówień publicznych dostają gotowe zestawienie danych z KRS przy każdym nowym wniosku lub ofercie. Ryzyko błędu wynikającego z przeterminowanych wydruków lub niezweryfikowanej reprezentacji spada. Każda weryfikacja jest powtarzalna i daje się udokumentować w aktach sprawy.
O programie
Krajowy Rejestr Sądowy (KRS), dostępny przez portal eKRS Ministerstwa Sprawiedliwości, to oficjalny rejestr spółek, stowarzyszeń, fundacji i innych podmiotów wpisanych przez sąd rejestrowy. Zawiera dane o reprezentacji, strukturze własnościowej, statusie prawnym, adresie siedziby i historii zmian każdego podmiotu.
Z KRS korzystają wszystkie referaty weryfikujące podmioty zewnętrzne: przy rozpatrywaniu wniosków dotacyjnych, zamówieniach publicznych, podpisywaniu umów i sprawdzaniu podatników. Publiczne API eKRS udostępnia odpisy aktualne i pełne w formacie XML, bez logowania i bez opłat.
Gdzie to działa najlepiej
Wpłynęło dziesięć ofert na otwarty konkurs ofert. Urzędnik musi sprawdzić, czy każda organizacja jest aktywna i czy osoby podpisujące ofertę są uprawnione do reprezentacji. Ręczne przeszukiwanie eKRS zajmuje kilka godzin.
Asystent pobiera odpisy wszystkich dziesięciu podmiotów i wskazuje rozbieżności między danymi w ofertach a wpisami w KRS.
Wykonawca złożył ofertę w przetargu. Przed podpisaniem umowy zamawiający musi potwierdzić, że nie toczy się wobec wykonawcy postępowanie restrukturyzacyjne ani upadłościowe.
Asystent sprawdza status spółki w KRS i przygotowuje notatkę do akt zamówienia z datą i wynikiem weryfikacji.
Fundacja prosi o wystawienie faktury na inny adres niż podany wcześniej. Pracownik nie wie, który adres jest aktualny i kto może składać oświadczenia w imieniu fundacji.
Asystent podaje aktualny adres siedziby z KRS i wskazuje osoby uprawnione do reprezentacji fundacji.
Jak się łączymy
Łączymy się z publicznym API eKRS Ministerstwa Sprawiedliwości, dostępnym pod adresem ekrs.ms.gov.pl. API udostępnia odpisy aktualne i pełne podmiotów wpisanych do KRS w formacie XML, na zapytanie po numerze KRS, NIP lub nazwie podmiotu. Nie jest wymagane logowanie ani odrębna umowa z Ministerstwem Sprawiedliwości.
Asystent odpytuje API na żądanie urzędnika: podajecie nazwę lub numer podmiotu, asystent pobiera odpis i przedstawia wynik. Dane z odpisu są dostępne w rozmowie. Zapis do innych systemów urzędu, na przykład dołączenie zestawienia do sprawy w EZD, wymaga zatwierdzenia przez urzędnika.
Portal z plikami, bazami i historią rozmów stoi na serwerze urzędu. Do modelu AI trafia polecenie i fragmenty potrzebne do odpowiedzi, bez trenowania cudzych modeli na danych mieszkańców.
Czego potrzebujemy od Was
- Dostęp serwera portalu do internetu: API eKRS jest publiczne i nie wymaga uwierzytelnienia po stronie Ministerstwa.
- Numer KRS, NIP lub dokładna nazwa podmiotu do weryfikacji: bez tych danych zapytanie do rejestru nie jest możliwe.
- Uprawnienia urzędnika do inicjowania weryfikacji w portalu asystenta.
- Procedura wewnętrzna urzędu określająca, kiedy i kto pobiera dane z KRS: asystent jej nie zastępuje, przyspiesza jej wykonanie.
Czego asystent nie robi
- Asystent nie wydaje zaświadczeń ani odpisów z KRS w imieniu urzędu: pobiera dane do weryfikacji, a każdą czynność urzędową wykonuje i zatwierdza urzędnik.
- Dane z eKRS odzwierciedlają stan rejestru w chwili pobrania: asystent nie monitoruje zmian w KRS na bieżąco i nie powiadamia o nowych wpisach bez zapytania.
- Asystent nie ocenia, czy podmiot spełnia warunki udziału w postępowaniu: podaje dane z KRS, a ocenę formalną przeprowadza urzędnik zgodnie z dokumentacją postępowania.
- Wyszukiwanie po nazwie może zwrócić kilka podmiotów o podobnej nazwie: identyfikacja właściwego podmiotu i podjęcie decyzji na tej podstawie należy do urzędnika.
Pytania o integrację z KRS (eKRS)
Gdzie trafiają dane pobrane z KRS podczas weryfikacji?
Dane pobrane z API eKRS trafiają do rozmowy w portalu asystenta, który stoi na serwerze klienta. Do modelu AI trafia polecenie i fragment potrzebny do odpowiedzi. Dane z KRS nie są wykorzystywane do trenowania modeli AI.
Czy potrzebna jest zgoda Ministerstwa Sprawiedliwości na korzystanie z API eKRS przez asystenta?
Nie. API eKRS jest publiczne: Ministerstwo Sprawiedliwości udostępnia je wszystkim bez rejestracji, opłat ani odrębnej umowy. Wystarczy, że serwer portalu ma dostęp do internetu. Nie potrzebujecie odrębnego porozumienia z producentem, żeby asystent odpytywał eKRS.
Czy dane zwracane przez asystenta są aktualne?
Odpis pobierany przez asystenta odpowiada stanowi rejestru w chwili zapytania, zgodnie z danymi utrzymywanymi przez Ministerstwo Sprawiedliwości w systemie eKRS. Zmiany wpisów (nowy zarząd, zmiana adresu) są widoczne po zarejestrowaniu ich przez sąd rejestrowy. Jeśli strony złożyły dokumenty, ale sąd jeszcze nie dokonał wpisu, zmiana nie będzie widoczna w odpowiedzi.
Czy asystent może jednocześnie sprawdzić kilkanaście podmiotów, na przykład przy ocenie ofert w konkursie dotacyjnym?
Tak. Podajecie asystentowi listę podmiotów (nazwy albo numery KRS) i prosicie o weryfikację każdego z nich. Asystent odpytuje API po kolei i zbiera wyniki w jednym zestawieniu. Liczba podmiotów możliwych do sprawdzenia w jednej sesji zależy od długości listy i czasu odpowiedzi API eKRS.
Czy asystent zastępuje ręczne pobieranie odpisu z KRS?
Asystent przyspiesza dostęp do danych z KRS i zbiera je w jednym miejscu obok akt sprawy. Nie zastępuje formalnego odpisu, gdy przepis wymaga jego dołączenia do dokumentacji: w takim przypadku urzędnik pobiera odpis z portalu eKRS i dołącza go do akt. Asystent podaje dane i przygotowuje notatkę, a decyzję i podpis pod dokumentem zostawia urzędnikowi.
Inne integracje: ewidencja ludności i rejestry państwowe
Sprawdźmy to na Waszym urzędzie
Na bezpłatnym audycie pokażemy, jakie dane da się wyciągnąć z KRS (eKRS) i od którego procesu zacząć, żeby zespół szybko poczuł różnicę.
Umówcie bezpłatny audyt →