Integracja AI: Otago (Zintegrowany System Informatyczny)
Podłączamy asystenta AI do bazy Otago, skąd czyta kartoteki podatników, salda należności, plan i wykonanie budżetu oraz rejestry mienia i odpadów. Referenci zyskują gotowe zestawienia zaległości, projekty upomnień z podstawą prawną i przegląd terminów bez ręcznego przeszukiwania systemu.
Jak się łączymy: Otago nie udostępnia publicznego API, dlatego sposób połączenia ustalamy z urzędem i producentem. Najczęściej stosowane ścieżki to: odczyt bezpośrednio z bazy danych systemu na koncie technicznym z uprawnieniami wyłącznie do odczytu, wykorzystanie modułów eksportowych Otago do plików CSV lub XML, a tam gdzie producent udostępni usługi wymiany danych, połączenie przez te usługi.
Czego potrzebujemy: Dostęp do bazy danych Otago lub eksportów modułowych na potrzeby odczytu (konto techniczne lub pliki eksportowe).
Czego asystent nie robi: Asystent nie wydaje decyzji administracyjnych ani ich nie podpisuje: każdy projekt pisma zatwierdza urzędnik.
Co podłączamy
Podatki i opłaty lokalne
Czytamykartoteki podatników, decyzje wymiarowe, salda należności i zaległości
Asystentzestawia dłużników według kryterium zaległości, przygotowuje projekty upomnień i tytułów wykonawczych z podstawą prawną
Plan i wykonanie budżetu
Czytamyplan dochodów i wydatków, wykonanie według działów i rozdziałów, zmiany w planie
Asystentzestawia odchylenia planu od wykonania, przygotowuje tabelaryczne podsumowania dla skarbnika i zarządu
Finanse i księgowość
Czytamydziennik księgowań, konta rozrachunkowe, dokumenty finansowe
Asystentwyszukuje zapisy według kryterium, zestawia salda wskazanych kont i wyjaśnia strukturę zapisów
Rejestr mienia komunalnego
Czytamyewidencja środków trwałych, nieruchomości, wartości i amortyzacja
Asystentzestawia składniki majątku według kategorii, wskazuje środki z kończącą się amortyzacją
Gospodarka odpadami komunalnymi
Czytamyewidencja deklaracji, zmiany deklaracji, wpłaty za odbiór odpadów
Asystentwskazuje właścicieli nieruchomości bez bieżącej wpłaty, zestawia zmiany deklaracji w wybranym okresie
Kadry i płace
Czytamyewidencja pracowników, umowy o pracę, terminy przeglądów i szkoleń
Asystentzestawia upływające umowy i terminy obowiązkowych szkoleń, przygotowuje projekty pism kadrowych
O co pytają urzędnicy w praktyce
- Którzy podatnicy mają zaległość w podatku od nieruchomości za bieżący rok i nie złożyli wniosku o rozłożenie na raty?
- Jakie jest wykonanie wydatków majątkowych w stosunku do planu na koniec trzeciego kwartału?
- Ile deklaracji śmieciowych zmieniono w tym miesiącu i na które nieruchomości?
- Przygotuj projekt upomnienia dla właściciela nieruchomości, który ma zaległość w podatku od środków transportowych.
- Które środki trwałe w dziale dróg zostały w pełni zamortyzowane w tym roku?
- Zestawienie pracowników, którym w przyszłym miesiącu kończy się umowa na czas określony.
Co się zmienia
Referenci podatków i finansów zamiast ręcznie przeszukiwać kartoteki i zestawiać dane w arkuszach, zadają pytanie asystentowi i w chwilę mają gotową listę lub projekt pisma. Skarbnik widzi wykonanie budżetu bez czekania na comiesięczny raport. Inspektor odpadów sprawdza zmiany deklaracji na bieżąco. Każda czynność wymaga zatwierdzenia przez urzędnika, więc praca jest szybsza, a odpowiedzialność pozostaje po właściwej stronie.
O programie
Otago to zintegrowany system informatyczny klasy ERP przygotowany dla jednostek samorządu terytorialnego, rozwijany przez Asseco Data Systems z Grupy Asseco. Używają go gminy, miasta i województwa w Polsce. System wspiera codzienną pracę urzędu: od wymiaru podatków i obsługi kasy, przez planowanie i wykonanie budżetu, po zarządzanie majątkiem i kadrami.
Otago składa się z kilkudziesięciu współpracujących aplikacji pogrupowanych w moduły: podatki i opłaty lokalne, budżet i planowanie finansowe, finanse i księgowość, gospodarka majątkiem trwałym, kadry i płace, sprawy obywatelskie oraz gospodarka odpadami komunalnymi. Każdy moduł prowadzi własne kartoteki i rejestry, które razem tworzą spójny obraz zobowiązań i finansów całego urzędu.
Gdzie to działa najlepiej
Inspektor podatków musi co miesiąc ręcznie przeszukać kartoteki i wybrać przypadki do upomnienia. Zajmuje mu to kilka godzin roboczych.
Asystent czyta kartoteki z Otago i w kilka minut przygotowuje posortowaną listę zaległości z projektami upomnień gotowymi do weryfikacji przez urzędnika.
Skarbnik musi na bieżąco kontrolować wykonanie budżetu, ale pełny raport z Otago wymaga ręcznego zestawiania danych z kilku modułów.
Asystent zestawia plan i wykonanie wydatków według działów i rozdziałów na żądanie, bez oczekiwania na cykliczny raport.
