Integracja AI: Nowoczesny Urząd (Urząd NT)
Podłączamy asystenta AI do systemu Nowoczesny Urząd firmy Sputnik Software, czytając dane o podatkach, należnościach i finansach gminy. Wasz zespół zamiast godzin przy ekranie dostaje gotowe zestawienia zaległości, projekty upomnień i bieżący obraz wykonania planu.
Jak się łączymy: Łączymy się z bazą danych systemu Nowoczesny Urząd przez konto techniczne z uprawnieniami do odczytu lub przez API producenta, jeśli Sputnik Software je udostępnia. Asystent pracuje wyłącznie w trybie odczytu: pobiera dane o podatkach, należnościach, kontrahentach i finansach, nie zapisuje nic do systemu bez zatwierdzenia przez urzędnika.
Czego potrzebujemy: Dostęp do bazy danych systemu (konto techniczne z uprawnieniami do odczytu wybranych tabel) lub eksport danych z modułów podatkowych i finansowych w uzgodnionym formacie.
Czego asystent nie robi: Asystent nie wydaje decyzji administracyjnych, nie zmienia danych w systemie Nowoczesny Urząd i nie wykonuje żadnej czynności urzędowej bez zatwierdzenia przez urzędnika.
Co podłączamy
Podatek od nieruchomości i gruntów
CzytamyRejestry podatników, decyzje wymiarowe, terminy płatności, wpłaty, zaległości, historia upomnień
AsystentZestawia zaległości z datami wymagalności, wskazuje podatników bez upomnień, przygotowuje projekty wezwań z podstawą prawną
Podatek od środków transportowych
CzytamyWykaz pojazdów objętych podatkiem, podstawy opodatkowania, należności i wpłaty według podatnika
AsystentOdpowiada na pytania o wykonanie dochodów, wskazuje nierozliczone należności, zestawia dane do sprawozdań i analiz
Opłaty lokalne i inne należności
CzytamyTytuły opłat, terminy, wpłaty, zaległości, historia upomnień i tytułów wykonawczych
AsystentIdentyfikuje należności kwalifikujące się do tytułu wykonawczego, przygotowuje zestawienia do upomnień i wezwań
Finanse i księgowość
CzytamyPlan budżetu, wykonanie dochodów i wydatków według klasyfikacji budżetowej, faktury, księgowania
AsystentPorównuje plan z wykonaniem, wskazuje odchylenia, odpowiada na pytania o konkretne pozycje klasyfikacji budżetowej
Ewidencja kontrahentów i rozrachunki
CzytamyKartoteka kontrahentów, faktury, terminy płatności, saldo rozrachunków, dokumenty przeterminowane
AsystentWskazuje kontrahentów z nierozliczonymi należnościami, zestawia dokumenty przeterminowane według terminu i kwoty
Sprawozdawczość
CzytamyDane z modułów finansowych i podatkowych potrzebne do sprawozdań Rb i innych wymaganych przepisami
AsystentZbiera dane do sprawozdań, weryfikuje kompletność, przygotowuje roboczy projekt zestawienia do weryfikacji przez skarbnika
O co pytają urzędnicy w praktyce
- Jakie jest wykonanie dochodów z podatku od środków transportowych na koniec tego miesiąca?
- Którzy podatnicy od nieruchomości mają zaległości i nie dostali jeszcze upomnienia?
- Przygotuj projekt zestawienia należności do tytułów wykonawczych za bieżący rok.
- Czy realizacja planu dochodów z podatku od nieruchomości jest zgodna z założeniami?
- Którzy kontrahenci mają nierozliczone faktury starsze niż 30 dni i jakie są kwoty?
- Ile decyzji wymiarowych wydano w tym kwartale i ile z nich jest zaskarżonych?
Co się zmienia
Referent podatkowy nie szuka ręcznie zaległości w kilku widokach systemu: pyta asystenta i dostaje gotowe zestawienie z datami wymagalności i historią upomnień. Kierownik referatu finansów na początku dnia widzi wykonanie planu i odchylenia bez uruchamiania kolejnych raportów. Projekty upomnień i wezwań powstają z danych z systemu, a urzędnik sprawdza je i zatwierdza przed wysłaniem. Czas przygotowania zestawień na sesję rady albo do nadzoru liczy się w minutach, nie w godzinach.
O programie
Nowoczesny Urząd (Urząd NT) to zintegrowany system informatyczny firmy Sputnik Software z Grupy Atende, przeznaczony dla jednostek samorządu terytorialnego: gmin, miast, powiatów i starostw. W 2016 roku firma informowała o ponad tysiącu klientów samorządowych w Polsce.
System obejmuje moduły finansowo-księgowe, podatki i opłaty lokalne oraz obszary dziedzinowe charakterystyczne dla administracji publicznej. Każdy moduł prowadzi dane właściwe dla swojego obszaru: od rejestrów podatników i decyzji wymiarowych po plan budżetu, ewidencję kontrahentów i należności.
Gdzie to działa najlepiej
Referent przed kampanią upomnień musi zestawić podatników z zaległościami powyżej progu i sprawdzić, czy wcześniejsze upomnienia zostały odnotowane. W systemie zajmuje to kilka ekranów i dużo ręcznego przeszukiwania.
Asystent w jednej odpowiedzi zestawia podatników z zaległościami, daty wymagalności i historię upomnień, a referent zatwierdza listę do druku.
Skarbnik przygotowuje informację o wykonaniu budżetu na sesję rady. Dane są w systemie, ale zebranie ich do czytelnej tabeli z odchyleniami od planu trwa godziny.
Asystent pobiera dane z modułu finansowego i dostarcza roboczy projekt zestawienia z odchyleniami, który skarbnik weryfikuje i uzupełnia przed sesją.
