Integracja AI: System GMINA / System POWIAT
Podłączamy asystenta AI do danych systemu ZETO Koszalin: podatków i opłat lokalnych, rozliczeń VAT z jednostkami podległymi i spraw w EZD. Referat podatków, skarbnik i sekretariat mają pod ręką zestawienia zaległości, terminy i projekty pism, zamiast ręcznego szukania w rejestrach.
Jak się łączymy: Sposób połączenia z systemem ZETO Koszalin zależy od konfiguracji instalacji w urzędzie i warunków umowy serwisowej z producentem. Gdy ZETO Koszalin udostępnia API lub interfejs wymiany danych, podłączamy się przez ten interfejs.
Czego potrzebujemy: Dostęp do bazy danych systemu (konto techniczne z uprawnieniami do odczytu) lub regularne eksporty plików uzgodnione z działem IT urzędu
Czego asystent nie robi: Asystent nie wydaje decyzji administracyjnych ani postanowień: przygotowuje projekty, decyzję podpisuje właściwy urzędnik.
Co podłączamy
Podatki i opłaty lokalne
CzytamyRejestry podatników, wymiary podatku, wpłaty i zaległości, decyzje i raty
AsystentAsystent zestawia podatników z nieopłaconymi ratami, sprawdza zaległości według rodzaju podatku i przygotowuje projekty upomnień z podstawą prawną do zatwierdzenia przez referenta
Centralny VAT z jednostkami podległymi
CzytamyDeklaracje VAT jednostek podległych, kwoty do scalenia, braki i rozbieżności
AsystentAsystent zestawia kwoty z poszczególnych jednostek, wskazuje te, które nie złożyły deklaracji, i przygotowuje projekt zbiorczego rozliczenia do weryfikacji przez skarbnika
EZD: Elektroniczne Zarządzanie Dokumentami
CzytamySprawy, terminy, referenci prowadzący, statusy i daty wpływu
AsystentAsystent sortuje zaległe sprawy, przypomina o terminach z KPA i przygotowuje projekty pism odpowiedzi z powołaniem na właściwe przepisy
Portal Mieszkańca
CzytamyWnioski i zgłoszenia mieszkańców, statusy i daty złożenia
AsystentAsystent zestawia wnioski czekające na obsługę, wskazuje te przekraczające umowny termin i przygotowuje projekt odpowiedzi do zatwierdzenia przez urzędnika
Pomoc społeczna i świadczenia
CzytamyDane beneficjentów, wnioski, decyzje i okresy świadczeń
AsystentAsystent sprawdza, które wnioski przekroczyły termin rozpatrzenia, i przygotowuje zestawienie spraw wymagających pilnej reakcji pracownika
Budżet i sprawozdawczość
CzytamyDane księgowe, wykonanie budżetu, przelewy i salda
AsystentAsystent przygotowuje zestawienia wykonania budżetu, wskazuje odchylenia od planu i generuje raporty do weryfikacji przez skarbnika lub głównego księgowego
O co pytają urzędnicy w praktyce
- Jaka jest łączna kwota VAT do zapłaty po scaleniu rozliczeń wszystkich jednostek podległych za ten miesiąc?
- Którzy podatnicy rolni nie zapłacili jeszcze trzeciej raty podatku rolnego?
- Jakie wnioski z Portalu Mieszkańca czekają na obsługę dłużej niż dwa tygodnie?
- Ile spraw w EZD przekroczyło termin z KPA w tym tygodniu i kto je prowadzi?
- Przygotuj projekt upomnienia dla Jana Kowalskiego z zaległością w podatku od nieruchomości.
- Które jednostki podległe nie złożyły jeszcze deklaracji VAT za ubiegły miesiąc?
Co się zmienia
Referent podatków sprawdza listę zaległości w kilka sekund, zamiast przeglądać kolejne karty i rekordy. Skarbnik dostaje zestawienie VAT z jednostek podległych bez ręcznego zbierania danych z każdej z nich. Sekretariat widzi, które sprawy w EZD grożą przekroczeniem terminu z KPA, zanim stanie się to problemem. Każdy projekt pisma albo upomnienia asystent przygotowuje z podstawą prawną, a urzędnik zatwierdza i podpisuje. Mniej czasu na ręczne szukanie, więcej na właściwą obsługę spraw.
O programie
System GMINA i System POWIAT to pakiety zintegrowanych aplikacji dziedzinowych firmy ZETO Koszalin, przeznaczone dla urzędów miast i gmin oraz starostw powiatowych. Obejmują podatki i opłaty lokalne, księgowość, centralne rozliczenie VAT z jednostkami podległymi, a także ewidencję mieszkańców i obsługę świadczeń.
W skład pakietów wchodzą między innymi moduł elektronicznego zarządzania dokumentami (EZD), Portal Mieszkańca, BIP, pomoc społeczna i budżet obywatelski. Producent oferuje też integrację z zewnętrznymi systemami, dzięki czemu urząd prowadzi obsługę mieszkańców i wewnętrzne rozliczenia w jednym środowisku.
Gdzie to działa najlepiej
Zbliża się termin płatności trzeciej raty podatku rolnego. Referent chce wysłać upomnienia do zalegających podatników, ale sprawdzenie listy w systemie zajmuje pół dnia.
Asystent w kilka minut zestawia listę zalegających podatników z kwotami i przygotowuje projekt upomnień; referent sprawdza i wysyła.
Na koniec miesiąca skarbnik musi zebrać deklaracje VAT od wszystkich jednostek podległych, sprawdzić kompletność i przygotować zbiorczą deklarację do urzędu skarbowego.