Referat obsługujący gospodarkę odpadami potrzebuje szybkiego przeglądu, które nieruchomości nie mają bieżącej wpłaty za odbiór odpadów.
Asystent czyta ewidencję deklaracji i wpłat z Otago, wskazuje wykaz nieruchomości z brakiem wpłaty i przygotowuje zestawienie do dalszych działań urzędników.
Jak się łączymy
Otago nie udostępnia publicznego API, dlatego sposób połączenia ustalamy z urzędem i producentem. Najczęściej stosowane ścieżki to: odczyt bezpośrednio z bazy danych systemu na koncie technicznym z uprawnieniami wyłącznie do odczytu, wykorzystanie modułów eksportowych Otago do plików CSV lub XML, a tam gdzie producent udostępni usługi wymiany danych, połączenie przez te usługi.
Zapis danych do Otago odbywa się wyłącznie po ręcznym zatwierdzeniu przez urzędnika. Asystent przygotowuje projekt zmiany lub dokumentu, urzędnik go weryfikuje i samodzielnie wprowadza do systemu lub zatwierdza zapis narzędziem portalu. Połączenie konfigurujemy na serwerze urzędu, gdzie działa portal AI.
Portal z plikami, bazami i historią rozmów stoi na serwerze urzędu. Do modelu AI trafia polecenie i fragmenty potrzebne do odpowiedzi, bez trenowania cudzych modeli na danych mieszkańców.
Czego potrzebujemy od Was
- Dostęp do bazy danych Otago lub eksportów modułowych na potrzeby odczytu (konto techniczne lub pliki eksportowe).
- Ustalenie zakresu udostępnianych danych z administratorem systemu i, w razie potrzeby, z producentem Asseco Data Systems.
- Serwer lub zasoby sieciowe umożliwiające połączenie portalu AI z bazą lub katalogiem eksportów Otago.
- Wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za zatwierdzanie działań asystenta po stronie urzędu.
- Procedura wewnętrzna urzędu określająca, jakie dane mogą być udostępniane asystentowi, w tym upoważnienia wynikające z przepisów o ochronie danych osobowych.
Czego asystent nie robi
- Asystent nie wydaje decyzji administracyjnych ani ich nie podpisuje: każdy projekt pisma zatwierdza urzędnik.
- Asystent nie wysyła upomnień, tytułów wykonawczych ani żadnych pism do podatników bez wyraźnego zatwierdzenia przez pracownika urzędu.
- Asystent nie modyfikuje danych w Otago samodzielnie: zapis jakiejkolwiek zmiany wymaga zatwierdzenia i ręcznego wprowadzenia lub potwierdzenia przez urzędnika.
- Asystent nie zastępuje audytu finansowego ani kontroli skarbowej: przygotowuje zestawienia i projekty, odpowiedzialność za czynności urzędowe pozostaje po stronie pracownika urzędu.
Pytania o integrację z Otago (Zintegrowany System Informatyczny)
Czy asystent może samodzielnie wysłać upomnienie do podatnika?
Nie. Asystent przygotowuje projekt upomnienia z podstawą prawną i treścią gotową do weryfikacji, ale wysłanie go do podatnika wymaga zatwierdzenia przez urzędnika. Żadne pismo nie wychodzi z urzędu bez decyzji człowieka, który za nie odpowiada.
Jak bezpieczne są dane podatników i finansów urzędu?
Portal AI działa na serwerze urzędu. Do modelu trafia tylko polecenie i fragmenty danych potrzebne do odpowiedzi na konkretne pytanie, nie cała baza Otago. Dane przechowywane są na infrastrukturze urzędu zgodnie z jego polityką bezpieczeństwa i przepisami o ochronie danych osobowych.
Czy potrzebna jest zgoda producenta Asseco Data Systems na połączenie z Otago?
To zależy od wybranego sposobu połączenia. Bezpośredni odczyt z bazy danych nie wymaga zgody producenta, ale wymaga uzgodnienia z administratorem systemu i sprawdzenia warunków umowy serwisowej. Jeśli zdecydujecie się na połączenie przez moduł wymiany danych lub API producenta, konieczna jest współpraca z Asseco Data Systems.
Czy asystent zastąpi referat podatków?
Nie. Asystent przejmuje żmudne przeszukiwanie kartotek i zestawianie danych, ale decyzje, podpisywanie pism i odpowiedzialność za czynności urzędowe pozostają po stronie pracowników. Referenci zyskują czas na zadania, które wymagają oceny i doświadczenia urzędniczego.
Jakie moduły Otago można podłączyć w pierwszej kolejności?
Najczęściej zaczynamy od modułu podatków i opłat lokalnych, bo tam efekt jest natychmiast widoczny: zestawienia zaległości i projekty upomnień gotowe bez ręcznego przeszukiwania. Kolejny krok to plan i wykonanie budżetu. Zakres zależy od priorytetów urzędu i dostępności danych po stronie Otago.
Więcej w artykule: Jak AI może korzystać z danych Otago (Asseco) do obsługi podatków, deklaracji i zaległości w urzędzie gminy? →
Inne integracje: podatki i opłaty lokalne
Sprawdźmy to na Waszym urzędzie
Na bezpłatnym audycie pokażemy, jakie dane da się wyciągnąć z Otago (Zintegrowany System Informatyczny) i od którego procesu zacząć, żeby zespół szybko poczuł różnicę.
Umówcie bezpłatny audyt →