Pracownik musi wyłonić kontrahentów z przeterminowanymi należnościami i przygotować wezwania do zapłaty z podaniem podstawy prawnej i kwoty odsetek.
Asystent wskazuje kontrahentów z najstarszymi nierozliczonymi fakturami i przygotowuje projekty wezwań, które pracownik sprawdza i podpisuje.
Jak się łączymy
Łączymy się z bazą danych systemu Nowoczesny Urząd przez konto techniczne z uprawnieniami do odczytu lub przez API producenta, jeśli Sputnik Software je udostępnia. Asystent pracuje wyłącznie w trybie odczytu: pobiera dane o podatkach, należnościach, kontrahentach i finansach, nie zapisuje nic do systemu bez zatwierdzenia przez urzędnika.
Jeśli bezpośredni dostęp do bazy lub API wymaga zgody albo dodatkowego modułu producenta, urząd aranżuje ten dostęp we własnym zakresie lub wspólnie z Sputnik Software. Gdy żaden z tych kanałów nie jest dostępny, pracujemy na regularnych eksportach plików przygotowanych przez administratora systemu.
Portal z plikami, bazami i historią rozmów stoi na serwerze urzędu. Do modelu AI trafia polecenie i fragmenty potrzebne do odpowiedzi, bez trenowania cudzych modeli na danych mieszkańców.
Czego potrzebujemy od Was
- Dostęp do bazy danych systemu (konto techniczne z uprawnieniami do odczytu wybranych tabel) lub eksport danych z modułów podatkowych i finansowych w uzgodnionym formacie.
- Ustalenie z Sputnik Software zakresu dostępu do systemu, jeśli integracja wymaga bezpośredniego połączenia z bazą lub skorzystania z API producenta.
- Serwer w siedzibie urzędu lub u wskazanego przez urząd dostawcy hostingu z miejscem na instalację portalu AI.
- Wskazanie administratora lub informatyka po stronie urzędu do konfiguracji połączenia technicznego.
- Określenie, które moduły i dane mają być dostępne dla asystenta oraz jakie role pracowników mają mieć dostęp.
Czego asystent nie robi
- Asystent nie wydaje decyzji administracyjnych, nie zmienia danych w systemie Nowoczesny Urząd i nie wykonuje żadnej czynności urzędowej bez zatwierdzenia przez urzędnika.
- Asystent nie podpisuje pism, upomnień ani wezwań i nie wysyła ich samodzielnie: przygotowuje projekty, a każdy dokument zatwierdza i wysyła pracownik urzędu.
- Zakres odpowiedzi wynika z danych objętych integracją: asystent nie korzysta z informacji spoza uzgodnionego zakresu ani z modułów, do których nie skonfigurowano dostępu.
- Asystent nie zastępuje systemu EZD, nie obsługuje elektronicznego podpisu i nie prowadzi rejestru kancelaryjnego.
Pytania o integrację z Nowoczesny Urząd (Urząd NT)
Czy potrzebujemy zgody Sputnik Software na integrację z systemem Nowoczesny Urząd?
To zależy od sposobu połączenia. Jeśli integracja wymaga bezpośredniego dostępu do bazy danych lub skorzystania z API producenta, urząd powinien uzgodnić zakres dostępu z Sputnik Software. Gdy pracujemy na eksportach plików generowanych przez sam urząd, zgoda producenta zazwyczaj nie jest wymagana. Zakres i sposób dostępu ustalamy na etapie audytu technicznego.
Jak chronione są dane urzędu podczas pracy z asystentem AI?
Portal asystenta stoi na serwerze urzędu lub wskazanego przez urząd dostawcy. Do modelu AI trafia polecenie i fragmenty danych potrzebne do udzielenia konkretnej odpowiedzi. Dane urzędu nie są wykorzystywane do trenowania modeli zewnętrznych. Zakres danych dostępnych asystentowi jest ograniczony do tego, co urząd jawnie włącza w integrację.
Czy asystent może samodzielnie zmienić dane w systemie albo wysłać upomnienie?
Nie. Asystent pracuje wyłącznie w trybie odczytu: pobiera dane, zestawia je i przygotowuje projekty dokumentów. Każda zmiana w systemie Nowoczesny Urząd i każde wysłanie pisma wymaga zatwierdzenia przez urzędnika. Zapis do systemu następuje wyłącznie po tym zatwierdzeniu, nigdy automatycznie.
Co jeśli urząd korzysta tylko z części modułów systemu Nowoczesny Urząd?
Integrację dopasowujemy do tego, z czego urząd faktycznie korzysta. Jeśli wdrożony jest tylko moduł podatkowy, zaczynamy od niego. Moduły finansowe, sprawozdawcze lub inne włączamy później, gdy urząd będzie gotowy. Zakres integracji ustalamy indywidualnie na etapie wdrożenia, bez narzucania z góry pełnego zakresu.
Jak długo trwa uruchomienie integracji z systemem Nowoczesny Urząd?
Czas wdrożenia zależy od sposobu dostępu do systemu i liczby modułów. Po uzyskaniu danych dostępowych i ustaleniu zakresu uruchomienie prostej integracji opartej na eksportach lub dostępie do bazy zajmuje od kilku dni do kilku tygodni. Dokładny termin ustalamy po bezpłatnym audycie technicznym.
Sprawdźmy to na Waszym urzędzie
Na bezpłatnym audycie pokażemy, jakie dane da się wyciągnąć z Nowoczesny Urząd (Urząd NT) i od którego procesu zacząć, żeby zespół szybko poczuł różnicę.
Umówcie bezpłatny audyt →