Asystent wskazuje, które jednostki nie złożyły jeszcze deklaracji, zestawia kwoty i przygotowuje projekt zbiorczego rozliczenia do weryfikacji.
W EZD nagromadziło się kilkadziesiąt spraw z różnych referatów. Sekretarz chce wiedzieć, które z nich grożą przekroczeniem terminów z KPA przed końcem tygodnia.
Asystent sortuje sprawy według terminu, wskazuje te najpilniejsze i przygotowuje projekty pism do zatwierdzenia przez właściwych referentów.
Jak się łączymy
Sposób połączenia z systemem ZETO Koszalin zależy od konfiguracji instalacji w urzędzie i warunków umowy serwisowej z producentem. Gdy ZETO Koszalin udostępnia API lub interfejs wymiany danych, podłączamy się przez ten interfejs. Gdy dostępna jest baza danych systemu, działamy na koncie technicznym z dostępem wyłącznie do odczytu. W obu przypadkach zakres dostępu uzgadniamy z działem IT urzędu i z producentem przed uruchomieniem.
Gdy bezpośredni dostęp do bazy lub interfejsu nie jest możliwy albo wymaga dodatkowych uzgodnień z ZETO Koszalin, pracujemy na eksportach plików przygotowanych przez urząd: CSV, XML lub pliki wydruku. Zapis danych do systemu zawsze wymaga zatwierdzenia przez urzędnika i odbywa się przez standardowy interfejs programu, nie przez asystenta.
Portal z plikami, bazami i historią rozmów stoi na serwerze urzędu. Do modelu AI trafia polecenie i fragmenty potrzebne do odpowiedzi, bez trenowania cudzych modeli na danych mieszkańców.
Czego potrzebujemy od Was
- Dostęp do bazy danych systemu (konto techniczne z uprawnieniami do odczytu) lub regularne eksporty plików uzgodnione z działem IT urzędu
- Uzgodnienie zakresu dostępu z ZETO Koszalin, jeśli instalacja wymaga zgody producenta na połączenie z bazą lub interfejsem systemowym
- Serwer urzędu lub własna maszyna wirtualna z dostępem do sieci wewnętrznej, gdzie działa system ZETO
- Kontakt z administratorem systemu po stronie urzędu do konfiguracji połączenia i testów wdrożeniowych
Czego asystent nie robi
- Asystent nie wydaje decyzji administracyjnych ani postanowień: przygotowuje projekty, decyzję podpisuje właściwy urzędnik.
- Asystent nie wysyła upomnień, zawiadomień ani korespondencji do mieszkańców: każde pismo wymaga zatwierdzenia i wysyłki przez pracownika urzędu.
- Asystent nie zapisuje zmian w systemie ZETO bez zgody urzędnika: odczyt jest automatyczny, każdy zapis wymaga zatwierdzenia przez człowieka.
- Asystent nie wylicza samodzielnie zobowiązań podatkowych ani nie zastępuje systemu ZETO jako źródła prawdy o kwotach, decyzjach i rejestrach.
Pytania o integrację z tym systemem
Czy potrzebna jest zgoda ZETO Koszalin na podłączenie asystenta?
Zależy od sposobu połączenia i warunków umowy serwisowej urzędu z producentem. Gdy korzystamy z bazy danych lub interfejsu systemowego, zakres dostępu uzgadniamy razem z działem IT urzędu i z ZETO Koszalin przed uruchomieniem. Gdy pracujemy wyłącznie na eksportach plików przygotowanych przez urząd, zgoda producenta zazwyczaj nie jest wymagana. Konkretny zakres ustalamy na etapie wdrożenia.
Gdzie trafiają dane pobrane z systemu ZETO i kto ma do nich dostęp?
Portal urzędAI stoi na serwerze urzędu lub na serwerze wskazanym przez urząd. Do modelu AI trafia treść polecenia i fragmenty danych potrzebne do odpowiedzi na konkretne pytanie. Historia rozmów i pliki pozostają na serwerze portalu. Dane urzędu nie są używane do trenowania modeli AI.
Co się stanie, gdy ZETO Koszalin zaktualizuje system i zmieni strukturę bazy?
Przy dużych aktualizacjach systemu ZETO może być potrzebna korekta konfiguracji połączenia po stronie portalu. Zakres obsługi takich zmian, w tym czas reakcji i kto po której stronie wykonuje aktualizację, ustalamy przy podpisaniu umowy. W przypadku eksportów plikowych ryzyko jest mniejsze, bo format eksportu zmienia się rzadziej niż struktura bazy.
Czy asystent może samodzielnie wysłać upomnienie albo decyzję do podatnika?
Nie. Asystent przygotowuje projekt upomnienia lub decyzji z podstawą prawną i danymi z systemu, ale żadne pismo nie trafia do podatnika bez wyraźnego zatwierdzenia przez właściwego pracownika. Wysyłka korespondencji wymaga decyzji człowieka i odbywa się przez standardowe narzędzia urzędu, nie przez asystenta.
Z jakich modułów systemu ZETO Koszalin może korzystać asystent?
Zakres zależy od tego, z jakich modułów korzysta urząd i do jakich danych możliwy jest dostęp. Zazwyczaj zaczynamy od podatków i opłat lokalnych, centralnego VAT i EZD, a następnie rozszerzamy o pomoc społeczną, Portal Mieszkańca i budżet obywatelski, gdy urząd korzysta z tych modułów i uzgodni odpowiedni dostęp.
Sprawdźmy to na Waszym urzędzie
Na bezpłatnym audycie pokażemy, jakie dane da się wyciągnąć z Waszego systemu i od którego procesu zacząć, żeby zespół szybko poczuł różnicę.
Umówcie bezpłatny audyt →