Integracja AI: RATUSZ
Podłączamy się do systemu RATUSZ firmy Rekord SI: wymiaru podatków, budżetu, płac, rejestru mienia i obiegu dokumentów. Macie odpowiedzi na pytania o zaległości, deklaracje i wydatki bez ręcznego przeszukiwania kilku modułów i ekranów systemu.
Jak się łączymy: Do systemu RATUSZ podłączamy się przez odczyt bazy danych na wydzielonym koncie technicznym z uprawnieniami wyłącznie do odczytu lub przez pliki eksportowane z modułów systemu (CSV, XML). Połączenie konfiguruje dział IT urzędu wspólnie z naszym zespołem.
Czego potrzebujemy: Dostęp do bazy danych systemu RATUSZ na koncie technicznym z uprawnieniami do odczytu wskazanych tabel (konfiguruje dział IT urzędu).
Czego asystent nie robi: Asystent nie wydaje decyzji administracyjnych ani nie podpisuje pism. Każdy projekt wymaga zatwierdzenia i podpisu urzędnika.
Co podłączamy
Wymiar podatków (moduł POSESJA)
CzytamyDane ewidencyjne nieruchomości, decyzje wymiarowe, korekty, zwolnienia.
AsystentSprawdza zgodność złożonych deklaracji z ewidencją, wskazuje brakujące lub niezgodne dokumenty, przygotowuje projekt pisma o wszczęciu postępowania z podstawą prawną.
Księgowość podatkowa
CzytamyWpłaty, zaległości, nadpłaty, tytuły wykonawcze.
AsystentOdpowiada na pytania o stan kont podatników, wskazuje zaległości przekraczające próg egzekucji, przygotowuje zestawienia według kryteriów referatu.
Budżet i plan finansowy
CzytamyPlan i wykonanie według działów, rozdziałów i paragrafów klasyfikacji budżetowej.
AsystentPorównuje wykonanie z planem w wybranym okresie, odpowiada na pytania o konkretny paragraf lub jednostkę organizacyjną, sygnalizuje odchylenia od planu.
Płace
CzytamyListy płac, składniki wynagrodzenia, dodatki, fundusz płac jednostek.
AsystentPrzygotowuje zestawienia kosztów osobowych według jednostek i składników, odpowiada na pytania o sumy wypłacone w wybranym okresie.
Rejestr mienia komunalnego
CzytamyŚrodki trwałe, nieruchomości gminy, wartość księgowa, amortyzacja.
AsystentOdpowiada na pytania o stan majątku, zestawia środki do przeglądu lub inwentaryzacji, wskazuje obiekty wymagające aktualizacji wyceny.
Obieg dokumentów i EZD
CzytamySprawy, pisma, terminy ustawowe, dekretacje, historia korespondencji.
AsystentMonitoruje terminy KPA, wskazuje sprawy bliskie przekroczeniu, pomaga zredagować projekt pisma z podstawą prawną i wskazuje właściwy tryb postępowania.
O co pytają urzędnicy w praktyce
- Ile decyzji wymiarowych wygenerowaliśmy w tym roku i ile zwróciło się jako niedoręczone?
- Którzy przedsiębiorcy nie złożyli deklaracji na podatek od nieruchomości za bieżący rok?
- Ile wydaliśmy z paragrafu 4300 w szkołach do końca września i ile zostało do planu?
- Ile spraw w obiegu dokumentów przekroczyło ustawowy termin i kto je prowadzi?
- Jaki jest łączny dług podatkowy podmiotów powyżej progu egzekucji i ile z nich ma już wystawiony tytuł wykonawczy?
- Przygotuj projekt upomnienia dla podatnika, który zalega za dwa ostatnie okresy płatności.
Co się zmienia
Przestajecie ręcznie przeszukiwać bazę decyzji i składać raporty z kilku ekranów. Pytacie asystenta jak współpracownika i dostajecie gotowe zestawienie z liczbami wprost z systemu. Kierownik wydziału sprawdza wykonanie budżetu jednym pytaniem, sekretarz widzi każdego ranka, które sprawy są zagrożone przekroczeniem terminu KPA. Projekty pism wychodzą z przypisaną podstawą prawną, a podpisuje je i wysyła urzędnik.
O programie
RATUSZ to zintegrowany system informatyczny dla jednostek samorządu terytorialnego, wydawany przez Rekord SI Sp. z o.o. z Bielska-Białej. Obejmuje wymiar i księgowość podatków lokalnych, budżet i plan finansowy, płace, rejestr mienia komunalnego oraz obieg dokumentów z modułem EZD. Producent dostarcza też platformę e-usług dla mieszkańców gminy.
Według producenta z systemu korzysta około 60% jednostek samorządu w województwie śląskim. Rocznie w systemie powstaje ok. 2,5 mln decyzji podatkowych, obieg dokumentów obsługuje 15 000 użytkowników, a z e-usług Rekord korzysta 1,6 mln mieszkańców. To jeden z największych dostawców oprogramowania dla samorządu na południu Polski.
Gdzie to działa najlepiej
Ruszają kontrole deklaracji na podatek od nieruchomości za poprzedni rok. Referent chce sprawdzić, którzy podatnicy nie złożyli deklaracji lub złożyli je z rozbieżnościami wobec ewidencji gruntów i budynków.
Asystent przygotowuje listę podatników do weryfikacji i projekt wezwania z podstawą prawną, a referent zatwierdza i wysyła pisma.
Koniec III kwartału. Skarbnik musi przygotować informację o wykonaniu budżetu dla rady gminy i sprawdzić, które jednostki przekroczyły plan lub mają wolne środki do rozdysponowania.
Asystent zestawia wykonanie według paragrafów i jednostek, skarbnik dostaje gotowe tabele do sprawozdania bez ręcznego zbierania danych z każdego wydziału.
Urząd prowadzi kilkaset spraw w toku. Sekretarz chce codziennie wiedzieć, które zbliżają się do ustawowego terminu KPA i wymagają natychmiastowego działania, wraz z nazwiskiem prowadzącego.
Asystent codziennie przegląda terminy i rano podaje listę spraw wymagających działania tego dnia, z nazwiskiem prowadzącego referenta.
Jak się łączymy
Do systemu RATUSZ podłączamy się przez odczyt bazy danych na wydzielonym koncie technicznym z uprawnieniami wyłącznie do odczytu lub przez pliki eksportowane z modułów systemu (CSV, XML). Połączenie konfiguruje dział IT urzędu wspólnie z naszym zespołem. Nie modyfikujemy struktury bazy RATUSZ-a ani nie instalujemy niczego po stronie oprogramowania producenta.
Rekord SI nie udostępnia publicznego API do systemu RATUSZ. Jeżeli urząd uzyska od producenta dostęp do interfejsu wymiany danych lub modułu integracyjnego, możemy korzystać z tego kanału. Zapis danych do systemu jest możliwy wyłącznie po zatwierdzeniu przez urzędnika i wymaga osobnych uzgodnień z działem IT urzędu oraz z producentem.
Portal z plikami, bazami i historią rozmów stoi na serwerze urzędu. Do modelu AI trafia polecenie i fragmenty potrzebne do odpowiedzi, bez trenowania cudzych modeli na danych mieszkańców.
Czego potrzebujemy od Was
- Dostęp do bazy danych systemu RATUSZ na koncie technicznym z uprawnieniami do odczytu wskazanych tabel (konfiguruje dział IT urzędu).
- Serwer w siedzibie urzędu lub zaufanym centrum danych do uruchomienia portalu urzędAI.
- Zgoda administratora danych osobowych urzędu na przetwarzanie danych z systemu podatkowego przez asystenta AI, udokumentowana w rejestrze czynności przetwarzania.
- Wskazanie zakresu modułów objętych integracją: podatki, budżet, dokumenty lub pełen zakres.
- W przypadku zapisu danych do RATUSZ: uzgodnienie trybu dostępu do zapisu z działem IT urzędu oraz z Rekord SI.
Czego asystent nie robi
- Asystent nie wydaje decyzji administracyjnych ani nie podpisuje pism. Każdy projekt wymaga zatwierdzenia i podpisu urzędnika.
- Asystent nie modyfikuje danych w systemie RATUSZ bez wyraźnego polecenia i zatwierdzenia przez uprawnioną osobę.
- Asystent nie zastępuje audytu podatkowego ani opinii prawnej: wskazuje dane i przygotowuje projekty, interpretację przepisów potwierdza referent lub radca prawny urzędu.
- Integracja obejmuje dane dostępne przez konto techniczne. Moduły lub tabele wyłączone z dostępu nie są widoczne dla asystenta.
Pytania o integrację z RATUSZ
Czy asystent może samodzielnie wysłać upomnienie lub decyzję do podatnika?
Nie. Asystent przygotowuje projekt pisma z treścią i podstawą prawną, ale wysłanie wymaga zatwierdzenia przez urzędnika. Zapis do systemu i wysyłka przez e-Doręczenia lub pocztę odbywa się wyłącznie po jawnym potwierdzeniu przez osobę uprawnioną. Asystent nie podpisuje i nie inicjuje żadnej czynności urzędowej bez zatwierdzenia.
Gdzie trafiają dane z systemu RATUSZ przetwarzane przez asystenta?
Portal urzędAI działa na serwerze w siedzibie urzędu lub w centrum danych wskazanym przez urząd. Do modelu AI trafia polecenie i fragmenty danych potrzebne do udzielenia odpowiedzi. Historia rozmów i pliki robocze zostają na tym samym serwerze. Dane z systemu RATUSZ nie są używane do trenowania zewnętrznych modeli.
Czy potrzebna jest zgoda Rekord SI na podłączenie asystenta do RATUSZ-a?
Zależy od metody połączenia. Odczyt przez konto techniczne na bazie danych urzędu nie wymaga zgody producenta, bo urząd zarządza własną bazą. Jeśli integracja ma korzystać z interfejsu lub modułu dostarczanego przez Rekord SI, należy uzgodnić to z producentem. Pomagamy przeprowadzić takie uzgodnienia i dostarczamy dokumentację techniczną.
Jakie moduły RATUSZ-a można podłączyć do asystenta?
Zaczynamy od modułów wskazanych przez urząd jako priorytetowe: najczęściej wymiar i księgowość podatków, budżet oraz obieg dokumentów. Zakres rozszerzamy o płace, rejestr mienia i e-usługi. Każdy obszar wymaga oddzielnego dostępu do odpowiednich tabel lub eksportów, co uzgadniamy z działem IT podczas wdrożenia.
Czy asystent zastąpi pracowników referatu podatków lub finansów?
Nie zastępuje. Asystent odpowiada na pytania, przygotowuje zestawienia i projekty pism. Decyzje administracyjne, interpretację przepisów i bezpośredni kontakt z podatnikiem prowadzi urzędnik. Asystent zdejmuje z zespołu ręczne przeszukiwanie bazy i składanie raportów z wielu ekranów, co uwalnia czas na merytoryczną pracę.
Sprawdźmy to na Waszym urzędzie
Na bezpłatnym audycie pokażemy, jakie dane da się wyciągnąć z RATUSZ i od którego procesu zacząć, żeby zespół szybko poczuł różnicę.
Umówcie bezpłatny audyt →